Топливная сеть ООО «Фаэтон-Аэро» обзавелась эффективной системой для управления бизнесом с помощью проекта компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) и «1С:Предприятия 8»

Автоматизированы следующие функции:

• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Диспетчеризация грузоперевозок
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Планирование расхода ГСМ
• Розничная торговля
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление складскими запасами

Описание

Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила проект по автоматизации на базе «1С:Управление производственным предприятием 8» у лидера топливного рынка – холдинга «Фаэтон-Аэро». Среди результатов проекта руководство компании «Фаэтон-Аэро» отмечает увеличение продаж, улучшение финансового планирования, усиление контроля за оборотом топлива, снижение непредвиденных расходов.

Федеральная топливная сеть «Фаэтон-Аэро» основана в 1991 году в Санкт-Петербурге. В настоящий момент сеть автозаправочных станций «Фаэтон-Аэро» насчитывает более 200 АЗС, из них 60 – в Санкт-Петербурге и области, остальные - в ключевых городах России, таких как Москва, Волгоград, Новгород и другие. «Фаэтон-Аэро» входит в тройку лидеров топливного рынка на Северо-Западе России, доля сегмента рынка компании составляет 25 процентов. В марте 2008 года компания «Фаэтон-Аэро» стала лауреатом национальной премии «Лидер Отрасли».
Расширяя собственную федеральную сеть, компания инвестировала более 13 миллиардов рублей на запуск 230 АЗС в 28 регионах России. Причины для начала внедрения программного продукта были следующие: необходимость в создании мощной информационной системы с возможностью ее тиражирования по другим регионам присутствия присутствия компании "Фаэтон-Аэро". Требовалось, чтобы новая система позволила решать следующие задачи:
• вести учет и эффективное управление поступлением, доставкой, продажей горюче-смазочных материалов (ГСМ);
• оперативно получать точные данные о работе каждой АЗС, включая оборот товаров в кафе и магазинах на станциях;
• управлять взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• осуществлять обмен данными с существующими локальными системами управления АЗС;
• осуществлять обмен данными с системами учета топливных талонов, билетов и смарт-карт (безналичный расчет за топливо для физических и юридических лиц).
Существующие в компании программные продукты не удовлетворяли поставленным требованиям и затрудняли процесс получения оперативной ежедневной информации по деятельности компании. Было принято решение о переходе на новую систему ERP-класса «1С:Управление производственным предприятием 8», т.к. это проверенная комплексная система с богатым функционалом. В связи с высокой сложностью проекта в качестве исполнителя по многим рекомендациям была выбрана компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), Петербургское подразделение. Реализация проекта длилась 23 месяца. Автоматизировано 20 рабочих мест.
В результате создана комплексная информационная система, которая объединила в себе данные о деятельности каждой из 60-ти АЗС Северо-Западного региона, позволила вести учет всей торгово-закупочной деятельности компании по региону. Автоматизированы подсистемы: управления денежными средствами, управления продажами и CRM, управления закупками и запасами. Под специфику деятельности топливной сети специалистами компании БИТ была разработана дополнительная подсистема учета купли-продажи ГСМ.
Внедрение проекта позволило компании:
• улучшить взаимоотношения с контрагентами
По результатам проекта в несколько раз улучшена работа компании с поставщиками ГСМ. В системе осуществляется мониторинг и анализ предложений от поставщиков – выбираются лучшие кандидаты по условиям и качеству продукции. Автоматически формируется график оплат поставщикам по датам. Благодаря автоматизации сложной системы взаиморасчетов (предоплата, процентная оплата по факту отгрузки/получения ГСМ, по факту выставления накладной поставщиком, с учетом различных отсрочек от этих моментов в календарных или банковских днях) в системе оперативно создаются отчеты по отсроченной и просроченной кредиторской задолженности. Это обеспечило контроль за расходованием денежных средств и позволило улучшить финансовое планирование.
• управлять закупками, движением и хранением ГСМ
На основании графика взаиморасчетов с поставщиками в системе формируется график закупок, выстраиваются детальные планы закупок и продаж. Автоматизирован сложный процесс учета ГСМ в пути: учитывается стоимость услуг компании-перевозчика, формируется сопроводительная документация (заказ перевозчику, товарно-транспортная накладная, акт слива ГСМ на АЗС), ведется учет путей поступления ГСМ в компанию (через ж/д, доставкой, самовывозом и пр). В зависимости от полученных данных ведется расчет реальной себестоимости бензина, формируется его конечная цена. При транспортировке и хранении товара в компании осуществляется контроль массы и объема топлива. Автоматизирован учет хранения ГСМ на нефтебазах, настроен канал пересылки данных о реальных наливах (отгрузках) с локальных систем учета на нефтебазах покупателям и перевозчикам. Все это обеспечило компанию точной оперативной информацией о наличии, обороту и остатках ГСМ, позволило пресечь несанкционированный забор топлива с использованием поддельных документов, повторного предъявления доверенностей на вывоз топлива и пр., обеспечило высокий уровень контроля запасов ГСМ в целом.
• управлять продажами компании и привлекать новых клиентов (CRM)
С учетом отраслевой специфики в системе автоматизированы следующие виды продаж: розничные продажи, продажи с отправкой топлива клиентам по ж\д, продажи с доставкой, самовывозом. Отражена сложная система взаиморасчетов с покупателями ГСМ: предоплата, оплата процентов по факту отгрузки/получения ГСМ, оплата по факту выставления накладной покупателю и пр. На основании полученных данных руководство компании формирует отчеты по дебиторской задолженности, строит текущий и годовой планы продаж, контролирует финансовые поступления, ведет анализ продаж отдельных видов топлива. Использование новой системы обеспечило и удобство работы менеджеров по продажам. Новые рабочие места менеджеров целесообразно организованы для быстрого поиска необходимой для переговоров с клиентами информации. Система фиксирует все контакты с клиентами, в т.ч. переписку и позволяет отслеживать эффективность работы каждого из менеджеров, анализировать результаты выполнения планов продаж. По результатам проекта увеличился приток новых клиентов, продажи компании возросли в полтора раза.
• Проводить анализ цен конкурентов и регулировать ценообразование на АЗС
В системе реализован механизм сбора и сравнения цен на топливо с ценами на АЗС конкурентов. Проводится анализ изменения цен в разрезе географического положения, вида топлива и пр. Это позволило компании всегда владеть оперативной информацией о состоянии цен в занимаемом рынке и своевременно корректировать собственную ценовую политику.
• ежедневно получать оперативные данные о результатах деятельности каждой АЗС
В ходе работ был настроен канал обмена данными с каждой из систем управления АЗС. Ранее подобный механизм в компании существовал, но оперативность данных была затруднена ввиду медленной обработки информации, периодического отсутствия в системе первичных данных, которые не успевали вносить сотрудники АЗС. Для улучшения взаимодействия с центральным офисом был введен список ключевых показателей, обязательных для ежедневного отображения в системе. Такой подход позволил ускорить трансляцию первичных данных и снизил трудозатраты персонала. Автоматизирован и учет деятельности локальных магазинов и кафе на АЗС. Ведется калькуляция блюд, учет прихода и остатков товаров, порционная продажа (в т.ч. напитков). Осуществляется расчет себестоимости блюд, списание товаров, инвернтаризация. Таким образом, руководство компании каждый день получает достоверные данные о работе всех АЗС, это положительно сказывается на планировании развития компании.
• Обеспечить эффективную работу с корпоративными клиентами, использующими смарт-карты, топливные талоны, билеты
В ходе проекта в компании настроен обмен данными с существующими системами учета обращения смарт-карт, топливных талонов, билетов. Созданы механизмы отслеживания продаж, отгрузки топлива клиентам, производится автоматическая выписка счетов компаниям с постоплатными системами расчетов. Все это обеспечило контроль дебиторской задолженности, повысило прозрачность информации по взаимодействию с корпоративными клиентами.