Внедрен ПП "1С:Документооборот 8. КОРП" в компании "Эксперт"

ГК «Эксперт Групп» автоматизировала договорной учет с решением «1С:Документооборот КОРП »

ГК «Эксперт Групп» основана в 2005 году. Ключевыми направлениями являются масштабные проекты и комплексное освоение территорий. Сегодня реализовано более 500 000 кв.м объектов, в разработке и реализации находится более 1,5 млн.кв.м.  Проекты компании «Эксперт» отвечают всем требованиям современной жизни: развитая инфраструктура, школы, детские сады, торговые центры и многое другое. 

В настоящее время объектами инвестиционной деятельности компании в сферах коммерческой  и жилой недвижимости являются: бизнес-центры с развитой инфраструктурой, офисно-торговые помещения, объекты складского и промышленного назначения, логические терминалы, жилая недвижимость и др. объекты.

Девелопмент охватывает все стадии существования объекта недвижимости:

• разработка концепции наилучшего использования объекта недвижимости;
• разработка бизнес-плана использования объекта недвижимости;
• получение необходимых разрешений, согласований и проектирование;
• строительство;
• управление, эксплуатация и содержание объектов недвижимости;
• реновация объекта недвижимости.

Мы заинтересованы в привлечении потенциальных инвесторов, соинвесторов и партнеров с целью реализации разнообразных и перспективных проектов.  

ГК «Эксперт Групп» осуществляет подготовку документации по комплексам проектных работ:

• разработка технико-экономических обоснований;
• разработка обоснований инвестиций в строительство;
• оценка воздействия на окружающую природную среду (в том числе организация и проведение общественных слушаний);
• подготовка исходных данных для проектирования;

В связи с большим объёмом бумажной и электронной документации мы поняли, что наша компания нуждается во внедрении системы электронного документооборота. Ежегодно процедуру бумажного согласования в компании проходит несколько тысяч договоров, спецификаций, смет и дополнительных соглашений. Нами были выделены следующие  ключевые проблемы:

• систематическая потеря документов\версий документов;
• долгосрочное подписание документов;
• сложная, многоэтапная структура принятия и согласования документов между подразделениями внутри организации и с внешними Заказчиками.

До реализации проекта учет договоров велся в таблицах EXCEL, согласование проектов договоров производилось посредством электронной почты, а их хранение в бумажном архиве. Заведение информации происходило вручную и не исключалась возможность некорректного заведения данных из-за человеческого фактора (дополнительное соглашение или смету согласовали, но во время регистрации не отметили данные или ввели неверные, из-за того что отвлеклись). Соответственно, одну и ту же работу приходилось делать по два, а то и по три раза.  Поэтому требовалась замена существующей системы согласования и хранения договоров и документов на более современное программное обеспечение с последующей интеграцией с "1С:Бухгалтерия8".

Для решения наших проблем мы обратились в Центральный офис компании «Первый БИТ», с которым сотрудничали по поддержке программ 1С. Специалисты подобрали оптимальное решение в виде программного обеспечения «1С:Документооборот 8 КОРП».  

В рамках проекта внедрения СЭД на базе «1С:Документооборот КОРП»  специалистами компании Первый БИТ были выполнены следующие работы:

• Сформированы виды входящих, исходящих и внутренних документов, нумераторы регистрационных номеров, структура адресации процессов, организационная структура компании и роли пользователей. 
• Разработана форма договора, динамически меняющая состав реквизитов в зависимости от выбранного типа и категории согласуемого договора.
• Разработаны маршруты согласования договоров, условия формирования состава согласующих.
• Сформированы шаблоны договоров, печатные формы шаблонов.
• Выполнена бесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерия 8.
• Проведено обучение проектного департамента и отдела НИОКР работе с входящей и исходящей документацией, работе с внутренними документами и задачами.
• Проведено обучение администраторов созданию профилей доступа, ограничения доступа для документов, настройке прав пользователей и администрированию документооборота. 

Сейчас в программе работают более 50 сотрудников, а  срок внедрения составил три месяца.  

На данный момент мы можем выделить следующие ключевые результаты внедрения СЭД для нашей организации:

• Договорная работа происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать ее на всех этапах.
• Сократилось время согласования договоров.
• Сократилось время поиска нужной информации, повысилось качество обработки документов.
• Появились новые разрезы аналитики.
• Автоматизированы многие рутинные операции.

«В результате внедрения мы получили единую систему согласования и хранения документов, которая позволила нам сократить время на подготовку и согласование договоров  и других документов на 70%», – рассказал Руководитель Управления АХО и ОД «Эксперт Групп» Гордеева Елена Георгиевна.