Построение системы документооборота в компании ООО «Москот-шуз» на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Регламентированная отчетность
• Управление информационными технологиями (ITIL)
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

В связи с ростом количества фирменных магазинов и увеличением объема бумажного документооборота руководство компании ООО «Москот-шуз» приняло решение о построение системы электронного документооборота.
Заказчиком были поставлены следующие задачи:
•Построить общий электронный архив документов между магазинами;
•Обеспечить контроль движения документов;
•Сократить затраты времени сотрудников на обработку документов;
•Автоматизировать процесс выдачи поручений и контроля их исполнения;
•Обеспечить возможность проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала;
•Исключить утечку конфиденциальной информации;
•Обеспечить возможность построения базы "корпоративных знаний.
Исполнителем работ была выбрана компания «1С-Архитектор бизнеса», занимающая лидирующую позицию в рейтинге партнеров «1С».
Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» рекомендовали для реализации задач клиента программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов.

В процессе построения системы документооборота, партнер выполнил следующие работы:
- проведение обследования организации и разработка схемы применения программного продукта;
- доработка конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» под специфику организации;
- расширение функциональности механизма оповещения сотрудников о новых задачах;
- доработка подсистемы разграничения прав доступа пользователей;
- создание рабочей базы данных (настройка программы и заполнение нормативно-справочной информации);
- первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

Результаты построения системы на сегодняшний день следующие:
• повышение управляемости в организации;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• снижение издержек на расходные материалы;
• снижение расходов на хранение документов;
• повышение информационной безопасности организации;
• сокращение объема документооборота;
• ускорение процесса поиска и обработки документов;
• контроль сроков и результатов исполнения поручений;
• централизованное хранение документов с разграничением прав доступа;
• оперативное составление отчетности по документообороту.

На данный момент сотрудничество продолжается в рамках информационно-технологического сопровождения, заказчиком запланировано ряд доработок для максимального соответствия специфики деятельности компании.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика