Автоматизация всего цикла обработки документов в ГБОУ СПО Российский колледж традиционной культуры Санкт-Петербурга

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Основная деятельность компании – образование.
В связи с увеличением бумажного документооборота перед руководством ГБОУ СПО "Российский колледж традиционной культуры" возникла необходимость внедрения автоматизированной системы электронного документооборота.
Были поставлены следующие задачи:
- Создание единой информационной системы для регистрации различных типов документов;
- Автоматизация ключевых бизнес-процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение документов;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Учет рабочего времени.

Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 ПРОФ», который обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации. При выборе программного продукта учитывались также такие параметры как знакомый, удобный интерфейс, необходимая функциональность, возможность многопользовательской работы.

В качестве партнера по внедрению была выбрана ГК «СофтБаланс».
Специалисты компании ГК «СофтБаланс» провели обследование бизнес-процессов, по результатам которого была создана схема использования системы и выполнены соответствующие настройки программного продукта, проведено обучение пользователей. Система была запущена в эксплуатацию. Автоматизировано 21 рабочее место. В настоящий момент специалистами ГК «СофтБаланс» осуществляется консультирование и сопровождение программного продукта.

В результате внедрения автоматизированы следующие функции:
- Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
- Работа с файлами;
- Процессы движения документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Формирование отчетности;
- Использование потокового сканирования;
- Использование штрихкодирования;
- Контроль исполнительской дисциплины.
В результате проекта длительность обработки документов значительно сократилась: теперь документация регистрируется непосредственно в системе электронного документооборота, где хранятся и обрабатываются все документы в электронном виде.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика