Построение системы документооборота в ОАО "Научно-производственное объединение "Курганприбор" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ"
ОАО "НПО "Курганприбор"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
ОАО "НПО "Курганприбор" длительное время специализируется на выпуске приборной и втулочной продукции оборонного и гражданского характера.
Основные виды деятельности предприятия:
- производство систем охранной сигнализации и предупреждения;
- производство станций катодной защиты трубопроводов, металлоконструкций и подземных металлических сооружений от коррозии, применяемых предприятиями, эксплуатирующими нефте- и газопроводы, АЗС;
- и др.
На решение о внедрении СЭД повлияли следующие факторы:
- высокий процент потери документов;
- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- низкая скорость коллективной подготовки документации;
- частые конфликты исполнителей.
Для решения поставленной задачи был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Основными факторами для выбора программного продукта послужили:
- интеграция с учетной системой на базе 1С;
- гибкость системы;
- низкая стоимость сопровождения.
Заказчику было предложено реализовать комплексный проект со следующими этапами:
- разработка технического задания на внедрение СЭД (включающего описание бизнес-процессов, матрицу прав доступа, форму отчетности, требования к интеграции)
- конфигурирование и настройка "1С:Документооборот 8 ПРОФ";
- проведение персонифицированного обучения на рабочих местах исполнителей;
- подготовка технических специалистов самостоятельному сопровождению системы.
В ходе внедрения компанией ВЦ СофтСервис были выполнены следующие работы:
1.Консультации по выбору программного продукта для оптимального решения задач клиента
2.Установка программного обеспечения на территории Заказчика;
3.Настроены права и интерфейсы пользователей системы;
4.Проведено первоначальное обучение работе в программе
5.Тестирование системы на пригодность к эксплуатации.
6.Обеспечен ввод системы в эксплуатацию
"1С:Документооборот 8 ПРОФ" был выбран для автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа
- исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов,
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
- регистрация входящих и исходящих документов,
- просмотр и редактирование документов,
- контроль версий документов,
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
- коллективная работа с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в соответствии с российским законодательством, ГОСТом и отечественной делопроизводственной практикой.
Система передана в промышленную эксплуатацию.
Оказываются консультационные услуги техническим специалистам по развитию СЭД.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика