Типовое внедрение "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Бухгалтерия 8" в ООО “Хорошее настроение”

Автоматизация автозаказа в сети магазинов розничной торговли  «Хорошее настроение»

Немного истории

Торговая сеть "Хорошее настроение" сотрудничает с нами с 2000-го года. На момент первого обращения за автоматизацией, сеть насчитывала 3 магазина в формате самообслуживания, работала на самостоятельно разработанной и поддерживаемой программе для учета.

Постепенно компания развивалась и укрупнялась. На текущий момент сеть насчитывает 19 магазинов, распределительный центр и, помимо розничной торговли, занимается еще и оптовой. Благодаря нашим совместным усилиям, по мере развития сети, компания успешно совершенствует автоматизацию своих управленческих процессов с использованием решения для розничной торговли и автоматизации склада, разработанной нашей компанией. Это решение базируется на 1С:Управлении торговлей редакции 10.3 и включает дополнительный функционал, специально доработанный для облегчения работы розничных сетей. Для нужд регламентированного учета используются типовые продукты фирмы 1С - 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управления персоналом. Компания приняла решение оставить эти продукты типовыми для упрощения обновления, поскольку законодательство в нашей стране меняется часто, а фирма 1С оперативно поддерживает и совершенствует в этом направлении свои продукты.

«Как было до» – применительно к теме кейса

Итак, вернемся к развитию сети.

Компания постепенно разрасталась, и, соответственно, те потребности, которые предъявлялись в самом начале нашего пути, изменились и, поскольку магазинов стало много, появилась потребность в изменении структуры. Если раньше каждый из магазинов напрямую работал со своими поставщиками, то сейчас сеть пришла к тому, что нужно централизовать общение с поставщиками, закрепить единые цены, единые договоренности с поставщиками и, соответственно, упростить процесс документооборота и заказа.

Для решения поставленной задачи был создан собственный РЦ (распределительный центр), решено было частично оставить заказы поставщикам «как было» напрямую, но большую часть товара закупать централизованно и потом развозить товары по магазинам. Однако, после данного мероприятия, очень остро встал вопрос заказов, потому что операторы, которые работали на РЦ, не знали оперативных остатков магазинов (с учетом продаж здесь и сейчас), и тот ручной труд, который необходим для формирования заказов поставщику был достаточно достаточно сложен, поскольку предполагает построение нескольких отчетов и анализа этих отчетов на складе и в магазине. Поэтому, как следствие, операторы часто обращались за консультациями вида: «А как нам это сделать в магазине?» и «Как нам это сделать  в офисе?» и «Как проанализировать, у нас ничего не получается». В связи с этим было принято решени автоматизировать процесс заказа магазина главному складу с учетом нововведений. 

«Как все происходило»

Мы встретились с директором, который по совместительству является генератором идей по развитию своей сети и сотрудниками, которые занимаются, собственно говоря, самим процессом. В результате нескольких встреч были сформированы основные идеи для реализации проекта автоматизации, которая предполагала бы следующее:

1. Нужно фиксировать в удобном для сотрудников виде цены поставщиков и в дальнейшем сделать проверку этих цен при поступлении товаров вплоть до отказа от проведения документа при несоответствии. Нужна история изменения цен. По каждой договоренности.
2. Поскольку все же было принято решение о формировании заказов директорами магазинов на распред. центр – нужны были остатки склада в магазинах. Периодически выгружаем эти остатки в магазин.
3. Дальше нужна некая обработка, которая бы в режиме отчета выводила товары по списку из договоренности с поставщиком и показывала бы остатки товара в магазине с учетом текущих продаж на кассах до закрытия смены (кассы работают на другом ПО, не 1С), а еще выводила бы остатки склада и минимальный остаток для данного магазина. Директор проверяла бы данные о заказе и нажатием на соответствующую кнопку формировала бы заказ.
4. А далее оператор склада при необходимости корректирует заказ и  оформляет документы реализации и поступления в магазин, желательно эту процедуру оформлять одной кнопкой, не открывая новые документы, для скорости.

Детальная проработка задачи, согласование и разработка заняла пару недель, после этого задача прошла тестирование компанией на копии, в результате которого были произведены корректировки  изначального технического задания, после чего было произведено финальное тестирование  в одном из магазинов уже на реальных данных. Далее внедрение по всей сети.

Что изменилось в компании

• Работа стала прозрачной, понятной и удобной
• Скорость работы возросла в разы, заказы стали формироваться оперативно
• Удалось сэкономить ресурсы и сократить операторский состав на складе
• В магазине всегда актуальные остатки, которые позволяют продавать без перерыва и без простоев, соответственно без потери выручки
• Появился «жесткий» механизм контроля цен поставщиков

От клиента получен положительный отзыв о работе.