Автоматизация процессов документационного обеспечения на базе решения «1С:Документооборот» в ООО «Управляющая портовая компания»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Клиент рассматривал возможность внедрения СЭД на платформе IBM Lotus Domino/Notes, однако, функциональность решения "1С:Документооборот 8 КОРП" наряду с широкими возможностями кастомизации, организации удаленного доступа и интеграции с внутренними корпоративными ИС, обусловило выбор решения от 1С.

В рамках проекта был автоматизирован полный жизненный цикл обработки входящих и исходящих документов, а также внутренних документов, используемых в компании. Основной принцип, заложенный в решение - максимальное использование типовой конфигурации «1С:Документооборот».

После завершения проекта было проведено комплексное обучение всех пользователей и руководителей отделов. Обучение проводилось в учебном классе компании, для руководителей обучение проводилось в индивидуальном режиме.

Результаты проекта:
Внедрение решения позволило повысить эффективность процессов согласования документов и обработки входящей корреспонденции, упростило контроль исполнения поручений. Настроенные между управляющей компанией и управляемым обществом процессы сквозного документооборота позволили организовать сквозной учет и контроль договорной работы, существенно сократив сроки согласования документов. При этом маршруты согласования договоров формируются автоматически в зависимости от реквизитов документа (суммы, контрагента и других условий).
Система передана в промышленную эксплуатацию. Выполняется поддержка базовой версии. Производится обновление платформы и типовых конфигурации.

Параметры проекта:
1.Вариант работы системы: клиент-серверный.
2.Тип организации: коммерческая.
3.Количество сотрудников-32
4.Число автоматизированных рабочих мест-20.
5.Количество документов, обрабатываемых в год.
Входящие: ~10 000
Исходящие: ~450
Внутренние: ~1200
6.Обучение проводилось на рабочих местах
7.Осуществляется сопровождение

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика