ITLand повысил устойчивость управления «ГИПРОСТРОЙМОСТ» при помощи ERP-системы «1С:Управление проектной организацией»

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
• Бухгалтерский учет
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Делопроизводство
• Планирование содержания и сроков проекта
• Учет и хранение документов
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта
• Финансовый анализ

Описание

После проведения консалтинговых работ по обследованию деятельности и описанию бизнес-процессов заказчика, были начаты работы по внедрению.
Проект внедрения стартовал в ноябре 2009 г. с запуска контура Управленческого и Финансового учета для быстрого перехода к комплексному управлению трудовыми ресурсами и рентабельностью проектов, портфелей проектов и компании в целом.
Далее был успешно внедрен проектный контур (функционал: планирование проекта, распределение затрат, бюджет проекта, план-факт) и завершены следующие работы:
• заполнены основные справочники системы, необходимые для ведения финансового планирования и учета;
• произведено обучение ключевых пользователей «ГИПРОСТРОЙМОСТ» приемам эффективной работы с функционалом финансового контура системы;
• разработан регламент совместной работы ГИПов, руководителей проектов, финансовой службы, бухгалтерии и договорного отдела в едином информационном пространстве;
• интеграция с «1С:Документооборот».

Работе с системой было обучено 15 сотрудников заказчика.
В настоящее время планирование и учет проектов института «ГИПРОСТРОЙМОСТ» ведется во внедренной информационной системе. Руководство и полномочные пользователи получили возможность анализировать БДР и БДДС на основе отчетности, предоставляемой системой «1С:Управление проектной организацией». Помимо этого были достигнуты следующие бизнес-результаты:
• получение актуальной информации о ходе выполнения проекта;
• сравнение плановых и фактических данных о ходе проекта;
• планирование и распределение материальных и трудовых ресурсов по проекту;
• предоставление оперативной информации руководству.

Благодаря внедрению специализированной ERP-системы удалось значительно ускорить оперативность и точность подготовки регламентированной и управленческой отчетности. Сейчас проходит следующий уровень оптимизации за счет разработки должностных инструкций и сценариев работы. На очереди – ввод в промышленную эксплуатацию остальных модулей системы.

Отзыв клиента

Компания ITLand автоматизировала проектное управление в одном из старейших проектных институтов России – ЗАО «Институт Гипростроймост – Санкт-Петербург». Цели внедрения ERP-системы «1С:Управление проектной организацией» достигнуты: осуществлен переход на проектное управление и бюджетирование, введены ключевые показатели для оценки результатов по проектам и портфелям проектов, ускорена подготовка отчетности.

«Институт Гипростроймост – Санкт-Петербург» ведет свою историю от проектной группы Мостовосстановительного управления, созданного в г. Ленинграде в 1945 году. С того времени было разработано более 700 проектов, в числе которых проектирование и сопровождение строительства моста Хиен-Лыонг во Вьетнаме, шести мостов в Финляндии, проектирование объектов Московской кольцевой дороги и третьего транспортного кольца столицы. Помимо проектирования институт оказывал техническую помощь в строительстве, обследовании, восстановлении и реконструкции мостов и путепроводов, других гидротехнических сооружений в Афганистане, Сирии, Анголе, Вьетнаме, Лаосе, КНР, Индонезии, Йемене и других странах.
В связи с растущим количеством параллельно выполняемых проектов, а также учитывая широкую географию собственной инфраструктуры (филиалы ЗАО «Институт Гипростроймост – Санкт-Петербург» находятся в России, Латвии и Туркмении) руководство институтом сформулировало несколько приоритетных задач по повышению качества и оперативности управления. В частности, было решено:
• Освободить топ-менеджмент от мониторинга выполнения проектов, решения оперативных задач и проблем, входящих в компетенцию руководителей проектов (РП). При этом, РП получат более широкие полномочия – например, смогут лично набирать команду исполнителей для каждого проекта;
• Сократить сроки подготовки проектно-сметной документации без увеличения трудоемкости этих работ, а также с обязательным сохранением необходимого качества;
• Повысить рентабельность портфелей проектов за счет запуска проектного бюджетирования и выделения финансовых ресурсов строго в рамках согласованных бюджетов;
• Разработать ключевые показатели деятельности (KPI) для быстрого, но эффективного отслеживания результатов по проектам и портфелям проектов.
Для реализации этих планов были изучены различные варианты автоматизации проектного управления. Попытки самостоятельного внедрения и использования программ общего назначения успехом не увенчались. В итоге выбор был сделан в пользу специализированной ERP-системы «1С:Управление проектной организацией», разработанной на платформе «1С:Предприятие». Партнером по внедрению системы стал ее разработчик, компания ITLand.
Для топ - менеджмента компании было важно сохранить в полном объеме отработанную в институте технологию управления проектами, позволяющую ГИПам назначать роли и трудовые ресурсы на проектные задачи и оценивать выполнимость планов. В результате, информационная система «1С:Управление проектной организацией» позволила не только сохранить, но и существенно расширить эти функции – причем в автоматическом режиме.
Проект внедрения начался в ноябре 2009 года с автоматизации управленческого и финансового учетов, далее было успешно завершено внедрение проектного контура ERP-системы, автоматизировано финансовое планирование проектов – распределение затрат, бюджетирование, план-фактная отчетность. Кроме того:
• Заполнены основные справочники системы для ведения финансового планирования и учета;
• Разработан регламент совместной работы ГИПов, Руководителей проектов, Финансовой службы, Бухгалтерии и Договорного отдела в ERP-системе «1С:Управление проектной организацией»;
• Выполнена интеграция с информационной системой «1С:Документооборот».
В декабре 2011 года стартовал проект перехода к ведению бухгалтерского учета и расчета зарплат, а также управления персоналом в ERP-системе «1С:Управление проектной организацией».
Итого, в общей сложности автоматизировано 10 рабочих мест в следующих отделах:
• планово-экономический отдел
• проектный отдел
• Бухгалтерия
• Отдел кадров
01.09.2012 система сдана в промышленную эксплуатацию и поставлена на сопровождение. Все основные цели, поставленные до начала проекта, достигнуты. Теперь планирование и учет проектов института ведется в «1С:Управление проектной организацией». Руководство и полномочные пользователи получили возможность анализировать БДР и БДДС на основе отчетности, которая готовится автоматически – оперативно и в точном соответствии с внесенными данными.
Главный инженер ЗАО «Институт Гипростроймост-Санкт-Петербург» так оценивает предпосылки и результаты проекта:
«Внешняя среда изменилась, рынки стали насыщенными. Мы начали заниматься более сложными, комплексными объектами, генподряды брать. Это потребовало согласованного участия разных отделов института. А организационно-функциональная структура была старая, не рассчитанная на это.
Ввели руководителей проектов. Но сразу не получилось так, как надо. Трудовые ресурсы в одних руках, проекты в других, мотивировать сотрудников неудобно. Начались конфликты, руководству приходилось тратить много времени на их урегулирование.
Тогда мы перешли к системе общего проектного зала — создали общий пул трудовых ресурсов, начали формировать команды под каждый проект отдельно. Система «1С:Управление проектной организацией» анализирует загрузку, в ней удобно назначать ресурсы. Каждый знает, сколько трудозатрат ему запланировано. Почасовая ставка известна, легко формируется общий бюджет. ГИПы выполняют актуализацию, утверждают фактически отработанные часы. Конфликты практически закончились».
Таким образом, решена главная проблема, с которой сталкиваются проектно-ориентированные организации, не использующие комплексные информационные решения – создан механизм для регулярной, непрерывной актуализации всей информации, важной для планирования и управления проектами. Быстрое сравнение плановых и фактических показателей по распределению материальных и трудовых ресурсов, а также финансовых показателей дает основания руководству принимать обоснованные и оперативные решения.