Построение системы документооборота в Производственной компании «МЭТР» на базе продукта «1С:Документооборот»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

За 2010 год отгрузка товаров собственного производства компании выросла в 8 раз, а налоговые и неналоговые поступления в бюджет района увеличились в 12 раз. Рост компании и увеличение потоков информации, привели руководство к необходимости выбора информационной системы для электронного документооборота.
Заказчиком были поставлены следующие задачи:
- Построить общий электронный архив документов;
- Обеспечить контроль движения документов;
- Сократить затраты времени сотрудников на обработку документов;
- Обеспечить возможность проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала;
- Исключить утечку конфиденциальной информации;

Исполнителем работ была выбрана компания «1С-Архитектор бизнеса», занимающая лидирующую позицию в рейтинге партнеров «1С».
Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» рекомендовали для реализации задач клиента программный продукт «1С:Документооборот 8», который позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов.

В процессе построения системы документооборота, партнер выполнил следующие работы:
- доработка конфигурации «1С:Документооборот 8» под специфику организации;
- доработка подсистемы разграничения прав доступа пользователей;
- создание рабочей базы данных (настройка программы и заполнение нормативно-справочной информации);
- первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

В результате были автоматизированы следующие функции:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Результаты на сегодняшний день следующие:
- система осуществляет контроль над движением договоров и минимизирует возможность их потери;
- существенно сокращены потери рабочего времени делопроизводителей и сотрудников, занятых договорной деятельностью;
- появилась возможность отслеживать согласования документов поэтапно.


Руководство Производственной компании «МЭТР» отмечает следующие положительные эффекты:
- Удалось ликвидировать риск утери и облегчить поиск необходимых документов. Структура папок и возможность полнотекстового поиска помогает быстро находить нужный документ.
- Увеличилась производительность труда, улучшилось качество исполнения коллективных задач. В системе могут одновременно работать 20 пользователей, что позволяет оперативно решать текущие вопросы.
- Система стала удобным инструментом для контроля сроков исполнения документов и договоров, что в частности положительно влияет на исполнительскую дисциплину.

Заказчиком запланирован ряд доработок для максимального соответствия специфики деятельности компании.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика