Автоматизация процессов документационного обеспечения на базе решения «1С:Документооборот» в ОАО "Восточный Порт"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Используемая ранее система не решала всех задач по организации электронного документооборота, в ней не были реализованы многие необходимые для Компании функции. В том числе не было сквозного согласования между Управляющей Компании и Восточным Портом. Клиент так же рассматривал возможность внедрения СЭД на платформе IBM Lotus Notes, однако в результате выбрал 1С:Документооборот

Информация о компании:
Основным видом деятельности ОАО «Восточный Порт» является перевалка каменного угля с использованием конвейерного оборудования.

Исходная ситуация:
Используемая ранее система позволяла только хранить данные договоров. Система так же не решала всех задач по организации электронного документооборота. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции выполнялась в MS Excel. Не было сквозного согласования между Управляющей компанией.

Решение о выборе СЭД «1С:Документооборот» было продиктовано целым рядом причин: богатым функционалом системы, широкими возможностями ее развития, возможность удаленного доступа, интеграция с внутренними корпоративными системами, такими как 1С:Бухгалтерия 7.7, построение маршрутов любой сложности.

Решение:
В рамках проекта был автоматизирован полный жизненный цикл по исходящим и входящим документам, автоматизирован процесс сквозного согласования договоров между Управляющей Компанией и Восточным Портом. Проведена миграция договоров из ранее существовавшей Системы в 1С:Документооборот. Выполнена интеграция с 1С:Бухгалтерией 7.7.
После завершения проекта было проведено комплексное обучение всех пользователей и руководителей отделов. Обучение проводилось в учебном классе компании, для руководителей обучение проводилось в индивидуальном режиме.

Результаты проекта:
Внедрение устранило проблему чрезмерно долгого согласования документов и обработки входящей корреспонденции, облегчило контроль исполнения поручений. Настроенные между компаниями процессы сквозного документооборота помогают сделать удобными учет и контроль договорной работы и существенно ускоряют согласование документов. Маршрут согласования договоров составляется автоматически в зависимости от суммы, контрагента и других условий.

Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию. Выполняется поддержка базовой версии. Производиться обновление платформы и типовых конфигураций.

Параметры проекта:
1.Вариант работы системы: клиент-серверный.
2.Тип организации: коммерческая.
3.Количество сотрудников: 300
4.Число автоматизированных рабочих мест: 300.
5.Количество документов, обрабатываемых в год:
Входящие: ~ 50 000
Исходящие: ~10 000
Внутренние: ~5 000
6.Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
7.Обучение. Обучение проводилось на рабочих местах
8.Осуществляется ли сопровождение: ДА

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика