Описание проекта автоматизации ООО "Эйджис Медиа Си Эс" (Aegis Media) компанией «БИТ» (Бухучет и Торговля) с помощью ПП "1С:Консолидация 8"

Партнер: 1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская

Отзыв клиента

ООО "Эйджис Медиа Си Эс"
Москва, Май 2012

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 8

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 8

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Бюджетирование, финансовое планирование
  • Консолидация данных
  • Управленческий учет
  • Финансовый анализ

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Коммуникационная группа Aegis Media является представительством в России и СНГ международного холдинга Aegis Group plc, одного из мировых лидеров в области медиа-коммуникаций и маркетинговых решений. Цель автоматизации - автоматизация процесса планирования, бюджетирования и консолидации управленческой отчетности холдинга, повышение точности и прозрачности процесса.

К моменту начала проекта на предприятии использовались таблицы MS Excel, при этом наличие большого количества исходных таблиц, содержащих внушительный объем информации, затрудняло процесс работы с данными и приводило к ошибкам.

Для того, чтобы при автоматизации реализовать привычный для группы компаний механизм сбора информации для формирования отчетности, проведено обследование бизнес-процессов Заказчика as is, составлены схемы составления отчетности, составлено описание последовательности действий по заполнению таблиц Excel (какие данные откуда берутся и куда вносятся). Сложность обследования заключалась в том, что не было полной картины взаимодействия потоков данных - каждый пользователь, участвующий в цепочке по формированию отчетности, мог комментировать только те табличные формы, которые он использует. В целом же последовательность действий коллектива четко регламентирована не была.

Результаты обследования выявили дублирование данных в различных отчетах, визуально отличающихся по форме, но содержащих идентичную информацию – каждый пользователь применял привычные для себя отчеты ввиду отсутствия единых универсальных форм.

На втором этапе обследования произведено создание модели to be формирования отчетности (т.е. какая будет последовательность заполнения отчетов в "1С:Консолидация 8", как будут выглядеть отчеты), разработано и согласовано техническое задание.

Экспертами офиса «Савеловский» компании БИТ были определены методы интеграции "1С:Консолидация 8" с другими системами на базе "1С" составлена схема обмена НСИ (нормативно-справочной информацией) и разработаны форматы загрузки данных из специфических учетных систем и из бухгалтерских. За основу обмена был взят механизм веб-сервисов.

Этап разработки начался с настройки обмена НСИ, налажено ежедневное обновление ключевой аналитики в ПП "1С:Консолидация 8", затем на основе типовых были разработаны индивидуальные механизмы: загрузки данных через веб-сервис, загрузки из таблиц Excel, заполнения отчетов и расшифровки.

Разработка отчетных форм, настройка их заполнения, отладка последовательности загрузки и обработки данных реализованы согласно техническому заданию.

На этапе внедрения проводилось обучение сотрудников Заказчика, тестовая генерация отчетности в Системе "1С:Консолидация 8". Выявлялись расхождения в модели, вносились корректировки, отрабатывались нестандартные ситуации (например, специфическое распределение затрат по одной из компаний).

Условие запуска автоматизированной системы в эксплуатацию: итоговая отчетность в программе сходится с данными в MS Excel.

В результате внедрения значительно снижено влияние «человеческого фактора» на формирование отчетности, в результате процесс подготовки отчетности стал более точным и оперативным.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Коммуникационная группа Aegis Media является представительством в России и СНГ международного холдинга Aegis Group plc, одного из мировых лидеров в области медиа-коммуникаций и маркетинговых решений. Цель автоматизации - автоматизация процесса планирования, бюджетирования и консолидации управленческой отчетности холдинга, повышение точности и прозрачности процесса.
Побудительными причинами для начала проекта стал так называемый «кризис роста» - стало критичным грамотное управление возросшим объемом финансовой информации и решение проблем подготовки управленческой отчетности при наличии разрозненных систем учета в качестве источников данных.

Мы использовали таблицы Excel при подготовке управленческой отчетности (бюджетной и консолидированной), большое число исходных таблиц и значительный объем информации часто приводили к ошибкам, не позволяли получать достоверную и прозрачную картину.

Российский рынок систем автоматизации предлагает множество систем для реализации задач нашей компании, мы остановили свой выбор на программном продукте «1С:Предприятие 8» в качестве базовой платформы по той причине, что множество отраслевых решений и их постоянная актуализация, а также широкое распространение программ позволяют надеяться на успешное внедрение.
Настолько же важным являлось решение о выборе компании, которая будет реализовывать проект по внедрению системы управленческой отчетности в Холдинге Aegis Media. Компания «1С:Бухучет и Торговля (БИТ)», одна из крупнейших компаний на рынке 1С, эксперты проектного офиса «Савеловский» показали высокий уровень компетенций в области автоматизации управленческого учета и стали нашими надежными партнерами.

Целью проекта является автоматизация процесса планирования, бюджетирования и консолидации управленческой отчетности холдинга, повышение точности и прозрачности процесса. По рекомендации специалистов «1С:Бухучет и Торговля (БИТ)» решение создано на базе платформы «1С:Консолидация 8», как наиболее функционально подходящей для задач Aegis Media.

Основными функциональными заказчиками системы и ее пользователями являются финансовый директор и финансовая служба компании, а также казначейство.

Благодаря грамотному использованию типового функционала, внесению необходимых доработок и внедрению продукта «1С:Консолидация 8», процесс финансового управления и подготовки отчетности стал более прозрачным, оперативным и достоверным. В результате внедрения автоматизация сбора отчетности позволила на 30% сократить трудозатраты специалистов финансовой службы, которые раньше тратились на механическую работу, а теперь стали направлены на улучшение качества предоставляемой отчетности; автоматическая сверка ВГО позволила освободить примерно по 1 рабочему дню специалистов, формирующих консолидированную отчетность; сокращены сроки формирования консолидированной отчетности в 1,5 раза.

Количество автоматизированных рабочих мест - 8.

Дата начала эксплуатации системы: 01.02.2012 года.

Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:

- Соответствие потребностям организации __4____ (где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")

- Удобство работы с программой ___4___ (где "5" - "работать с программой легко и комфортно")

- Оцените качество работы партнера "1С" ___5____ (где "5" - "работой партнера очень доволен").

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):

Да __+__; Скорее да _____; Скорее нет ____; Нет _____.

Работа экспертов «1С:Бухучет и Торговля (БИТ)» проектного офиса «Савеловский» соответствует нашим ожиданиям от реализации проекта автоматизации, я рекомендую компанию «1С:Бухучет и Торговля (БИТ)» как надежного партнера в решении задач автоматизации любого уровня сложности как с точки зрения методологии, так и ИТ-технологий.

В этой связи Холдинг Aegis Media планирует продолжать сотрудничество по реализации задач внедрения оперативного казначейства (контроль заявок на расход денежных средств, платежный календарь) на программном продукте «БИТ:Финанс».