Построение системы документооборота в Местной администрации муниципального образования "Муниципальный округ Коломна" на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Описание

Задачами муниципального образования "Муниципальный округ Коломна" являются:
- принятие и организация выполнения планов и программ
комплексного социально-экономического развития муниципального
образования, а также организация в пределах ведения сбора
статистических показателей, характеризующих состояние экономики и
социальной сферы муниципального образования, и предоставление
указанных данных органам государственной власти в порядке,
установленном Правительством Российской Федерации;
- участие в мероприятиях по охране окружающей среды в границах
муниципального образования и т.д.
Ввиду постоянно растущего объема входящей, исходящей и внутренней документации главой администрации муниципального образования было принято решение о создании автоматизированной информационной системы документооборота.
После сравнения требований к системе документооборота и функцональности программного продукта "1:Документооборот 8", был сделан вывод, что данный продукт должен полностью обеспечить выполнение поставленных требований.
В качестве инструмента автоматизации была выбрана конфигурация "Документооборот КОРП" системы программ "1С:Предприятие 8", по сравнению с ПРОФ она обладает требуемыми для муниципального образования функциями, а именно: учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ, учет и контроль передачи документов, принятие задач к исполнению.
Автоматизированные информационные системы документооборота на других платформах не рассматривались.
В качестве исполнителя была выбрана фирма "АЛЬФА-Софт", которая показала себя надежным партнером в реализации прошлых задач.
Система была установлена специалистом "АЛЬФА-Софт" на 5 рабочих мест.

На этапе экспресс-обследования были согласованы задачи по настройке системы под требования делопроизводства местной администрации и согласована программа обучения пользователей.

Настройки системы производились в течение нескольких визитов консультантов ООО "АЛЬФА-Софт":

- Общая настройка программы
- Настройка хранения файлов
- Регистрация пользователей
- Настройка прав доступа
- Настройка учетных записей электронной почты
- Формирование структуры предприятия
- Создание групп пользователей
- Создание грифов доступа
- Добавление шаблонов файлов
- Создание папок файлов
- Создание папок внутренних документов
- Настройка видов работ для учета рабочего времени
- Настройка нумераторов документов
- Настройка видов документов
- Настройка способов доставки корреспонденции
- Настройка номенклатуры дел

Обучение было проведено на рабочих местах пользователей.
Доработки системы не производились, - заложенная функциональнальность оказалась достаточной для отражения всех производственных процессов делопроизводства в системе.
Интеграции с другими системами, также, не было.
Консультации по нештатным ситуациям в системе производились оперативно в дистанционном режиме.

В результате внедрения системы Заказчик отмечает ускорение процессов согласования документации, достижение оперативности доступа к накопленной информации.
Система передана в промышленную эксплуатацию.

В настоящее время пользователи работают в "1С:Документооборот 8 КОРП" самостоятельно. Обращение по техническим вопросам в "АЛЬФА-Софт" происходит эпизодически.
В перспективе ожидается увеличение количества пользователей.

В процессе внедрения были реализованы следующие базовые функции:
1. Регистрация входящих документов (заполнение учетной карточки)
2. Регистрации исходящих документов (заполнение учетной карточки)
3. Ассоциация (связывание) документов (связывание входящих документов с исходящими и наоборот)
4. Сохранение образов документов (файлов или просканированных копий) в совокупности вместе с карточками документов
5. Присвоение регистрационных номеров документам (в соответствии с одним из четырех типов нумерации). Настройка вида регистрационного номера
6. Составление каталогов документов (реестр документов)
7. Контроль исполнения документов
8. Назначение исполнителей документов
9. Передача документов исполнителю (переметка)
10. Автоматическая передача документа в подразделение исполнитель при переметке или рассылке (несколько исполнителей по документу)
11. Формирование почтового реестра (Составления списка документов отправленных по почте, печать конвертов)
12. Ведение учета документов в разрезе структуры организации (по подразделениям)
13. Сохранение в учетной карточке резолюций по рассмотрению документов
14. Учет обращений граждан.

Отзыв клиента