Автоматизация документооборота в филиале № 4 ЗАО "АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис" с помощью ПП "1С:Документооборот 8 КОРП"

ЗАО "АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис"
Красноярск, Апрель 2011

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 5

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» крупнейших предприятие в Восточной Сибири с 1993 года.
Является официальным дилером крупнейших Российских заводов-изготовителей, предлагает потребителям десятки видов моделей авто- и спецтехники и более 20 тысяч наименований запасных частей.
Перед компанией ЗАО «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» стояли задачи по внедрению системы электронного документооборота. Потребность во внедрении системы электронного документооборота возникла в связи с необходимостью организации централизованного и безопасного хранения документов, а также решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Для решения задач был выбран продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", так как он в полной мере обеспечивает контроль учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и всех бизнес-процессов. Также в ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" учтены законы, стандарты, ГОСТы и другие методические материалы.
В ходе проекта в компании заказчика ЗАО «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» были проведены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Доставка и установка программного обеспечения на компьютеры заказчика ;
По методической части:
- разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.),
- разработка классификаторов,
- Для каждого пользователя в программе настроен индивидуальный рабочий стол;
- Определены права доступа пользователям, с соответствующими полномочиями и пр.,
Автоматизированы бизнес-процессы:
- Рассмотрение документов;
- Согласование;
- Утверждение;
- Регистрация и поручение;
В результате проекта по внедрению электронного документооборота заказчик «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» с точки зрения бизнеса и потребностей его компании получил следующие результаты:
- автоматизация работы службы ДОУ;
- ускорение процессов согласования документов;
- регламентация процессов договорной и претензионной работы;
- сокращение до минимума времени поиска документов и оперативный доступ сотрудников к файлам;
- контроль завершения сроков исполнения распоряжений;
- оценка занятости сотрудников и качества работы;
В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Ближайшей перспективой развития системы электронного документооборота ЗАО «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» является автоматизация работы со служебными записками, а так же интеграция системы электронного документооборота и программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» в части работы с файлами.

Параметры проекта:

Вариант работы системы: файловый.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников организации-100
Число автоматизированных рабочих мест- 5
По мере необходимости оказывается методическая поддержка по работе с системой.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика