Автоматизация процессов документационного обеспечения на базе решения «1С:Документооборот» в ООО «Управляющая портовая компания»

ООО «Управляющая портовая компания»
Москва, Январь 2012

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 5

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Клиент рассматривал возможность внедрения СЭД на платформе IBM Lotus Domino/Notes, однако, функциональность решения "1С:Документооборот 8 КОРП" наряду с широкими возможностями кастомизации, организации удаленного доступа и интеграции с внутренними корпоративными ИС, обусловило выбор решения от 1С.

В рамках проекта был автоматизирован полный жизненный цикл обработки входящих и исходящих документов, а также внутренних документов, используемых в компании. Основной принцип, заложенный в решение - максимальное использование типовой конфигурации «1С:Документооборот».

После завершения проекта было проведено комплексное обучение всех пользователей и руководителей отделов. Обучение проводилось в учебном классе компании, для руководителей обучение проводилось в индивидуальном режиме.

Результаты проекта:
Внедрение решения позволило повысить эффективность процессов согласования документов и обработки входящей корреспонденции, упростило контроль исполнения поручений. Настроенные между управляющей компанией и управляемым обществом процессы сквозного документооборота позволили организовать сквозной учет и контроль договорной работы, существенно сократив сроки согласования документов. При этом маршруты согласования договоров формируются автоматически в зависимости от реквизитов документа (суммы, контрагента и других условий).
Система передана в промышленную эксплуатацию. Выполняется поддержка базовой версии. Производится обновление платформы и типовых конфигурации.

Параметры проекта:
1.Вариант работы системы: клиент-серверный.
2.Тип организации: коммерческая.
3.Количество сотрудников-32
4.Число автоматизированных рабочих мест-20.
5.Количество документов, обрабатываемых в год.
Входящие: ~10 000
Исходящие: ~450
Внутренние: ~1200
6.Обучение проводилось на рабочих местах
7.Осуществляется сопровождение

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика