Автоматизация учета и согласования договоров, работы с обращениями граждан в МП г.Абакана "Абаканские электрические сети"
МП г.Абакана "Абаканские электрические сети"
Абакан, Январь 2011
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 50
В число приоритетных направлений деятельности нашей компании входят:
-
увеличение пропускной способности сетей;
-
модернизация линий электропередачи;
-
расширение электрической сети нашего города;
-
повышение надежности электроснабжения потребителей за счет строительства новых подстанций, воздушных и кабельных линий.
Запрос предприятия на автоматизацию
Для контроля за договорной документацией на предприятии используется «1С:Документооборот». В программе фиксируются входящая и исходящая корреспонденция, договора с поставщиками и клиентами. Для финансовой службы потребовалось автоматизировать следующие участки учета:
-
Отслеживание периодов оплаты поставщикам товаров и услуг по договорам и контрактам.
-
Контроль за своевременной оплатой по контрактам.
-
Контроль за соблюдением поставщиками сроков поставки товаров и услуг по заключенным договорам и контрактам.
-
Учет выставленных пеней поставщикам при нарушении условий поставок товаров и услуг.
Автоматизация
В рамках поставленных задач был реализован новый функционал в программе «1С:Документооборот»:
-
В справочник внутренние документы добавлены новые поля для отслеживания периода оплаты по договорам.
-
Добавлены новые реквизиты для отслеживания исполнения условий контрактов по поставке товаров и услуг. Сделаны специальные реквизиты, которые позволяют отслеживать нарушения по условиям договоров.
-
Разработаны специальные механизмы, которые позволяют выполнять автоматическое заполнение периода оплаты по договору на основании условий, прописанных в договоре.
-
В программу добавлены новые отчеты, которые позволяют наглядно получать информацию по новому функционалу.
Результат
В финансовой службе появились инструменты, упрощающие работы по составлению платежного календаря по оплате поставщикам. Новые механизмы позволяют сократить временя на контроль за исполнением поставок товаров и услуг по договорам. Своевременно контролировать нарушения по контрактам и принимать соответствующие административные меры.
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
По специфике своей деятельности у МП г.Абакана "Абаканские электрические сети" большой объем входящих писем-обращений граждан и множество внутренних процессов по работе с договорами (как от поставщиков, так и от покупателей). Заказчик принял решение о переходе на электронный документооборот с целью автоматизации учета договоров и обращений граждан.
Для решения перечисленных задач был выбран продукт "1С:Документооборот 8" ввиду опыта работы сотрудников компании с программными продуктами на платформе "1С:Предприятие 8" и легкой масштабируемости решения.
Главной целью внедрения была автоматизация блока по учету договоров (согласование договора несколькими лицами, отслеживание сроков договоров, хранение скан-копии договора) и блока по учету обращений граждан с отслеживанием сроков исполнения, а также автоматизация бизнес-процессов ознакомления и согласования.
В ходе проекта было проведено обследование процессов согласования, ознакомления и утверждения договоров, регистрации входящих и исходящих документов для настройки автоматизируемых процессов под нужды заказчика.
В результате внедрения продукта "1С:Документооборот 8" заказчик получил:
- возможность коллективной работы с документами,
- существенное ускорение процессов рассмотрения и согласования различных типов договоров,
- автоматизацию работы делопроизводителей,
- механизм контроля исполнительской дисциплины руководителями подразделений.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Продажа выбранных программных продуктов
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика