Внедрение информационной системы в компании «АЛДИМОТО» для автоматизации управленческого учета в единой системе на базе ПП «1С:Управление торговлей 8»

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ продаж ABC/XYZ
• Взаиморасчеты с покупателями
• Комиссионная торговля
• Консолидация данных
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Планирование закупок
• Подключение торгового оборудования
• Резервирование ТМЦ
• Розничная торговля
• Управление складскими запасами
• Учет акцизов
• Учет продаж ТМЦ
• Ценообразование, прайс-листы

Описание

Компания занимается продажей мототехники, а также экипировки, запчастей и аксессуаров к ней. Сервис-центр «АЛДИМОТО» осуществляет ремонт и техническое обслуживание импортных мотоциклов, скутеров, ATV, снегоходов на профессиональном оборудовании (Hofmann, BikeLift, OMA). Компания занимается установкой дополнительного оборудования и тюнингом мототехники, функционирует студия звука. «АЛДИМОТО» представляет услуги по консервации неиспользуемой мототехники и располагает комфортным мотоэвакуатором.
До начала работ по внедрению ПП «1С:Управление торговлей 8» в компании «АЛДИМОТО» не использовались информационные системы ведения учета.
В связи с этим в 2005 году руководство компаний, входящих в торговую марку «Байк Ленд», приняло решение об автоматизации ООО «АЛДИМОТО» в рамках внедрения ПП «1С:Управление торговлей 8» во всех компаниях торговой марки. Выбор конфигурации был обусловлен следующими факторами:

1) Ведение количественного и партионного учета товаров на складах в разрезе серий и характеристик.
2) Удобные отчеты по регистрам накопления.
3) Удобный механизм обмена данными между базами различных салонов.
Доработка программы «1C:Управление торговлей 8» производилась в офисе компании ООО «Абсолют-Софт» путем совместной разработки несколькими программистами и в виде файлов обновлений передавалась на объекты внедрения.
Далее проводились консультационные работы по адаптации специализированного решения и выполнялись доработки конфигурации.
Информационная система, разработанная на базе ПП «1С:Управление торговлей 8» и установленная в ООО «АЛДИМОТО», содержала следующие доработки:
1) Настроен обмен данными между ПП «1С:Управление торговлей 8» и ПП «1С:Управление производственным предприятием 8».
2) Настроен автоматизированный обмен данными между базами сети мотосалонов каждые 2 часа с использованием планов обмена.
3) Настроены обработки подбора товаров в документы, позволяющие продавцу видеть остатки товаров во всех салонах.
4) Автоматизированы процессы работы с комиссионерами с учетом сложной системы возвратов покупателем комиссионного товара комиссионеру.
5) Разработана оригинальная система перемещения товаров между складами на основе заказов покупателей:
- на основании заказов покупателей менеджер формирует заявку на перемещение;
- кладовщик на складе-отправителе подбирает товар с помощью сканера штрих-кода, количество отправленного товара может не совпадать с запланированным в заявке;
- кладовщик на складе-получателе с помощью штрих-коды проверяет соответствие отпущенного товара с полученным.
Таким образом, достигается достоверность данных системы с реальными остатками.
6) Автоматизирован документооборот мотосервиса:
- Реализован документ «Заказ-наряд». В документе выполняется учет услуг, материалов, собственных запчастей и запчастей клиентов, используемых для ремонта мотоциклов. На основании заказа-наряда вводятся следующие типовые документы:
> Реализация товаров и услуг. В данном документе отражаются как товары, так и услуги.
> Требование-накладная. Осуществляется списание материалов на затраты.
> Перемещение товаров. В специальной форме подбора заказа-наряда по результатам анализа остатков на различных складах формируются заявки на перемещение товаров. В зависимости от того, на каком складе есть остаток, в заявке складом-отправителем является склад, на котором есть остаток, складом-получателем является склад сервиса.
- На основании документов формируются следующие отчеты:
> Заказ-наряд. Печатная форма заказа-наряда содержит список, оказываемых услуг, с приведением цен. По данной форме в кассе осуществляется оплата путем указания номера заказа-наряда.
> Заявка-договор.
- Реализованы дополнительные отчеты по сервису:
> Выработка СТО. Отчет формируется в разрезе подразделений и отражает отработанные часы сотрудников по видам работ (гарантийные работы, предпродажная подготовка и платные работы). Также отчет отражает информацию о количестве отремонтированных мотоциклов каждым из сотрудников СТО.
> Товарный отчет. Отчет содержит список услуг, товаров и материалов, использованных в конкретном подразделении за период.
- Реализован специальный алгоритм назначения цен нормо-часа на услуги в разрезе подразделений.
- Реализован алгоритм шаблонов. Шаблон представляет из себя комплект стандартных услуг (например, плановое техобслуживание включает замену масла, проверку систем и т.п.), необходимых для обслуживания и ремонта мотоциклов, с указанием стоимости работ.
7) Разработан алгоритм проведения инвентаризации товаров по всем складам и салонам, входящих в торговую марку. При этом сравнение бухгалтерских и фактических остатков выполняется в ПП «1С:Управление торговлей 8», а результаты сверки загружаются в специальные документы ПП «1С:Управление производственным предприятием 8».
8) Созданы обработки для автоматического ввода наборов типовых документов.
9) С целью поддержания достоверности остатков в базе данных реализована специализированная система защиты от недопустимых действий пользователя: невозможно ввести документы без сверки штрих-кодов.
10) Разработан набор специализированных отчетов для оценки объемов продаж, остатков на складах и других отчетов, которые позволяют строить планы закупок.
11) Разработан алгоритм отражения в учете затрат на акцизы в документе «ГТД по импорту».
12) Проведено обучение пользователей системы путем удаленных консультаций.
В ООО «Абсолют-Софт» действует система консультаций и технической поддержки, которая обеспечивает высокий уровень качества обслуживания клиентов. Регламент работы системы подразумевает оказание услуг в удаленном режиме с использованием электронной почты. Заявки клиентов обрабатываются сотрудниками ООО «Абсолют-Софт» в регламентируемые сроки, что позволяет клиенту получать своевременное решение своих вопросов. А благодаря удаленной системе повышается экономическая эффективность использования службы консультаций и технической поддержки ООО «Абсолют-Софт».
В течение всего хода внедрения проводились работы по мониторингу работы менеджеров компании и контроль за обменом данных.
В настоящее время внедрение завершено, ООО «Абсолют-Софт» ведутся работы по сопровождению системы, в т.ч. техническая и методическая поддержка пользователей.
Внедрение системы привело к повышению следующих показателей:
- эффективности использования складов за счет повышения достоверности информации об остатках на складах;
- качества обслуживания клиентов: единая централизованная система позволяет всем продавцам получать информацию о наличии товаров в различных салонах торговой марки;
- качества работы мотосервисов;
- эффективности использования рабочего времени сотрудников компании за счет интеграции систем управленческого и бухгалтерского учета в единое информационное пространство;
- оперативность и достоверность получения специализированных управленческих отчетов для анализа основных финансовых показателей компании.

Планы дальнейшего развития системы включают продолжение работы по дальнейшей автоматизации и консультированию пользователей.

Отзыв клиента

«__» ___________20__г. №_____________ В фирму «1С»


Отзыв о работе
Внедрение информационной системы в компании «АЛДИМОТО» для автоматизации управленческого учета в единой системе на платформе «1С:Управление торговлей 8».
ООО «АЛДИМОТО» – московский мотосалон и сервисный центр. Входит в состав известной торговой марки «Байк Ленд».
Компания занимается продажей мототехники, а также экипировки, запчастей и аксессуаров к ней. Сервис-центр «АЛДИМОТО» осуществляет ремонт и техническое обслуживание импортных мотоциклов, скутеров, ATV, снегоходов на профессиональном оборудовании (Hofmann, BikeLift, OMA). Компания занимается установкой дополнительного оборудования и тюнингом мототехники, функционирует студия звука. «АЛДИМОТО» представляет услуги по консервации неиспользуемой мототехники и располагает комфортным мотоэвакуатором.
До начала работ по внедрению «1С:Управление торговлей 8» в компании «АЛДИМОТО» не использовались информационные системы ведения учета.
В связи с этим в 2005 году руководство компаний, входящих в торговую марку «Байк Ленд», приняло решение об автоматизации ООО «АЛДИМОТО» в рамках внедрения «1С:Управление торговлей 8» во всех компаниях торговой марки. Выбор конфигурации был обусловлен следующими факторами:
1) Ведение количественного и партионного учета товаров на складах в разрезе серий и характеристик.
2) Удобные отчеты по регистрам накопления.
3) Удобный механизм обмена данными между базами различных салонов.
Работы начались в октябре 2006 года. В промышленную эксплуатацию система была введена с апреля 2007 года. До июля 2009 проводились доработки системы по оперативным задачам Заказчика, а также поддержка и консультации пользователей. Типовая конфигурация подвергалась модификациям в течение всего хода внедрения. Всего в ходе работ было автоматизировано 15 рабочих мест.
Доработка программы «1C:Управление торговлей 8» производилась в офисе компании ООО «Абсолют-Софт» путем совместной разработки несколькими программистами и в виде файлов обновлений передавалась на объекты внедрения.
Далее проводились консультационные работы по адаптации специализированного решения и выполнялись доработки конфигурации.
Информационная система, разработанная на базе «1С:Управление торговлей 8» и установленная в ООО «АЛДИМОТО» содержала следующие доработки:
1) Настроен обмен данными между «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8».
2) Настроен автоматизированный обмен данными между базами сети мотосалонов каждые 2 часа с использованием планов обмена.
3) Настроены обработки подбора товаров в документы, позволяющие продавцу видеть остатки товаров во всех салонах.
4) Автоматизированы процессы работы с комиссионерами с учетом сложной системы возвратов покупателем комиссионного товара комиссионеру.
5) Разработана оригинальная система перемещения товаров между складами на основе заказов покупателей:
- на основании заказов покупателей менеджер формирует заявку на перемещение;
- кладовщик на складе-отправителе подбирает товар с помощью сканера штрих-кода, количество отправленного товара может не совпадать с запланированным в заявке;
- кладовщик на складе-получателе с помощью штрих-коды проверяет соответствие отпущенного товара с полученным.
Таким образом, достигается достоверность данных системы с реальными остатками.
6) Автоматизирован документооборот мотосервиса:
- Реализован документ «Заказ-наряд». В документе выполняется учет услуг, материалов, собственных запчастей и запчастей клиентов, используемых для ремонта мотоциклов. На основании заказа-наряда вводятся следующие типовые документы:
- Реализация товаров и услуг. В данном документе отражаются как товары, так и услуги.
- Требование-накладная. Осуществляется списание материалов на затраты.
- Перемещение товаров. В специальной форме подбора заказа-наряда по результатам анализа остатков на различных складах формируются заявки на перемещение товаров. В зависимости от того, на каком складе есть остаток, в заявке складом-отправителем является склад, на котором есть остаток, складом-получателем является склад сервиса.
- На основании документов формируются следующие отчеты:
- Заказ-наряд. Печатная форма заказа-наряда содержит список, оказываемых услуг, с приведением цен. По данной форме в кассе осуществляется оплата путем указания номера заказа-наряда.
- Заявка-договор.
- Реализованы дополнительные отчеты по сервису:
- Выработка СТО. Отчет формируется в разрезе подразделений и отражает отработанные часы сотрудников по видам работ (гарантийные работы, предпродажная подготовка и платные работы). Также отчет отражает информацию о количестве отремонтированных мотоциклов каждым из сотрудников СТО.
- Товарный отчет. Отчет содержит список услуг, товаров и материалов, использованных в конкретном подразделении за период.
- Реализован специальный алгоритм назначения цен нормо-часа на услуги в разрезе подразделений.
- Реализован алгоритм шаблонов. Шаблон представляет из себя комплект стандартных услуг (например, плановое техобслуживание включает замену масла, проверку систем и т.п.), необходимых для обслуживания и ремонта мотоциклов, с указанием стоимости работ.
7) Разработан алгоритм проведения инвентаризации товаров по всем складам и салонам, входящих в торговую марку. При этом сравнение бухгалтерских и фактических остатков выполняется в «1С:Управление торговлей 8», а результаты сверки загружаются в специальные документы «1С:Управление производственным предприятием 8».
8) Созданы обработки для автоматического ввода наборов типовых документов.
9) С целью поддержания достоверности остатков в базе данных реализована специализированная система защиты от недопустимых действий пользователя: невозможно ввести документы без сверки штрих-кодов.
10) Разработан набор специализированных отчетов для оценки объемов продаж, остатков на складах и других отчетов, которые позволяют строить планы закупок.
11) Разработан алгоритм отражения в учете затрат на акцизы в документе «ГТД по импорту».
12) Проведено обучение пользователей системы путем удаленных консультаций.
В ООО «Абсолют-Софт» действует система консультаций и технической поддержки, которая обеспечивает высокий уровень качества обслуживания клиентов. Регламент работы системы подразумевает оказание услуг в удаленном режиме с использованием электронной почты. Заявки клиентов обрабатываются сотрудниками ООО «Абсолют-Софт» в регламентируемые сроки, что позволяет клиенту получать своевременное решение своих вопросов. А благодаря удаленной системе повышается экономическая эффективность использования службы консультаций и технической поддержки ООО «Абсолют-Софт».
В течение всего хода внедрения проводились работы по мониторингу работы менеджеров компании и контроль за обменом данных.
Наиболее значимые моменты внедрения заключались в реализации следующих пунктов:
1) Настройке обмена данными между «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8».
2) Настройке автоматизированного обмена данными между базами сети мотосалонов торговой марки каждые 2 часа с использованием планов обмена.
3) Автоматизации документооборота мотосервиса, создании набора отчетов для сервиса.
4) Разработке оригинальной системы перемещения товаров между складами на основе заказов покупателей.
5) Реализации специализированной системы защиты от недопустимых действий пользователя: невозможно ввести документы без сверки штрих-кодов.
В настоящее время внедрение завершено, ООО «Абсолют-Софт» ведутся работы по сопровождению системы, в т.ч. техническая и методическая поддержка пользователей.
Внедрение системы привело к повышению следующих показателей:
- эффективности использования складов за счет повышения достоверности информации об остатках на складах;
- качества обслуживания клиентов: единая централизованная система позволяет всем продавцам получать информацию о наличии товаров в различных салонах торговой марки;
- качества работы мотосервисов;
- эффективности использования рабочего времени сотрудников компании за счет интеграции систем управленческого и бухгалтерского учета в единое информационное пространство;
- оперативность и достоверность получения специализированных управленческих отчетов для анализа основных финансовых показателей компании.

Планы дальнейшего развития системы включают продолжение работы по дальнейшей автоматизации и консультированию пользователей.