Автоматизация учета и согласования договоров, работы с обращениями граждан в МП г.Абакана "Абаканские электрические сети"

МП г.Абакана "Абаканские электрические сети"
Абакан, Январь 2011

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 50

Основное направление деятельности предприятия - передача электроэнергии по распределительным сетям 0,4 - 110 кВ, развитие электросетевой инфраструктуры города Абакана и подключение потребителей к электрическим сетям Муниципального унитарного предприятия города Абакана "Абаканские электрические сети". 

В число приоритетных направлений деятельности нашей компании входят:

  • увеличение пропускной способности сетей;
  • модернизация линий электропередачи;
  • расширение электрической сети нашего города;
  • повышение надежности электроснабжения потребителей за счет строительства новых подстанций, воздушных и кабельных линий. 

Запрос предприятия на автоматизацию

Для контроля за договорной документацией на предприятии используется «1С:Документооборот». В программе фиксируются входящая и исходящая корреспонденция, договора с поставщиками и клиентами. Для финансовой службы потребовалось автоматизировать следующие участки учета:

  • Отслеживание периодов оплаты поставщикам товаров и услуг по договорам и контрактам.
  • Контроль за своевременной оплатой по контрактам.
  • Контроль за соблюдением поставщиками сроков поставки товаров и услуг по заключенным договорам и контрактам.
  • Учет выставленных пеней поставщикам при нарушении условий поставок товаров и услуг. 

Автоматизация

В рамках поставленных задач был реализован новый функционал в программе «1С:Документооборот»:

  • В справочник внутренние документы добавлены новые поля для отслеживания периода оплаты по договорам. 
  • Добавлены новые реквизиты для отслеживания исполнения условий контрактов по поставке товаров и услуг. Сделаны специальные реквизиты, которые позволяют отслеживать нарушения по условиям договоров.
  • Разработаны специальные механизмы, которые позволяют выполнять автоматическое заполнение периода оплаты по договору на основании условий, прописанных в договоре.
  • В программу добавлены новые отчеты, которые позволяют наглядно получать информацию по новому функционалу. 

Результат

В финансовой службе появились инструменты, упрощающие работы по составлению платежного календаря по оплате поставщикам. Новые механизмы позволяют сократить временя на контроль за исполнением поставок товаров и услуг по договорам. Своевременно контролировать нарушения по контрактам и принимать соответствующие административные меры.

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

По специфике своей деятельности у МП г.Абакана "Абаканские электрические сети" большой объем входящих писем-обращений граждан и множество внутренних процессов по работе с договорами (как от поставщиков, так и от покупателей). Заказчик принял решение о переходе на электронный документооборот с целью автоматизации учета договоров и обращений граждан.
Для решения перечисленных задач был выбран продукт "1С:Документооборот 8" ввиду опыта работы сотрудников компании с программными продуктами на платформе "1С:Предприятие 8" и легкой масштабируемости решения.
Главной целью внедрения была автоматизация блока по учету договоров (согласование договора несколькими лицами, отслеживание сроков договоров, хранение скан-копии договора) и блока по учету обращений граждан с отслеживанием сроков исполнения, а также автоматизация бизнес-процессов ознакомления и согласования.

В ходе проекта было проведено обследование процессов согласования, ознакомления и утверждения договоров, регистрации входящих и исходящих документов для настройки автоматизируемых процессов под нужды заказчика.

В результате внедрения продукта "1С:Документооборот 8" заказчик получил:
- возможность коллективной работы с документами,
- существенное ускорение процессов рассмотрения и согласования различных типов договоров,
- автоматизацию работы делопроизводителей,
- механизм контроля исполнительской дисциплины руководителями подразделений.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика