Комплексная автоматизация ОАО «Скандинавский Дом» управленческого, бухгалтерского и налогового учета на базе решения «1С:Управление строительной организацией»

Описание

ОАО «Скандинавский дом». разветвленная федеральная сеть компании представлена в Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре, Самаре, Новосибирске и Хабаровске, что позволяет компании удерживать прочные позиции на рынке поставки строительно-монтажных работ по установке телекоммуникационного оборудования. Более 50% мобильных сетей России и СНГ построено на оборудовании, которое представляет ОАО «Скандинавский Дом».

Так как деятельность компании не только торговая, но и строительно-монтажная, то для работы коммерсантов и строителей в едином информационном пространстве было выбрано отраслевое решение «1С:Управление строительной организацией».

Основными причинами внедрения системы было отсутствие единого информационного пространства, позволяющего оперативно и достоверно:

• получать и анализировать информацию для эффективного управления процессами компании;
• предоставлять клиентам всю необходимую информацию о состоянии заказанного товара в цепочке поставки (где находится товар и когда он будет доставлен);
• получать информацию о дебиторской и кредиторской задолженности на основании первичных документов, согласно условиям договоров и операций факторинга (не ведя дополнительно учет в Exel);
• контролировать наличие сертификационной документации, с целью предотвращение проблем на таможне;
• анализировать загруженность складов товарами, в привязке к менеджерам, осуществившим их ввоз;
• управлять процессом ввоза груза на территорию РФ;
• управлять резервами товара;
• минимизировать время на разбор ошибок учета товаров;
• управлять услугами ответственного хранения.

Какие цели были поставлены перед специалистами ГК «Проект-ИТ»:

• совместно с руководством компании определить цели внедрения;
• формализовать бизнес-процессы компании;
• сформулировать трудоемкость, сроки и стоимость работ в рамках бизнес-процессов компании;
• выполнить внедрение системы для решения целей.

Как руководство подходило к выбору системы, почему выбрало для автоматизации «1С:Управление строительной организацией»:

В компании уже велась работа в системе «1С:Предприятие 8», в части выполнения функций бухгалтерского и управленческого учета - в части учета товаров на складах РФ. Необходима было развить систему для возможности ведения управленческого учета всей деятельности холдинга. Компания «Проект-ИТ» имела широкий опыт успешных проектов в данном направлении и любезно предоставила контрольные примеры задач компании на базе продуктов «1С:Предприятие 8», что определило выбор программного продукта «1С:Управление строительной организацией».

Состояние внедрения: на текущий момент завершен значимый этап проекта, полностью внедрены следующие подсистемы:

• «Управление продажами»;
• «Управление закупками»;
• «Управление запасами»;
• «Управление денежными средствами»;
• «Ценообразование»;
• «Бухгалтерский учет»;
• «Налоговый учет»;
• «Ответственное хранение».

В рамках внедрения проекта Партнером было выполнено:

• Формализация целей проекта по отделам компании;
• Формализация автоматизируемых бизнес-процессов компании;
• Моделирование согласованных с заказчиком бизнес-процессов компании на базе типового прикладного решения «1С:Управление строительной организацией»;
• Формирование списка функциональных требований и доработок к системе;
Определение бюджета проекта, сроков выполнения работ, стратегия запуска подсистем;
•Доработка конфигурации;
•Составление инструкций, обучение сотрудников;
•Перенос справочников и остатков из других систем;
•Ввод подсистем в опытную и промышленную эксплуатацию;
•Разработка функции «защиты ошибок отрицательных остатков» системы;
•Обновление конфигурации «Управление строительной организацией» до актуальных релизов;
•Помощь в настройке и оптимизация сервера 1C.

Что дало внедрение системы предприятию в целом, конкретным подразделениям и руководителям:

Для генерального директора стала доступна структурированная четкая информация в простом и удобном понимании состояния предприятия:

• Оборачиваемость товаров на складах, в привязке к менеджерам – инициаторам ввоза;
• Сводная дебиторская и кредиторская задолженность, план-фактный анализ ДДС на основании первичных документов;
• Анализ валовой прибыли продаж;
• Анализ баланса продаж/заказов;
• Анализ отклонения от сроков доставки.

Четкая и оптимальная работа сотрудников компании без дублирования данных, в едином информационном пространстве (повышается объем продаж, но не повышается количество менеджеров). Сотрудники стали более дисциплинированно подходить к своим обязанностям, зная, что от их действий в единой системе зависит оперативность работы всех подразделений.

Наличие электронного согласования инициаций заказа и ввоза товаров на территорию РФ с отделом сертификации, позволило исключить проблемы на таможне с не сертифицированным товаром.

Для подразделений продаж, появилась возможность получения полного набора информации о наличии и состоянии заказанных в закупку товарах, (на складе, в резерве, в пути, в заказе поставщику), в разрезе всей необходимой информации, которая до этого узнавалась по телефону с постоянным отвлечением менеджеров участвующих во всей цепочке поставки товаров.

Учет функций закупок перешли из ранее используемых систем в 1C, что позволило избегать двойного ввода информации в разные системы, разработать наглядный и удобный инструментарий, позволяющий анализировать и производить «сложные» перерезервирования товаров автоматическим заполнением документов на основании данных отчета.

Бухгалтерия стала работать в едином пространстве, уже с созданными оперативными документами управленческого учета и получила функции проверки документов в системе, согласно первичным бумажным документам. Доработанные списки документов дали возможность указывать о корректности документа возможностью раскрашиваться. Автоматизированное формирование реестров дебиторской и кредиторской задолженности, позволило высвободить время на решение других задач сотрудниками.

В планах дальнейшего развития системы: завершить внедрение подсистемы «Управление транспортной логистикой», полностью внедрить функционал подсистемы «Бюджетирование».

Отзыв клиента

Компания ОАО «Скандинавский Дом» — крупнейший отечественный системный интегратор, работающий в России и странах СНГ, — основана в 1997 году как филиал шведской компании RayСom Shipping AB с целью вывода на российский рынок ряда традиционных и новых телекоммуникационных сервисов, а также оборудования ведущих мировых производителей. Компания реализует инновационные и комплексные решения в сфере телекоммуникаций.

С целью повышения качества, контроля, и оптимизации процессов управления всех подразделений компании ОАО «Скандинавский Дом» руководством, было принято решение о формировании современной корпоративной информационной системы на базе ПП «1С:Предприятие 8.2. Управление строительной организацией», охватывающей все аспекты деятельности компании в области обеспечения клиентов телекоммуникационным оборудованием и оказания широкого спектра дополнительных услуг (строительство, логистика, ответственное хранение).
Целями проекта комплексной автоматизации являлись:

• Организация единого информационного пространства для оперативной работы и взаимодействия всех компаний холдинга в цепочке закупки и доставки товаров;
• Автоматизированный контроль и согласование заказа в рамках ценовой политики, наличия и актуальности сертификационных документов;
• Возможность оперативного получения информации о любом товаре, быстрого изменения параметров его заказа (отмена ввоза, возможность быстрого перерезервирования под более срочные заказы покупателей товара, находящегося на складе, в пути или заказах поставщикам);
• Контроль сроков доставки и хранения товаров на складе в разрезе менеджеров – инициаторов их ввоза;
• Взаимодействие и оптимизация работы на стыке отделов: закупок, продаж, склада, таможенной и транспортной логистики;
• Возможность ведения прайсов закупки и продаж оборудования;
• Возможность оперативного получения полной картины состояния заказа покупателя;
• Автоматизированное формирование реестров дебиторской и кредиторской задолженности, платежного календаря, план-фактного анализа ДДС, с учетом операций факторинга;
• Ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета в единой системе на основе оперативного отражения первичных документов учета в местах их возникновения;
• Автоматизация управления строительной деятельностью компании (планирование, исполнение, план-фактный анализ затрат и оплаты за работы);
• Автоматизация управления отдела транспортной логистики;
• Учет и автоматизированный расчет услуг ответственного хранения, предоставляемых компанией;
• Учет гарантийного ремонта оборудования;
• Автоматизированный расчет показателей мотивировки сотрудников;
• Согласование заявок на расход денежных средств, формирование плана платежей и оплат.

В рамках проекта было выполнено:

• Формирование альбомов бизнес-процессов компании;
• Моделирование бизнес-процессов на типовой конфигурации «1С:Предприятие 8.2. Управление строительной организацией», определение объема доработок и сроков внедрения автоматизированной системы;

• Доработка и внедрение следующих подсистем конфигурации «1С:Предприятие 8.2. Управление строительной организацией»:

•Управление закупками;
•Управление продажами;
•Управление денежными средствами;
•Управление запасами;
•Ценообразование.
•Проведение инвентаризации и ввод начальных остатков.

В результате, в рамках единого информационного пространства, были автоматизированы следующие бизнес-процессы холдинга:

• Ценообразование – автоматизирование загрузка и хранение согласованных с партнерами прайсов из Excel, динамическое изменение цены, в зависимости от количества закупаемого оборудования;
• Прием заказа от покупателя, прохождение маршрута электронного согласования ответственными подразделениями, инициация его обеспечения в отделе закупок;
• Оперативный контроль состояния заказа покупателя во всей цепочке его обеспечения (в заявках на закупку, на складе, в пути, заказах поставщику, заявках на ввоз, планах на ввоз, отгрузках покупателя с точностью до первичного документа и его ответственного);
• Учет отгрузок товаров от поставщиков, оприходование на иностранные склады;
• Оперативный учет движения товаров на складах иностранных компаний холдинга;
• Ввоз товаров со складов компаний холдинга на территорию РФ (инициация, планирование, контроль планов, оформление таможенных документов, отгрузка на склады в РФ);
• Доставка и прием товаров в региональные подразделения компаний холдинга;
• План-фактный анализ сроков продаж и доставки товаров покупателю;
• Анализ валовой прибыли;
• Ведение взаиморасчетов с покупателями, поставщиками, между организациями холдинга, контроль дебиторской и кредиторской задолженности, согласно условиям договоров с учетом операций факторинга;
• Учет товаров и услуг ответственного хранения.

Корпоративная информационная система на базе ПП «1С:Предприятие 8.2. Управление строительной организацией» введена в промышленную эксплуатацию. Система развернута в ОАО «Скандинавский Дом» на 115 рабочих местах, среднее количество одновременных подключений к базе в день 100.