Автоматизация управления объектами коммерческой недвижимости ООО «БазЭл Недвижимость» на базе решения «1С:Управление корпоративными финансами»
ООО «БазЭл Недвижимость»
Автоматизированы следующие функции:
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
Описание
ООО «БазЭл Недвижимость» – специализированное подразделение одной из крупнейших российских компаний, которое централизованно выполняет все необходимые функции по осуществлению арендных отношений для всех компаний-Заказчиков, делая это максимально профессионально и консолидируя единую управленческую отчетность.
Для сокращения числа возможных ошибок и уменьшения временных затрат на ведение бухгалтерского и оперативного учета руководство компании приняло решение о внедрении специализированной автоматизированной системы. В качестве возможных вариантов рассматривался ряд зарубежных систем учета объектов недвижимости, а также отечественный программный продукт «1С:Управление корпоративными финансами», разработанный на технологической платформе «1С:Предприятие 8». В итоге выбор ООО «БазЭл Недвижимость» был сделан в пользу «1С:Управление корпоративными финансами», благодаря, в том числе, таким его достоинствам, как простота настройки, открытость исходного кода, отсутствие функциональной избыточности для пользователя.
При этом следует отметить, что функциональные возможности решения «1С:Управление корпоративными финансами» в типовом виде не полностью соответствовали потребностям ООО «БазЭл Недвижимость», что было связано со спецификой бизнес-процессов предприятия. Разработка и внедрение системы автоматизации процессов управления коммерческой недвижимостью на базе выбранного тиражного продукта были поручены компании AXELOT, имеющей значительный опыт выполнения проектов автоматизации бухгалтерского и оперативного учета в крупных российских и международных компаниях.
В разработанной AXELOT для ООО «БазЭл Недвижимость» системе автоматизации процессов управления коммерческой недвижимостью организован учет и ведение агентских договоров между Агентом и Заказчиками и договоров аренды между арендодателем и арендаторами. В договорах содержится детальная информация об объектах, сроках и стоимости аренды; по каждому объекту недвижимости ведется список характеристик и список документов собственности. Реализована возможность внесения оперативных изменений и дополнений в договоры, причем информация о предыдущей версии договора также остается в системе. Предусмотрена возможность корректировки задолженностей и платежей: например, перенос долга или переплаты арендатора с одного его договора на другой. Созданы и внедрены механизмы учета депозитов (оплаты за последний месяц аренды) и произвольного разбиения общей суммы платежей по месяцам. В программе реализован контроль площадей и размера арендной ставки, не позволяющий устанавливать ставку аренды меньше заявленной арендодателем и предотвращающий оформление договора аренды на уже сданные площади.
В системе предусмотрена возможность вывода на печать договоров, дополнительных соглашений и реестра объектов недвижимости. Пользователь может при необходимости самостоятельно корректировать печатные формы, внося необходимые изменения в шаблоны.
В автоматизированной системе учитываются и отслеживаются взаиморасчеты между арендаторами и арендодателем. С целью регулировки взаиморасчетов организованы система разнесения (детализации) платежей по их получателям и система формирования платежей для перевода арендодателям.
Специалистами AXELOT разработан комплекс отчетов для Заказчика, менеджеров, бухгалтеров и руководящего состава ООО «БазЭл Недвижимость». Отчеты могут быть сформированы в разрезе арендаторов, назначений и адресов площадей, фактических оплат. Отчеты являются оперативным источником информации о количестве заключенных договоров, объемах находящихся в аренде и управлении площадей, поступивших и перечисленных денежных средствах и т.д.
Результат внедрения разработанной на базе «1С:Управление корпоративными финансами» системы автоматизации – минимизация временных затрат сотрудников Заказчика на ведение бухгалтерской и оперативной отчетности, что повысило как управляемость компании в целом, так и уровень обслуживания клиентов.
Проект автоматизации продлился с июля по декабрь 2008 года. За это время были разработаны технические спецификации и макет системы, подготовлены рабочие инструкции, проведено обучение сотрудников Заказчика, выполнен запуск системы в опытную эксплуатацию.
Отзыв клиента
Функционал ООО "БазЭл Недвижимость" ориентирован на осуществление полного комплекса мер при сдаче в аренду объектов коммерческой недвижимости. Специалисты компании осуществляют все операции, необходимые при реализации арендных отношений: заключение договоров, подготовка необходимых документов, мониторинг поступлений денежных средств от арендаторов и наличия задолженностей по платежам. Маркетинговая служба ООО "БазЭл Недвижимость" осуществляет регулярный анализ рынка недвижимости, исследует конкурентное окружение объектов, находящихся в управлении, для определения и установки арендных ставок. ООО "БазЭл недвижимость" предоставляет полную отчетность Заказчику по проделанной работе, в том числе в разрезе количества сданных площадей, объеме поступивших денежных средств, заключенных договоров и т.п. Применение автоматизированных систем при организации работы компании в данных условиях является необходимостью, позволяющей качественно выполнять отведенный функционал и поставленные задачи.
В 2008 году мы обратились в AXELOT за услугами по разработке и внедрению автоматизированной системы учета объектов недвижимости. В системе следовало организовать учет и ведение агентских договоров между Агентом и Заказчиками и договоров аренды между арендодателем и арендаторами, а также в ней должны были отслеживаться взаиморасчеты между арендаторами и арендодателем. В результате было принято решение о разработке системы на базе тиражного продукта "1С:Предприятие 8. Управление корпоративными финансами".
Мы выбрали именно AXELOT в качестве исполнителя проекта по созданию системы учета объектов недвижимости, поскольку эта компания в ходе переговоров подтвердила, что обладает продолжительным и серьезным опытом работы с программами на платформе "1С:Предприятие". Кроме того, AXELOT имеет опыт работы с крупными российскими и международными заказчиками. Впоследствии в ходе проекта мы неоднократно убеждались, что в AXELOT действительно работают специалисты высокой квалификации.
В результате проекта, длившегося с июля по декабрь 2008 года, разработана и внедрена система учета объектов недвижимости: разработаны технические спецификации и макет системы, подготовлены рабочие инструкции, проведено обучение сотрудников Заказчика. Система запущена в промышленную эксплуатацию. Автоматизировано 30 рабочих мест.
Результат внедрения разработанной на базе "1С:Управление корпоративными финансами" системы автоматизации – минимизация временных затрат сотрудников Заказчика на ведение бухгалтерской и оперативной отчетности, что повысило как управляемость компании в целом, так и уровень обслуживания клиентов. ООО "БазЭл Недвижимость" удовлетворено как результатами проекта, так и ходом сотрудничества в целом и выражает благодарность руководству и проектной команде AXELOT за высокий профессионализм и ответственный подход к работе.
Отзыв клиента
