Автоматизация работы с обращениями граждан в АНО Центр «Независимая Экспертиза» и дальнейшее построение системы документооборота на базе «1С:Документооборот»

АНО Центр «Независимая Экспертиза»
Москва, Декабрь 2011

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 5

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Регламентированная отчетность
  • Управление информационными технологиями (ITIL)
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Заказчиком была поставлена задача по автоматизации процесса сбора документов предмета оценки и доступа ответственных сотрудников Центра к файлам договоров и сопроводительной документации. Решение об автоматизации документооборота было обусловлено необходимостью ускорения процесса проведения комплексных исследований оценки. Кроме того, многим сотрудникам Центра для выполнения своих непосредственных обязанностей постоянно требуется доступ к договорам и сопроводительным документам Федеральным Законам, Федеральным Стандартам Оценки, Приказам Минэкономразвития.
Все это на фоне общего стремления руководства АНО Центр «Независимая Экспертиза» к внедрению новых технологий привело к принятию решения о внедрении системы электронного документооборота.
Реализация построения системы была доверена специалистам «1С-Архитектора бизнеса», так как компания обладает опытом внедрений такого рода, сертифицирована на соответствие мировым стандартам качества ISO:9001 и входит в число лидеров рейтинга 1С.
Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» рекомендовали для реализации задач клиента программный продукт «1С:Документооборот 8», который позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов.
Решение «1С:Документооборот 8» было выбрано для построения системы электронного документооборота не случайно. В решении имеются все необходимые средства для организации процесса автоматизированного сбора документов и последующего хранения, как договоров, так и сопроводительных документов. «1С:Документооборот 8» позволяет сделать работу конечного пользователя системы электронного документооборота простой и удобной, в тоже время обеспечивая оперативный доступ ко всей необходимой информации с учетом прав доступа.
В АНО Центр «Независимая Экспертиза» успешно функционируют программные продукты «1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Это делает возможным дальнейшее развитие системы электронного документооборота в тесной интеграции с этими решениями, что представляется наиболее оптимальным решением в сравнении с интеграцией систем различных производителей. Кроме того, данные программные продукты используют одинаковые клиентские и серверные лицензии, что способствует снижению стоимости конечного рабочего места пользователя.


В результате внедрения программного продукта в АНО Центр «Независимая Экспертиза» реализованы следующие функции:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Ведется сопровождение информационной системы АНО Центр «Независимая Экспертиза»:
оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС (на первые 3/6 месяцев с начала эксплуатации «1С:Предприятия» версии ПРОФ);
осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С».

Руководство компании отмечает следующие положительные эффекты:
В несколько раз ускорилось согласование документов.
Удалось ликвидировать риск утери и облегчить поиск необходимых документов.
Система стала удобным инструментом для контроля сроков исполнения документов и договоров, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика