Автоматизация работы с договорами на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в ОАО «Трансмаш».

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)

Описание

ОАО «Трансмаш» оказывает широкий спектр услуг, таких как: механическая обработка (сталь, чугун, цветное литье), холодная штамповка деталей, кокильное цветное литье, нанесение порошковых покрытий на собственной покрасочной линии, перезарядка и переосвидетельствование огнетушителей. Специфика деятельности компании предполагает наличие значительного количества технической сопроводительной документации к договорам.
Заказчиком была поставлена задача по автоматизации процесса согласования договоров и обеспечению оперативного доступа ответственных сотрудников предприятия к файлам договоров и сопроводительной документации. Решение об автоматизации документооборота было обусловлено необходимостью ускорения процесса согласования договоров. Кроме того, многим сотрудникам предприятия для выполнения своих непосредственных обязанностей постоянно требуется доступ к договорам и, в особенности, к сопроводительным документам, например к спецификациям. При использовании бумажного документооборота договор с прикрепленным к нему листом согласования может физически находиться только у одного согласующего лица. Для ознакомления с сопроводительными документами сотрудникам необходимо либо получить на руки оригиналы документов, либо снять с них копии, что негативно сказывается на скорости и удобстве работы. Все это на фоне общего стремления руководства ОАО «Трансмаш» к внедрению прогрессивных технологий в производство привело к принятию решения о внедрении системы электронного документооборота.
Решение «1С:Документооборот 8» было выбрано для построения системы электронного документооборота не случайно. В решении имеются все необходимые средства для организации процесса автоматизированного согласования договоров и последующего хранения, как договоров, так и сопроводительных документов. «1С:Документооборот 8» позволяет сделать работу конечного пользователя системы электронного документооборота простой и удобной, в тоже время обеспечивая оперативный доступ ко всей необходимой информации с учетом прав доступа. В ОАО «Трансмаш» успешно функционирует программный продукт «1С:Управление производственным предприятием. Это делает возможным дальнейшее развитие системы электронного документооборота в тесной интеграции с решением «1С:Управление производственным предприятием» с использованием средств единой технологической платформы, что представляется наиболее оптимальным решением в сравнении с интеграцией систем различных производителей. Кроме того, данные программные продукты используют одинаковые клиентские и серверные лицензии, что способствует снижению стоимости конечного рабочего места пользователя. Сопровождение программных продуктов осуществляется в рамках единого информационно-технологического сопровождения, что так же позволяет существенно снизить стоимость владения программными продуктами.
Решение задач, поставленных Заказчиком, потребовало проведения следующих работ:
• Обследование объекта автоматизации. В ходе выполнения обследования объекта автоматизации специалистами Исполнителя были выявлены особенности ведения договорной работы Заказчика: определены возможные виды договоров, с которыми ведется работа, определен список сотрудников Заказчика, как ответственных за работу с договорами, так и сотрудников, которым необходим доступ к документам, выявлены возможные маршруты движения договоров.
• В соответствии с результатами обследования были настроены шаблоны бизнес-процессов, в частности шаблоны параллельно-последовательного согласования, разработана стандартизированная структура папок внутренних документов и спроектирована система прав доступа. Для обеспечения гибкости процесса согласования договоров была настроена система ролевой маршрутизации задач.
• Для обеспечения удобства работы пользователей и поддержки записей справочника «Корреспонденты» в актуальном состоянии посредством планов обмена была реализована интеграция системы электронного документооборота с программным продуктом «1С:Управление производственным предприятием», активно используемым в ОАО «Трансмаш».
• Специалистами Исполнителя была проведена подготовка пользователей системы на территории Заказчика.
В результате внедрения системы электронного документооборота в ОАО «Трансмаш» был автоматизирован процесс согласования договоров и обеспечен оперативный доступ сотрудников предприятия к файлам договоров и сопроводительных документов. Это позволило сократить время согласования договоров за счет возможности параллельной работы с проектом договора нескольких согласующих лиц. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников предприятия, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами, в том числе и не принимающих участия в процессе согласования договоров.
В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Ближайшей перспективой развития системы электронного документооборота ОАО «Трансмаш» является автоматизация работы со служебными записками, а так же интеграция системы электронного документооборота и программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» в части работы с файлами.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика