Внедрение и последующее сопровождение "1С:Документооборот 8" в ООО "Славянский торг" (второй комплект ПП)

Компания «Славянский торг», вышедшая на рынок в 2010 году как поставщик товаров народного потребления, всего за два года работы обзавелась широкой дилерской сетью и собственными торговыми точками на территории Москвы и Московской области. По внутренним оценкам оборот компании вырос более чем в десять раз. Также компания приобрела новое направление деятельности, открыв производственную площадку товаров для дома.

Поскольку у компании «Славянский торг» выросло количество контрагентов, контролировать индивидуальные условия сотрудничества, оплат, сроков действия и соблюдения договорных обязательств, без автоматизированной системы стало затруднительно: возникали просрочки, компании приходилось платить пени. Помимо этого подготовка бумажных копий документов занимала много времени, возникали дополнительные траты.

Для оптимизации работы с документами, организации оперативного обмена с контрагентами, ускорения принятия управленческих решений и согласования, а также для организации электронного хранилища с эффективным поиском и контролируемым доступом, руководство компании приняло решение об автоматизации документооборота. Для автоматизации работы с документами было выбрано решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ», созданное на платформе «1С:Предприятие 8». Партнером по проекту внедрения решения и созданию эффективной автоматизированной системы документооборота стал Департамент автоматизации ГК WiseAdvice. В качестве предпроектного обследования эксперты WiseAdvice провели аудит документооборота компании «Славянский торг», разработали методологию работы с документами для офиса компании, для торговых точек и производства. 

Внедрение «1С:Документооборот 8 ПРОФ» позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Согласование документации. 

В рамках наполнения системы, с помощью консультантов WiseAdvice была произведена выверка и «очистка» документов от дублей и потерявших актуальность экземпляров. Заказчику была оказана всесторонняя поддержка на этапе опытной эксплуатации системы, проведено обучение.

Результаты проекта

• Установка системы документооборота на базе 1С:Документооборот 8 ПРОФ сократила срок согласования документов на 50%;
• Исключены просрочки договоров;
• Система контроля поручений не позволяет «зависать» согласованию. 

На базе разработанной экспертами WiseAdvice методики работы с документами, составлен регламент согласования документов и заявок, а также стандартизированы обязанности сотрудников. Теперь каждый ответственный за тот или иной документ сотрудник может оперативно отследить состояние документа и отреагировать на замечания. Создана единая среда работы с документами в соответствии с проверенными методиками и лучшими практиками, ориентированная на эффективную совместную работу сотрудников разных уровней.