Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ГП ВО "Череповецкая ЭТС"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ГП ВО «Череповецкая ЭТС» является специализированной сетевой организацией, основной вид деятельности которой – возмездное оказание услуг по передаче электрической энергии на территории Вологодской области посредством осуществления комплекса организационно и технологически связанных действий, обеспечивающих передачу электрической энергии через технические устройства электрических сетей, собственником которых является Департамент имущественных отношений Вологодской области.
Территория обслуживания - 47 тысяч кв. км. В энергохозяйстве 1 075 км линий электропередачи 10–220 кВ; 245 км кабельных линий 10–220 кВ, 470 трансформаторных подстанций.
Необходимость автоматизации возникла в связи с территориальной удаленностью подразделений, большим объемом документооборота, и большими затратами времени на согласование и утверждение документов.
Основные задачи, которые ставил заказчик - это оперативный доступ к документам с учетом прав доступа, коллективный доступ к документообороту, сокращение использования расходных материалов (бумага, картриджи для принтеров), увеличение скорости поиска документов, контроль поставленных задач, обеспечение безопасности хранения документов и контроль версий документов.
Основой для автоматизации была выбрана система «1С:Документооборот 8», которая отвечает всем заявленным требованиям заказчика. При выборе программного продукта заказчик опирался на положительный опыт внедрения и использования таких разработок фирмы «1С», как «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:ЗУП 8». В ходе внедрения специалистами ООО «Развитие-Консалт» были выполнены следующие работы: презентация программного продукта, анализ организации делопроизводства заказчика, выработка правил работы пользователей в соответствии с возможностями ПП "1С:Документооборот 8", установка программного обеспечения на рабочие места заказчика, произведено разграничение прав доступа на уровне групп пользователей, налажен обмен данными между удаленными подразделениями компании, произведено первоначальное обучение пользователей и ввод системы в эксплуатацию.
В результате реализации проекта: автоматизирована работа службы делопроизводства, автоматизировано безопасное электронное хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий, загрузка документов со сканера, автоматизирован учет и анализ рабочего времени сотрудников, автоматизирован полнотекстовый поиск данных, автоматизированы ключевые бизнес-процессы, касающиеся делопроизводства: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация и ознакомление.
На данном этапе все работы по внедрению завершены. В планах компании увеличение количества пользователей системы и развитие функционала системы.
Параметры проекта
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников: 400.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 15.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: >10000.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: головной офис и 4 подразделения.
7. Обучение: проводилось на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: да.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика