Автоматизация работы с обращениями граждан в АНО Центр «Независимая Экспертиза» и дальнейшее построение системы документооборота на базе «1С:Документооборот»

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Регламентированная отчетность
• Управление информационными технологиями (ITIL)
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Заказчиком была поставлена задача по автоматизации процесса сбора документов предмета оценки и доступа ответственных сотрудников Центра к файлам договоров и сопроводительной документации. Решение об автоматизации документооборота было обусловлено необходимостью ускорения процесса проведения комплексных исследований оценки. Кроме того, многим сотрудникам Центра для выполнения своих непосредственных обязанностей постоянно требуется доступ к договорам и сопроводительным документам Федеральным Законам, Федеральным Стандартам Оценки, Приказам Минэкономразвития.
Все это на фоне общего стремления руководства АНО Центр «Независимая Экспертиза» к внедрению новых технологий привело к принятию решения о внедрении системы электронного документооборота.
Реализация построения системы была доверена специалистам «1С-Архитектора бизнеса», так как компания обладает опытом внедрений такого рода, сертифицирована на соответствие мировым стандартам качества ISO:9001 и входит в число лидеров рейтинга 1С.
Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» рекомендовали для реализации задач клиента программный продукт «1С:Документооборот 8», который позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов.
Решение «1С:Документооборот 8» было выбрано для построения системы электронного документооборота не случайно. В решении имеются все необходимые средства для организации процесса автоматизированного сбора документов и последующего хранения, как договоров, так и сопроводительных документов. «1С:Документооборот 8» позволяет сделать работу конечного пользователя системы электронного документооборота простой и удобной, в тоже время обеспечивая оперативный доступ ко всей необходимой информации с учетом прав доступа.
В АНО Центр «Независимая Экспертиза» успешно функционируют программные продукты «1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Это делает возможным дальнейшее развитие системы электронного документооборота в тесной интеграции с этими решениями, что представляется наиболее оптимальным решением в сравнении с интеграцией систем различных производителей. Кроме того, данные программные продукты используют одинаковые клиентские и серверные лицензии, что способствует снижению стоимости конечного рабочего места пользователя.


В результате внедрения программного продукта в АНО Центр «Независимая Экспертиза» реализованы следующие функции:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Ведется сопровождение информационной системы АНО Центр «Независимая Экспертиза»:
оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС (на первые 3/6 месяцев с начала эксплуатации «1С:Предприятия» версии ПРОФ);
осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С».

Руководство компании отмечает следующие положительные эффекты:
В несколько раз ускорилось согласование документов.
Удалось ликвидировать риск утери и облегчить поиск необходимых документов.
Система стала удобным инструментом для контроля сроков исполнения документов и договоров, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика