Автоматизация документооборота ФГУП "ГУССТ № 8 при Спецстрое России" на базе "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Строительное предприятие ФГУП «ГУССТ №8 при Спецстрое России» основано в 1939 году. Предприятие имеет огромный опыт по строительству и ремонту жилых домов, культурно-бытовых и коммунальных зданий с выполнением всех видов строительно-монтажных, отделочных и специальных работ. За свою более 80-летнюю историю коллектив предприятия доказал, что способен строить объекты любой степени сложности, обеспечивая государственные и гражданские интересы России.
Большие объемы производства и сложность строительно-монтажных работ требуют обработки большого количества строительной документации. Документооборот предприятия за год составляет около 20000 документов.

Ранее на предприятии использовалась "самописная" программа для учета документов. Возможности этой программы были ограничены (ограниченный поиск, отсутствовала возможность передачи документов на согласование и исполнение, отсутствовал контроль исполнительской дисциплины). Со временем эта программа перестала отвечать требованиям предприятия. Для повышения эффективности работы сотрудников с документами руководство приняло решение о переходе на современную систему электронного документооборота. Проект автоматизации включал две приоритетные задачи – упорядочение хранения документации и сокращение времени обработки документов.
По результатам проведения мониторинга имеющихся на рынке СЭД вышестоящей организацией, Федеральным агентством специального строительства, был рекомендован программный продукт «1С:Документооборот». Основными критериями при выборе этой СЭД стали качество программного продукта, наличие квалифицированных специалистов в г.Ижевске и то, что программа универсальна и может быть легко настроена и адаптирована под требования предприятия. Внедрение системы было поручено специалистам компании «Баланс-Сервис» (1С:Франчайзи, г. Ижевск). Совместная работа специалистов компании «Баланс-Сервис» и ФГУП «ГУССТ №8 при Спецстрое России» позволила внедрить «1С:Документооборот» за четыре месяца. На сегодняшний день в системе работают 160 пользователей в 24 подразделениях организации.

Основные результаты проекта:
• В 2 раза сократилось время поиска нужной информации, этому способствовали понятная структура хранения документов и возможности полнотекстового поиска. Все документы регистрируются в единой информационной базе. Все входящие и исходящие документы связаны между собой и с отправителем или получателем документа. Это позволяет посмотреть ответ по определенному документу или увидеть всю переписку по корреспонденту.
• Скорость движения документов внутри организации выросла в 2 раза. Электронные документы быстро передаются от сотрудника к сотруднику для ознакомления или согласования.
• Исключена возможность утери документов. Система обеспечивает надежное хранение всех документов, возможность их восстановления при утере оригинала.
• Каждый пользователь имеет возможность работать с электронной версией документа, благодаря этому отпала необходимость снимать бумажные копии с оригинала документа, что, соответственно, привело к экономии бумаги.
• Система позволяет создавать используемые на предприятии документы на основании готовых шаблонов. Это позволило повысить производительность труда сотрудников. В системе также можно отслеживать изменение документов – кто и когда внес, то или иное изменение.
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документов, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним.
В результате внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» предприятие получило комплексное решение по автоматизации учета и хранения документов, взаимодействию сотрудников. Руководство предприятия получило удобное средство контроля и анализа исполнительской дисциплины. В дальнейших планах – внедрение системы электронного документооборота в 27 филиалах на территории Удмуртии и за ее пределами, а также осуществление обмена данными с вышестоящей организацией.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ О ВНЕДРЕНИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие «Главное Управление специального строительства по территории № 8 при Федеральном агентстве специального строительства» - неотъемлемая часть строительного комплекса Удмуртской Республики и России.
Основное предназначение предприятия - строить стратегически важные объекты, осуществлять жилищное строительство, объекты социальной и административной инфраструктуры. За свою более 70-летнюю историю коллектив предприятия доказал, что способен строить объекты любой степени сложности, обеспечивая государственные интересы России.
В 2011 году руководством было принято решение о создании единой информационной системы, которая охватит все бизнес-процессы на предприятии. Частью этой системы являлись автоматизация учета всех входящих, исходящих, внутренних документов, организация совместной работы сотрудников с документами, сокращение времени поиска необходимого документа, организация контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Мы обратились в компанию «Баланс-Сервис», имеющую большой опыт автоматизации предприятий различного профиля. Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована система электронного документооборота (СЭД) «1С:Документооборот 8 КОРП». Решающим фактором в выборе СЭД стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».
Для выявления наших потребностей сотрудниками компании «Баланс-Сервис» было проведено предпроектное обследование, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи. В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство.
• Работа с обращениями граждан.
• Работа с файлами.
• Процессы движения документов.
• Учет и контроль исполнения поручений.
• Ведение архива.
• Разграничение прав доступа.
• Использование потокового сканирования.
• Использование штрихкодирования.
В результате внедрения СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» мы получили комплексное решение широкого спектра задач по автоматизации учета документов, взаимодействию сотрудников, а также контролю и анализу исполнительской дисциплины. Благодаря внедрению СЭД на нашем предприятии были достигнуты следующие результаты:
• была упорядочена работа сотрудников с документами;
• в 2 раза сократилось время поиска нужной информации;
• уменьшилось суммарное время коллективной обработки документов на 50%;
• исключена возможность утери документов;
• появилась возможность следить за сроками исполнения;
• можно отслеживать изменение документов - кто и когда внес то или иное изменение;
• исполнитель видит напоминание о находящихся у него на исполнении документах;
• электронные документы быстро передаются от сотрудника к сотруднику.
Дата начала промышленной эксплуатации - 15.04.2012г. На 2012 год запланирована автоматизация в 27 филиалах ФГУП «ГУССТ № 8 при Спецстрое России».
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип предприятия: коммерческое.
3. Количество сотрудников предприятия: 200.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 160.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 20 000.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
7. Обучение: в рамках проекта обучено 76 пользователей: 48 в ЦСО компании «Баланс-Сервис», 28 на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: в настоящее время специалисты компании «Баланс-Сервис» сопровождают СЭД, в том числе по линии ИТС.