Внедрение «1С:Комплексная автоматизация 8» на предприятиях Холдинга «АН-Секьюрити»

Отзыв клиента

"АН-Секьюрити"
Санкт-Петербург, Февраль 2010

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 42

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 42

Автоматизированы следующие функции:

  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Кадровый учет
  • Налоговый учет
  • Расчет зарплаты
  • Расчет фактической себестоимости
  • Управление отношениями с клиентами (CRM)
  • Управление складскими запасами
  • Учет рабочего времени

Описание

Внедрение «1С:Комплексная автоматизация 8» на предприятиях Холдинга «АН-Секьюрити»

Завершен проект по внедрению программного продукта «1С:Комплексная автоматизация 8» на предприятиях холдинга «АН-Секьюрити» в Санкт-Петербурге. Исполнителем проекта выступила консультационно-внедренческая компания «Диалог Информационные Технологии».

История холдинга ведет начало с образования ЗАО «ОП «Альфа-Норд», которое является родоначальником бренда AN-Security. Под этим брендом предприятия холдинга оказывают услуги по физической и технической охране объектов розничной торговли, бизнес-центров, производственных предприятий, объектов культуры, по сопровождению (в том числе и вооруженному) грузов и физических лиц, обеспечению безопасности на массовых мероприятиях, оказанию помощи иностранным гражданам. С 2003 года компания вышла на региональный рынок России и активно развивается в этом направлении.

В процессе активного развития и роста масштабов компания столкнулась с проблемой постановки учета затрат и складских запасов. Решить эту проблему при отсутствии системы оперативного учета было невозможно – предприятию требовался эффективный инструмент, позволяющий контролировать расходы и работающий в комплексе с другими учетными системами. Вместе с тем использующиеся программные продукты «1С:Предприятие 7.7» для ведения бухгалтерского и налогового учета, кадрового учета и расчета заработной платы перестали покрывать потребности крупной компании.

Способствовать развитию холдинга была призвана новая комплексная информационная система, охватывающая значимые функциональные участки: оперативный учет, кадровый учет и расчет заработной платы, бухгалтерский и налоговый учет. Одним из основных требований к программному продукту стала организация работы нескольких подразделений, а в дальнейшем и филиалов, в едином информационном пространстве. При этом в качестве приоритетных направлений автоматизации руководство холдинга обозначило расчет управленческой заработной платы, ведение табельного учета и оперативный учет.

Для выбора оптимального продукта ИТ-директор холдинга Ирина Ягодкина инициировала обследование бизнес-процессов предприятия, что является наиболее рациональным подходом при реализации подобных проектов. В качестве исполнителя работ была приглашена компания «Диалог Информационные Технологии». По результатам обследования руководству холдинга был предложен новый на тот момент программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 8», который обеспечивает «бесшовную» автоматизацию и создание единой информационной среды без излишних финансовых затрат на невостребованные функции. Предложенное решение полностью устроило руководство с точки зрения стоимости и возможностей, и в апреле 2009 года специалисты «Диалог ИТ» приступили к реализации проекта.

Реализация проекта проходила в несколько этапов:

1. апрель – июнь 2009 – параллельное моделирование ведения оперативного учета, кадрового учета и расчета заработной платы, бухгалтерского учета в программном продукте.
2. июль – сентябрь 2009 – адаптация подсистем расчета заработной платы и оперативного учета.
3. сентябрь 2009 – моделирование расчета регламентированной заработной платы
4. октябрь 2009 - январь 2010 – опытная эксплуатация информационной системы, обучение пользователей, консультирование по вводу начальных данных, настройка дополнительных отчетов
5. февраль 2010 – запуск информационной системы в промышленную эксплуатацию

В ходе внедрения «1С:Комплексная автоматизация 8» были автоматизированы следующие функциональные области:
• автоматизированный расчет заработной платы с учетом специфики работы охранного предприятия
• кадровый учет, учет удержаний и отчислений во внебюджетные фонды, расчет отпускных и больничных
• ведение табеля учета отработанного времени
• оперативный учет
o управление отношениями с клиентами
o управление взаиморасчетами с клиентами
o учет затрат и расчет фактической себестоимости охранных услуг
o учет затрат на автотранспорт
o управление складскими запасами
• бухгалтерский и налоговый учет

Комплексная информационная система на 42 рабочих мест охватывает несколько юридических лиц – подразделений компании. В дальнейшем система будет тиражироваться в региональные подразделения холдинга.

В ходе проекта решена важнейшая задача - постановка учета затрат по объектам. Его специфика состоит в том, что для каждого охраняемого объекта установлена разная стоимость услуг, и рентабельность напрямую зависит от затраченных на охрану ресурсов. Раньше получить полную информацию о формировании себестоимости услуг было невозможно, а теперь с помощью информационной системы учитываются расходы на заработную плату, спецодежду и оборудование, автотранспорт и бензин, а также накладные расходы и амортизация. Это позволяет рассчитать себестоимость услуг для всех объектов с учетом разветвленной структуры компании и в дальнейшем принимать обоснованные управленческие решения в части сокращения затрат.

Благодаря автоматизации оперативного учета повысилась прозрачность информации об итоговой стоимости услуг для бухгалтерии и отдела продаж. Фактическая сумма оплаты может отличаться от заявленной в договоре за счет введения новых охранных постов или оказания дополнительных услуг, но раньше это рассчитывалось вручную, поскольку информация хранилась в разных источниках или же оговаривалась в устном телефонном разговоре. Теперь же в договоре указываются условия изменения стоимости услуг и тарифы на дополнительные услуги, а в информационной системе отслеживаются все факты их оказания - это позволяет бухгалтеру проводить план-фактный анализ, чтобы оперативно определить, за счет чего сумма оплаты стала больше или меньше.

Также в ходе автоматизации автоматизирован складской учет спецодежды (в разрезе цветов, размеров и прочих характеристик) и оборудования – ноутбуков, раций и т.д. Благодаря этому появилась возможность оперативно получать достоверные отчеты по наличию одежды у каждого сотрудника и учитывать ее износ. При этом подключение принтеров этикеток и терминала сбора данных позволяет в любой момент проводить инвентаризацию. Решение этой актуальной задачи позволило установить контроль за оборотом товарно-материальных ценностей, что в конечном итоге сокращает затраты на приобретение оборудования и спецодежды.

В информационной системе также реализован механизм учета затрат на автотранспорт, включающий в себя учет затрат и пробега по автомобилям и установку лимитов на затраты.

Внедрение «1С:Комплексная автоматизация 8» позволило получать полную информацию о структуре заработной платы, поскольку созданная информационная система учитывает специфику оплаты труда более 1000 работников предприятия. Так, заработная плата зависит не только от объекта охраны, но и от конкретного поста и категории охранника. Например, в гипермаркетах услуги охраны возле касс или возле входа тарифицируются по-разному, при этом сами охранники периодически сменяют друг друга на разных постах. Помимо этого, из заработной платы частично вычитается стоимость спецодежды.

Функция учета отработанного времени каждого охранника и его фактического местонахождения на объекте наиболее трудоемка для расчетчика. Сейчас специалисты «Диалог ИТ создали удобный механизм, который позволяет расчетчику транслировать табели отработанного времени из блока регламентированного учета. Однако для более эффективного построения учета в ближайшей перспективе планируется перестроение системы с переводом этой функции на менеджеров, непосредственно организующих работу охранников. Соответственно, трудозатраты расчетчика будут существенно сокращены, а менеджеры получат инструмент для контроля отработанного времени. Одновременно это позволит оптимизировать расходы на заработную плату: менеджеры всегда будут знать, сколько охранников находится на объектах, а также смогут наиболее оптимально с точки зрения затрат планировать работу охранников разных категорий.

Развитие комплексной информационной системы планируется и в будущем: на предприятиях холдинга будут автоматизированы системы бюджетирования и формирования консолидированной отчетности.

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении «1С:Комплексная автоматизация 8» на предприятиях Холдинга «АН-Секьюрити»

Завершен проект по внедрению программного продукта «1С:Комплексная автоматизация 8» на предприятиях холдинга «АН-Секьюрити» в Санкт-Петербурге. Исполнителем проекта выступила консультационно-внедренческая компания «Диалог Информационные Технологии».

Предприятия холдинга «АН-Секьюрити» оказывают услуги по физической и технической охране объектов розничной торговли, бизнес-центров, производственных предприятий, объектов культуры, по сопровождению (в том числе и вооруженному) грузов и физических лиц, обеспечению безопасности на массовых мероприятиях, оказанию помощи иностранным гражданам. С 2003 года компания вышла на региональный рынок России и активно развивается в этом направлении.

В процессе активного развития и роста масштабов компания столкнулась с проблемой постановки учета затрат и складских запасов. Решить эту проблему можно было с помощью эффективного инструмента, позволяющего контролировать расходы. Вместе с тем использующиеся учетные системы перестали покрывать потребности крупной компании.

Способствовать развитию холдинга была призвана новая комплексная информационная система, охватывающая значимые функциональные участки: оперативный учет, кадровый учет и расчет заработной платы, бухгалтерский и налоговый учет. Одним из основных требований к программному продукту стала организация работы подразделений в Санкт-Петербурге и других регионах в едином информационном пространстве.

Для выбора оптимального продукта было инициировано обследование бизнес-процессов предприятия, что является наиболее рациональным подходом при реализации подобных проектов. В качестве исполнителя работ была приглашена компания «Диалог Информационные Технологии». По результатам обследования руководству холдинга был предложен новый на тот момент программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 8», который обеспечивает «бесшовную» автоматизацию и создание единой информационной среды без излишних финансовых затрат на невостребованные функции. Предложенное решение полностью устроило руководство с точки зрения стоимости и возможностей, и в апреле 2009 года специалисты «Диалог ИТ» приступили к реализации проекта.

В ходе внедрения «1С:Комплексная автоматизация 8» были автоматизированы следующие функциональные области:
• автоматизированный расчет заработной платы с учетом специфики работы охранного предприятия
• кадровый учет, учет удержаний и отчислений во внебюджетные фонды, расчет отпускных и больничных
• ведение табеля учета отработанного времени
• оперативный учет
o управление отношениями с клиентами
o управление взаиморасчетами с клиентами
o учет затрат и расчет фактической себестоимости охранных услуг
o учет затрат на автотранспорт
o управление складскими запасами
• бухгалтерский и налоговый учет

Комплексная информационная система на 42 рабочих мест охватывает несколько юридических лиц – подразделений компании. Начато тиражирование системы в региональные подразделения холдинга.

В ходе проекта решена важнейшая задача - постановка учета затрат по объектам. Его специфика состоит в том, что для каждого охраняемого объекта установлена разная стоимость услуг, и рентабельность напрямую зависит от затраченных на охрану ресурсов.

Также в ходе автоматизации автоматизирован складской учет спецодежды (в разрезе цветов, размеров и прочих характеристик) и оборудования – ноутбуков, раций и т.д. Благодаря этому появилась возможность оперативно получать достоверные отчеты по наличию одежды у каждого сотрудника и учитывать ее износ. Решение этой актуальной задачи позволило установить контроль за оборотом товарно-материальных ценностей, что в конечном итоге сокращает затраты на приобретение оборудования и спецодежды.

Внедрение «1С:Комплексная автоматизация 8» позволило получать полную информацию о структуре заработной платы, поскольку созданная информационная система учитывает специфику оплаты труда более 1500 работников предприятия. Так, заработная плата зависит не только от объекта охраны, но и от конкретного поста и категории охранника.

В результате реализации проекта предприятия холдинга получили комплексную информационную систему, позволяющую контролировать и оптимизировать расходы и своевременно получать необходимую информацию для принятия управленческих решений.

«АН-Секьюрити» выражает благодарность компании «Диалог ИТ» за совместную плодотворную работу и благополучное завершение проекта внедрения.