Внедрение и последующее сопровождение "1С:Документооборот 8" в ООО "Славянский торг" (второй комплект ПП)

ООО "Славянский торг"
Москва, Март 2012

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Компания «Славянский торг», вышедшая на рынок в 2010 году как поставщик товаров народного потребления, всего за два года работы обзавелась широкой дилерской сетью и собственными торговыми точками на территории Москвы и Московской области. По внутренним оценкам оборот компании вырос более чем в десять раз. Также компания приобрела новое направление деятельности, открыв производственную площадку товаров для дома.

Поскольку у компании «Славянский торг» выросло количество контрагентов, контролировать индивидуальные условия сотрудничества, оплат, сроков действия и соблюдения договорных обязательств, без автоматизированной системы стало затруднительно: возникали просрочки, компании приходилось платить пени. Помимо этого подготовка бумажных копий документов занимала много времени, возникали дополнительные траты.

Для оптимизации работы с документами, организации оперативного обмена с контрагентами, ускорения принятия управленческих решений и согласования, а также для организации электронного хранилища с эффективным поиском и контролируемым доступом, руководство компании приняло решение об автоматизации документооборота. Для автоматизации работы с документами было выбрано решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ», созданное на платформе «1С:Предприятие 8». Партнером по проекту внедрения решения и созданию эффективной автоматизированной системы документооборота стал Департамент автоматизации ГК WiseAdvice. В качестве предпроектного обследования эксперты WiseAdvice провели аудит документооборота компании «Славянский торг», разработали методологию работы с документами для офиса компании, для торговых точек и производства. 

Внедрение «1С:Документооборот 8 ПРОФ» позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • Делопроизводство;
  • Учет и хранение документов;
  • Ведение номенклатуры дел;
  • Учет договоров;
  • Учет и контроль исполнения поручений;
  • Согласование документации. 

В рамках наполнения системы, с помощью консультантов WiseAdvice была произведена выверка и «очистка» документов от дублей и потерявших актуальность экземпляров. Заказчику была оказана всесторонняя поддержка на этапе опытной эксплуатации системы, проведено обучение.

Результаты проекта

  • Установка системы документооборота на базе 1С:Документооборот 8 ПРОФ сократила срок согласования документов на 50%;
  • Исключены просрочки договоров;
  • Система контроля поручений не позволяет «зависать» согласованию. 

На базе разработанной экспертами WiseAdvice методики работы с документами, составлен регламент согласования документов и заявок, а также стандартизированы обязанности сотрудников. Теперь каждый ответственный за тот или иной документ сотрудник может оперативно отследить состояние документа и отреагировать на замечания. Создана единая среда работы с документами в соответствии с проверенными методиками и лучшими практиками, ориентированная на эффективную совместную работу сотрудников разных уровней.

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика