Формирование электронной системы согласования договоров в ЗАО ВТК "КАМАЗ" на базе ПП "1С:Управление производственным предприятием 8"

Директору
ООО «Интелком»
Загидуллину А.А.

О результатах проекта ПП «Система электронного согласования договоров»

ОТЗЫВ
В рамках формирования корпоративной информационной системы предприятия разработана «Электронная система согласования договоров».
Система создана на базе ПП «1С:Управление производственным предприятием 8» и предназначена для автоматизации процессов документооборота, связанного с согласованием договоров и прочих документов на предприятиях группы «КАМАЗ».
К работе с электронной системой согласования договоров приступили 175 сотрудников ЗАО «ВТК «КАМАЗ». Внедрение выполнено компанией «Интелком» в рамках масштабного проекта по комплексной автоматизации процессов управления и учета на предприятиях ОАО «КАМАЗ».
В системе отражается история изменений каждого документа и приложений к нему, фиксируются сроки и даты действий по согласованию и доработке документа, в т.ч. отправке замечаний и возвращению доработанных версий.
За счет четкого разграничения зон ответственности каждого участника процесса согласования сведена до минимума возможность ошибки. Изменение в согласуемый документ может вносить только исполнитель (лицо, инициировавшее процесс согласования) на основании комментариев, последовательно полученных на каждой стадии согласования документа.
Каждое вносимое изменение автоматически сохраняется в системе как новая версия документа, при этом доступны для просмотра остаются все предыдущие варианты. Таким образом, в финальной версии документа гарантировано будут учтены все замечания и представлена максимально полная информация, необходимая для принятия окончательного решения по договору.
Система обеспечивает согласование договора в заданные сроки:
- на всех этапах согласования для каждого подписанта указывается временной интервал, который отводится на принятие решения по его части маршрута.
- с помощью электронных писем обеспечено оперативное уведомление специалистов о необходимости незамедлительного рассмотрения поступивших документов.
- в полном мере решена проблема перемещения документов между территориально-распределенными структурными подразделениями, участвующими в согласовании.
Все это, а также разработка четких внутренних регламентов по использованию корпоративных средств коммуникаций, позволяет проводить анализ рисков и целесообразности заключения договора в минимальные сроки, что способствует финансовому успеху компании на мировом автомобильном рынке.
Особо хотим отметить возможность оперативной передачи полномочий по рассмотрению договора группе сотрудников с эквивалентными полномочиями и должностными обязанностями в случае отсутствия основного подписанта. Это обеспечивает непрерывность процесса согласования договора и получения результата в требуемые сроки.
В программе реализован способ защиты печатных форм согласованных документов особым символьным знаком, который невозможно поставить иным способом. Это исключает возможность их изменения или подмены после завершения маршрута прохождения до заверения уполномоченными представителями сторон.
С внедрением электронной системы согласования договоров документооборот группы компаний ОАО «КАМАЗ» ведется на принципиально новом уровне организованности. Значительно сократились трудозатраты на согласование договоров, стало возможным больше времени уделять анализу договоров. Повысилась производительность и эффективность работы сотрудников, участвующих в процессе согласования договоров. Исключена возможность утери документов. В дальнейшем планируем развитие системы и ее более глубокой интеграции с системой бизнес-процессов корпорации ОАО «КАМАЗ».

Результаты проекта:
- Сквозная автоматизация бизнес-процесса согласования договоров всей компании, а не точечная, как было раньше. Простота включения в процесс согласования любого сотрудника.
- Повышение оперативности и прозрачности процесса согласования документов. Полный контроль прохождения стадий каждого процесса согласования, возможность задавать временные рамки всего процесса в целом и его этапов в частности в соответствии с необходимыми сроками.
- Все документы хранятся в системе и оперативно доступны по первому требованию.
Отпала необходимость в ведении файлового архива и представления в ходе согласования бумажных копий документов, что особенно важно для работы отдаленных подразделений.
- оперативность делегирования полномочий выбывших подписантов, благодаря четко определенной матрице полномочий, учитывающей компетенции сотрудников и их должностные полномочия.

Хотелось бы отметить высокий уровень профессионализма и полную самоотдачу специалистов компании «Интелком» как важную составляющую успешности проекта.

Приложение к отзыву
«О результатах проекта ПП «Система электронного согласования договоров»

Внедрены и переданы в эксплуатацию подсистемы (01.02.2013):
- Согласование договоров,
- Учет и хранение документов,
- Делопроизводство
- Учет и контроль исполнения поручений

Ведется сопровождение системы «1С:Предприятие 8» в рамках подписки на ИТС.
Работу специалистов ООО «Интелком», качество и эффективность полученной нами информационной системы оцениваем положительно.
- Соответствие потребностям организации: 5
- Удобство работы с программой: 5
- Оценка качества работы партнера "1С": 5.
Можем рекомендовать использовать данное решение для автоматизации процессов согласования документов на крупных производственных предприятиях Да