Внедрен продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", в организацию ООО "ЦФПР АЗ", которая занимается аутсорсингом управленческих, юридических, бухгалтерских, финансовых услуг.

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания ООО "ЦФПР АЗ" занимается аутсорсингом управленческих, юридических, бухгалтерских, финансовых услуг.
Компании необходимо оперативно решать вопросы с руководителями даже в их отсутствии на месте, но при возможности подключиться через интернет-браузер, доводить своевременно информацию до сотрудников компании.

Так как компания имеет несколько программных продуктов фирмы 1С, то выбор 1С:Документооборот 8 КОРП был очевиден.
Для удовлетворения потребностей заказчика были проведены следующие работы: разработка регламентирующих документов, проектирование прав доступа, разработка печатных форм отчетности для определенных видов документов, разработка инструкции по созданию процессов для пользователей, обучение пользователей, доработка типовой конфигурации для определенных видов внутренних документов.

Результат проекта: автоматизация работы служб управленческих отделов, ускорение процессов согласования документов, плановое и своевременное оповещение о совещаниях, ознакомлении с результатами.
Система передана в промышленную эксплуатацию.

Параметры проекта:
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников: 90.
Число автоматизированных рабочих мест: 45.
Количество документов, обрабатываемых в год: 6000.
Наличие территориально-распределенной СЭД: центральный офис и 2 филиала.
Обучение: проводилось обучение сотрудников на рабочих местах.
Осуществляется сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Название предприятия-пользователя: ООО «ЦФПР АЗ»
Вид деятельности предприятия-пользователя: Аутсорсингом управленческих, юридических, бухгалтерских, финансовых услуг
Название партнера, осуществившего внедрение: ООО «ЦТР»ИТ»
Наименование внедренного программного продукта: «1С:Документооборот КОРП»
Перечисление выполненных работ по установке / внедрению / обучению:
№ п/п
Наименование этапа
Цели и задачи
Срок выполнения этапа
Объём работ
Ключевой результат
1
Подготовка проекта
Получить видение бизнес-процессов, процедур и информации, необходимых для достижения бизнес-целей проекта;
Утвердить цели, задачи и приоритеты проекта;
Четко опредлить функциональные и структурные границы проекта;

Декабрь
2011
Ввод первичной информации
 Полученное видение бизнес-процессов необходимых для реализации бизнес-целей проекта:
Организация общего потока информации и соединение всех пользователей системы в одну информационную систему;
Автоматизация бумажного документооборота, принятого на предприятии;
Автоматизация постановки задач и своевременного оповещения пользователей об их наличии;
Контроль за исполнением задач и анализ деятельности сотрудников.
Автоматизация делопроизводства;
2
Реализация системы
Загрузить справочные данные, настроить работу бизнес-процессов
Провести тестовый обмен бизнез-процессами
Разработать систему разграничения доступа для новой системы
Разработать первоначальные инструкции пользователей
Проанализировать требования к обучению пользователей и сформировать поэтапный план обучения
Декабрь 2011

Ввод справочной информации

Тестирование бизнес-процессов
Программа настроена и протестирована.
Введена справочная информация: организации, пользователи.
Настроены права пользователей.
Подготовленная системная документация.
Настроены данные для ведения бизнес-процессов: шаблоны, нумераторы, виды документов, связи между документами.
Разработан график обучения сотрудников.
3
Ввод в эксплуатацию
Начать использование новой системы
Обеспечить поддержкой пользователей системы в течение некоторого времени после перехода
Обучить пользователей системы
Январь 2012

Обучение пользователей работе
Обученные пользователи.
Оперативное консультирование пользователей
Работающая система
Пользователи, выполняющие свои рабочие обязанности в системе
4
Постпусковое сопровождение
Провести дополнительное обучение функциональности системы и смежным областям знаний
Январь 2012 — по наст.время

Сопровождение работы пользователей
Поддерживаемая и развиваемая система

Перечисление автоматизированных участков и бизнес-процессов:
·  многокритериальный поиск документов;
·  контроль исполнения документов;
·  регистрация документов;
·  ввод резолюций к документам;
·  распределенная обработка документов в сети;
·  распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
·  работа с проектами документов;
·  распределение находящихся на исполнении документов по «папкам»;
·  формирование стандартных отчетов;
·  отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
·  ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
·  редактирование шаблонов выходных печатных форм.
Количество автоматизированных рабочих мест: 45 мест.
Информация о дальнейшем сопровождении: 1С:ИТС - не обслуживается.
Подтверждение того, что система принята в эксплуатацию: текущий отзыв с подписями руководителей и печатью.
Выражаем благодарность и признательность ООО «ЦТР»ИТ» за профессиональную работу при внедрении и освоении программы 1С:Документооборот КОРП.
Наше предприятие, ООО «ЦФПР АЗ», занимается аутсорсингом управленческих, юридических, бухгалтерских, финансовых услуг. На нашем предприятии документооборот велся в бумажной форме. В связи с высоким расходом бумаги, низкой оперативностью прохождения документов, сложным поиском необходимых документов и низкой эффективностью совместной работы с документами руководством предприятия было принято решение о внедрении электронного документооборота. Нас заинтересовали возможности и преимущества программы 1С:Документооборот КОРП, которые нам продемонстрировали сотрудники ООО «ЦТР»ИТ». Актуальным для нашего предприятия является создание электронного централизованного хранилища документов, возможность электронной, безбумажной реализации процессов согласования, рассмотрения, утверждения документов, а также оперативное оповещение сотрудников о совещаниях, планах, мероприятиях. В результате руководством ООО «ЦФПР АЗ» было принято решение приобрести эту программу.
За помощью в приобретении и установки программы мы обратились в компанию ООО «ЦТР»ИТ». Сотрудники компании установили программу, настроили справочники, обучили сотрудников, разъяснили и показали возможности и перспективы учета документов.
Эффект от внедрения приобретенной программы 1С:Документооборот КОРП очевиден уже на начальном этапе внедрения. Руководство всегда в курсе работы подчиненных, имеет возможность быстро реагировать на служебные записки и договоры, оперативно наносить резолюции. Сотрудники же получили возможность оперативно работать с документами, сократились сроки прохождения документов.
Руководство ООО «ЦФПР АЗ» удовлетворено качеством работы сотрудников ООО «ЦТР»ИТ», своевременной квалифицированной помощью при работе с программой и намерено продолжать сотрудничество в рамках ежемесячного сопровождения.

Ответы на обязательные вопросы :
Дата внедренного решения: 19.12.2011 г.
Дата подписания: 28.02.2012 г.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
- Соответствие потребностям организации - "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности"
- Удобство работы с программой - "5" - "работать с программой легко и комфортно"
- Оцените качество работы партнера "1С" - "5" - "работой партнера очень доволен"
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности - Да.