Переход на новый уровень учета фармацевтического дистрибьютора ОАО «Росфармация» с ПП «1С:Комплексная автоматизация 8»

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ запасов ABC/XYZ
• Анализ продаж ABC/XYZ
• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Кадровый учет
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
• Логистика адресного склада
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Планирование продаж
• Подключение складского оборудования
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Резервирование ТМЦ
• Управление складскими запасами
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет рабочего времени
• Формирование графика оплаты поставщикам
• Формирование графика поступления оплат
• Ценообразование, прайс-листы

Описание

Успешно завершен сложный проект, который совместил в себе инвентаризацию в новом для компании программном продукте "1С:Комплексная автоматизация 8" по специальному справочнику, разработанному для фармдистрибьютора и переход с "1С:Упралвение торговлей 8" и "1С:Бухгалтерия 8" на новую схему учета в "1С:Комплексная автоматизация 8".

ОАО «РОСФАРМАЦИЯ» - правопреемник Российского Объединения “Росфармация” (бывшего Главного аптечного управления Минздрава РСФСР).

Это оптово-снабженческая организация, работающая на Российском рынке лекарственных средств около 70 лет, широко известная в России и странах ближнего зарубежья.

Имеет Федеральную фармацевтическую лицензию. Осуществляет снабжение всех регионов Российской Федерации лекарственными средствами, включая жизненно важные препараты, а также сильнодействующими, ядовитыми, наркотическими, онкологическими, туберкулезными и другими медикаментами. Зарекомендовало себя как надежный и ответственный поставщик регионов России.

ОАО «РОСФАРМАЦИЯ» имеет большой ( около 70 лет ) опыт поставок медикаментов в различные регионы и располагает собственными складскими помещениями в гг. Реутове и Коломне Московской области, г.Красноярске и г. Великие Луки Псковской области общей площадью более 26000 кв.м. На аптечных складах осуществляется жесткий контроль качества закупаемых лекарственных средств, соответствия медикаментов фармакопейным статьям, наличие сертификатов качества, взвешенная политика ценообразования. Наличие собственного автотранспорта позволяет осуществлять оперативную доставку медикаментов в аптеки и ЛПУ.

В 1998-2004 г.г ОАО «РОСФАРМАЦИЯ» активно участвовало в правительственных программах по обеспечению лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения аптечной сети и лечебных учреждений г. Москвы, Московской области, республики Коми, Ульяновской области, Самарской области, Орловской области, Кабардино-Балкарской и Карачаево-Черкесской республик, а также систем ФСБ РФ и МВД РФ.

Основные задачи, стоявшие перед проектной командой, состоявшей из сотрудников ОАО «Росфармация» и ОО «Формула Бизнеса», при переходе на "1С:Комплексная автоматизация 8", это:
- Переход на новый справочник номенклатуры, разработанный с учетом специфики отрасли, при помощи сопоставления кодов со старым справочником и выгрузки остатков уже по новым карточкам, для последующего проведения инвентаризации.
- Разработка комплексных рабочих мест подразделений (продаж, закупок, маркетинга, приемки, сборки, транспортной логистики).
- Разработка и переход на параллельную систему учета взаиморасчетов, т.е. бухгалтерии необходимо было ведение взаиморасчетов с клиентами по договору в целом, а продажам по заказам, с целью контроля ПДЗ. Причем механизм параллельного учета взаиморасчетов должен был работать без вмешательства людей.
- Отслеживание перемещения товаров по складу в процессе сборки, сборщиков и проверяющих при помощи сканеров штрих-кода.

Проект был разделен на следующие стадии:
1. Описание и составление схем бизнес-процессов.
2. Определение точек разрывов функциональности в программном продукте путем наложения схем бизнес-процессов «как надо» на программный продукт.
3. Внесение изменений для устранения точек разрыва функциональности.
4. Перенос остатков в новую базу с привязкой к новым карточкам.
5. Перенос взаиморасчетов с привязкой к новым карточкам Контрагентов.
6. Проведение инвентаризации.
7. Запуск отделов продаж, закупок, маркетинга, сборки товара.
8. Запуск приемного отдела.

Внедрение началось с обследования бизнес-процессов компании в сентябре 2009г по схеме «как есть», в ходе обследования были обследованы основные бизнес-процессы. Далее, в ноябре, данные схемы были проанализированы и на их основании составлены схемы бизнесс-процсессов по принципу «как надо». Схемы «как надо» были наложены на функционал программного продукта "1С:Комплексная автоматизация 8", получены точки разрывов функциональности, которые были устранены при доработке программного продукта.
В течении второй половины ноября и декабря была произведена доработка программного продукта "1С:Комплексная автоматизации 8" и 2 января 2009 г. был произведен перенос остатков с последующей инвентаризацией, которые завершились в положенный срок.
С 14 января 2010 произошел запуск конфигурации "1С:Комплексная автоматизация 8" в рабочем режиме. Все цели проекта были достигнуты к 1 апреля 2010г.

Можно выделить следующие «крупные» механизмы, реализованные в системе.
- Созданы рабочие места по следующим подразделениям: продажи, закупки, отдел приемки и размещения товаров, отдел комплектации товаров, отдел транспортной логистики.
- Реализован процесс поступления товаров на склад с размещением товара по местам хранения и его расценкой (товар не поступит в продажу пока не будет размещен и расценен).
- Реализована система параллельного учета взаиморасчетов с контрагентами по заказам, работающая полностью в автономном режиме, в то время как бухгалтерия ведет основной учет договоров «по договору в целом» (программа сама разносит платежи и переносит переплаты в случаях возвратов товаров и корректировок взаиморасчетов).
- Выгрузки/загрузки в торговые системы Кросс-Маркет, ФармСМ, Аналит Фармация, Фарм командир. Загружаются заказы покупателей, выгружаются отказы по позициям отсутствующим на остатках, но фигурирующих в заказе покупателя, прайс-листы, накладные, протоколы согласования цен и другие.
- Механизм контроля предельно допустимых наценок по ЖНВЛС. Программа не позволяет отгружать товар с наценкой выше разрешенной.
- Реализована многоуровневая система блокировки ПДЗ (программа автоматически по заданному расписанию проверяет состояние взаиморасчетов и при наличии просроченного ПДЗ блокирует клиента).
- Процесс сборки и отгрузки товара реализован с помощью сканера штрих-кода. Штрих-коды нанесены на складские документы, участвующие в сборке, и комплекты документов передаваемых клиентам. Сборщики и проверяющие тоже имеют свой штрих-код. Это позволило контролировать время прохождения сборки товара по основным складским стадиям, а также возврат документов в бухгалтерию.
- Реализована система начисления зарплаты менеджерам с привязкой к планам продаж и ПДЗ.