Автоматизация документооборота в филиале № 1 ЗАО "АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис" с помощью ПП "1С:Документооборот 8 ПРОФ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Компания «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» крупнейшее предприятие в Восточной Сибири с 1993 года.
Является официальным дилером крупнейших Российских заводов-изготовителей, предлагает потребителям десятки видов моделей авто- и спецтехники и более 20 тысяч наименований запасных частей.
Перед компанией ЗАО «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» стояли задачи по внедрению системы электронного документооборота. Потребность во внедрении системы электронного документооборота возникла в связи с необходимостью организации централизованного и безопасного хранения документов, а также решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Для решения задач был выбран продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", так как он в полной мере обеспечивает контроль учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и всех бизнес-процессов. Также в ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" учтены законы, стандарты, ГОСТы и другие методические материалы.
В ходе проекта в компании заказчика ЗАО «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» были проведены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Доставка и установка программного обеспечения на компьютеры заказчика ;
По методической части:
- разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.),
- разработка классификаторов,
- Для каждого пользователя в программе настроен индивидуальный рабочий стол;
- Определены права доступа пользователям, с соответствующими полномочиями и пр.,
Автоматизированы бизнес-процессы:
- Рассмотрение документов;
- Согласование;
- Утверждение;
- Регистрация и поручение;
В результате проекта по внедрению электронного документооборота заказчик «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» с точки зрения бизнеса и потребностей его компании получил следующие результаты:
- автоматизация работы службы ДОУ;
- ускорение процессов согласования документов;
- регламентация процессов договорной и претензионной работы;
- сокращение до минимума времени поиска документов и оперативный доступ сотрудников к файлам;
- контроль завершения сроков исполнения распоряжений;
- оценка занятости сотрудников и качества работы;
В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Ближайшей перспективой развития системы электронного документооборота ЗАО «АВТОЦЕНТР КрасГАЗсервис» является автоматизация работы со служебными записками, а так же интеграция системы электронного документооборота и программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» в части работы с файлами.

Параметры проекта:

Вариант работы системы: файловый.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников организации-100
Число автоматизированных рабочих мест- 5
По мере необходимости оказывается методическая поддержка по работе с системой.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика