Построение системы документооборота в компании ООО "Концерн "Шоколадница" на базе программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП
ООО "Концерн "Шоколадница"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Основная деятельность компании – производство какао, шоколада, сахаристых кондитерских изделий, шоколадной и кондитерской глазури.
В конце 2011 года в связи с увеличением бумажного документооборота перед руководством ООО «Концерн «Шоколадница» возникла необходимость внедрения автоматизированной системы электронного документооборота. На тот момент стояли следующие задачи:
- Создать единую информационную систему для регистрации различных типов документов;
- Автоматизация ключевых бизнес-процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение документов;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Учет рабочего времени.
Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации. При выборе программного продукта учитывались также такие параметры, как знакомый, удобный интерфейс, многофункциональность, возможность многопользовательской работы, соответствие федеральному закону № 152-ФЗ «О защите персональных данных».
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания ООО «ВинерПроект».
Специалисты компании ООО «ВинерПроект» провели обследование бизнес-процессов, по результатам которого была создана схема использования системы и выполнены соответствующие настройки программного продукта, проведено обучение пользователей. В феврале 2012 года система была запущена в эксплуатацию. Автоматизировано 25 рабочих мест. В настоящий момент специалистами компании ООО «ВинерПроект» осуществляется консультирование и сопровождение программного продукта.
В результате внедрения автоматизированы следующие функции:
- Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
- Работа с файлами;
- Процессы движения документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Формирование отчетности;
- Использование потокового сканирования;
- Использование штрихкодирования;
- Контроль исполнительской дисциплины.
В единой информационной базе работает руководство, секретарь, начальники основных подразделений компании.
В результате проекта длительность регистрации документов значительно сократилась: теперь вся документация регистрируется непосредственно в системе, где в электронном виде хранятся все документы. Здесь же ведется выдача резолюций и подтверждается их исполнение.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика