Автоматизация процесса обмена данными в компании ООО «First Developing Group» на базе "1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"

Описание

Объединение документооборота, договоров и закупок First Developing Group в «1С:Документооборот 8 КОРП»

ООО «First Developing Group» — строительная компания, работающая в сфере жилой и коммерческой недвижимости. Для девелопера документооборот напрямую связан с реальными операционными процессами: договорами, закупками, поручениями, согласованиями и взаимодействием с поставщиками.

По мере роста числа проектов увеличивалось и количество документов. Один строительный объект мог одновременно включать договоры, служебные записки, поручения, закупочную документацию, обращения и заказы поставщикам. Чем больше становился этот поток, тем сложнее было контролировать, кто отвечает за следующий этап и где находится актуальная информация.

Когда один строительный проект порождает десятки связанных процессов у девелопера почти любое действие запускает цепочку документов.
Например, для строительного объекта требуется закупить материалы или услуги. Сначала подразделение формирует потребность, затем ее нужно согласовать, определить поставщика, оформить заказ, подготовить договор, проконтролировать исполнение и сохранить сопроводительную документацию.
При этом параллельно идут внутренние поручения, согласования и договорная работа. Если каждый участок ведет свою часть процесса отдельно, сотрудникам приходится вручную выяснять, кто инициировал закупку, согласована ли она, кто сейчас отвечает за нее, какой поставщик выбран, оформлен ли заказ, где находится договор и завершена ли работа по поручению. Для компании, одновременно ведущей несколько строительных проектов, такая схема создает риск задержек, несогласованной работы подразделений и потери контроля над сроками.
Какие риски возникали для бизнеса
Главная проблема заключалась не в количестве документов, а в том, что один процесс проходил сразу через несколько подразделений.
При разрозненной работе возрастал риск:
- задержать закупку и повлиять на сроки строительных работ;
- использовать неактуальную версию договора или документа;
- потерять информацию о том, кому и когда было выдано поручение;
- не заметить вовремя просроченную задачу;
- вести закупку отдельно от договора и поставщика;
- тратить время на поиск нужной документации по объекту;
- дублировать информацию между сотрудниками и подразделениями.
Для девелопера это особенно чувствительно: задержка документа или закупки на административном уровне может дальше повлиять уже на реальный строительный процесс.
Что хотели получить
Задача заключалась не в том, чтобы просто создать электронный архив.
Нужно было построить систему, в которой документы, договоры, поручения, обращения и закупочные процессы работают как единая связанная среда.
Сотрудник должен видеть не только сам документ, но и понимать, к какому процессу он относится, кто отвечает за дальнейшие действия, какой установлен срок, какие задачи уже выполнены и какие документы связаны между собой.
Для этого выбрали «1С:Документооборот 8 КОРП».
Почему выбрали «Первый Бит»
Для такого проекта было важно найти подрядчика, который понимает не только возможности «1С», но и специфику проектного и строительного бизнеса.
Здесь недостаточно просто настроить регистрацию документов. Необходимо связать документооборот с договорной работой, поручениями, закупками и взаимодействием с поставщиками.
В«Первом Бите» подошли к проекту как к перестройке бизнес-процессов: сначала разобрали, как информация проходит между подразделениями, где возникают лишние ручные действия и точки потери контроля, а уже после этого перенесли эти процессы в «1С:Документооборот».
Компания выбрала партнера благодаря опыту комплексной автоматизации на базе «1С» и возможности провести проект от обследования и настройки до запуска пользователей и дальнейшего сопровождения.
Как перестроили работу
После внедрения работа стала строиться не вокруг отдельных файлов, а вокруг связанных процессов.
Обычный документ теперь проходит понятный путь: сначала регистрируется, затем назначается ответственный сотрудник, при необходимости создается поручение, фиксируется срок исполнения, после выполнения сохраняется результат и сам документ остается в единой системе.
Договорная работа также стала последовательной: инициирование документа, его подготовка, согласование, постановка на учет и дальнейший контроль связанных задач проходят в одном информационном контуре.
Закупочный процесс начинается с потребности по конкретному проекту. После этого закупку можно спланировать, согласовать, выбрать поставщика, оформить заказ, зарегистрировать договор и проконтролировать исполнение.
За счет этого сотрудникам больше не нужно вручную собирать информацию из переписки, файлов и отдельных таблиц.
Что настроили в «1С:Документооборот»
Делопроизводство
Настроили централизованную регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов.
Каждый документ получил собственную карточку, в которой хранится не только файл, но и вся история работы с ним.
Теперь можно быстро понять, откуда поступил документ, кто отвечает за следующий этап и какие действия уже были выполнены.
Учет и хранение документов
Организовали единое хранилище корпоративной документации.
Для строительной компании это особенно важно, поскольку один объект может сопровождаться договорами, письмами, согласованиями, закупочной и внутренней документацией.
Сотрудники получили возможность работать с документами из единой базы вместо поиска по локальным папкам и переписке.
Номенклатура дел
Настроили единую структуру номенклатуры дел.
Документы распределяются по установленным правилам и остаются доступными после завершения активной работы.
Это позволило упорядочить архив и упростить последующий поиск информации по проектам и процессам.
Поручения и контроль сроков
Связали документы с конкретными задачами сотрудников.
Из карточки документа можно поставить поручение, назначить исполнителя и установить срок. В системе сохраняется информация о самом документе, ответственном сотруднике, сроке, текущем статусе и результате выполнения.
Руководитель видит, что происходит с задачей, без дополнительных звонков и переписки.
Учет договоров
Отдельно настроили работу с договорной документацией.
Для девелопера договоры связаны сразу с несколькими процессами: подрядчиками, закупками, поставщиками и конкретными проектами.
Объединили эту информацию в едином контуре, чтобы договор не существовал как отдельный файл, а был частью реального бизнес-процесса.
Работа с обращениями
Настроили регистрацию и обработку обращений.
Каждое обращение фиксируется в системе, после чего можно назначить ответственного сотрудника, установить срок исполнения и сохранить результат.
Это позволяет контролировать весь путь обращения от момента поступления до закрытия.
Планирование закупок
Для строительной компании закупки напрямую влияют на сроки выполнения работ.
Настроили регистрацию и планирование потребностей в материалах, оборудовании и услугах.
Теперь закупочный процесс начинается с зафиксированной потребности, а не с отдельной переписки с поставщиком.
Работа с поставщиками
Настроили единый контур взаимодействия с поставщиками.
В системе можно связать поставщика с заказами, договорами и сопроводительной документацией.
За счет этого сотрудники видят историю взаимодействия с контрагентом и связанные с ним процессы.
Заказы поставщикам
Автоматизировали оформление заказов поставщикам.
Теперь процесс последовательно проходит от появления потребности и ее согласования до выбора поставщика, оформления заказа, заключения договора и контроля исполнения.
Это позволило сделать закупочную работу прозрачнее и снизить количество ручных передач информации между подразделениями.
Учет рабочего времени
Также настроили учет рабочего времени сотрудников, чтобы необходимые данные велись в общем информационном контуре компании.
Что получили в результате
В результате First Developing Group получила не просто электронный архив, а единый контур управления документами, поручениями, договорами и закупками по строительным проектам.
Теперь по конкретной задаче или закупке можно увидеть всю связанную историю: кто инициировал процесс, кто отвечает за дальнейшие действия, какой поставщик выбран, какие документы оформлены и чем завершилась работа.
В результате:
- централизовали работу с документами;
- связали поручения с конкретными исполнителями и сроками;
- сделали договорную работу прозрачнее;
- объединили закупки, поставщиков и заказы в одном процессе;
- сократили количество ручных передач информации между подразделениями;
- упростили контроль задач по нескольким строительным проектам одновременно;
- снизили риск потери и дублирования документов;
- дали руководителям возможность видеть статус процессов без дополнительного ручного контроля.
По итогам внедрения время на обработку и поиск документов сократилось ориентировочно на 30%, а скорость прохождения внутренних согласований и поручений выросла примерно на 35%.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика