Автоматизация архивного хранения документов в "Управлении записи актов гражданского состояния Свердловской области" с помощью программного продукта "1С:Архив"
Управление записи актов гражданского состояния Свердловской области
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Цели внедрения:
- Организовать централизованное долговременное хранение бумажных и электронных документов.
- Обеспечить сохранность документов и их юридической значимости.
- Снизить нагрузку на систему «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Задачи внедрения:
- Внедрить систему архивного хранения на базе «1С:Архив».
- Автоматизировать загрузку, комплектование и систематизацию документов.
- Организовать хранение документов с учетом архивной структуры (тома, описи).
- Автоматизировать учет актов на уничтожение документов.
- Настроить регулярный обмен документами с «1С:Бухгалтерией государственного учреждения».
Результаты внедрения:
- Создана централизованная система архивного хранения документов.
- Обеспечено долговременное хранение электронных документов с возможностью подтверждения юридической значимости электронной подписи.
- Автоматизированы ключевые процессы архивной работы.
- Организована интеграция с «1С:БГУ» и регулярная передача документов в архив.
- Снижена нагрузка на бухгалтерскую информационную базу за счет разделения оперативного учета и архивного хранения.
- Автоматизировано 2 рабочих места.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Управление записи актов гражданского состояния Свердловской области осуществляет государственную регистрацию актов гражданского состояния и обеспечивает работу с большим объемом документов, для которых особенно важны сохранность, систематизация и возможность подтверждения юридической значимости в течение длительного срока.
Для автоматизации архивного хранения документов было принято решение внедрить программный продукт «1С:Архив». Основными задачами проекта стали долговременное хранение бумажных и электронных документов с гарантией сохранения их юридической значимости, а также снижение нагрузки на систему бухгалтерского учета.
Выбор решения на платформе «1С:Предприятие» был обусловлен возможностью организовать централизованное хранение документов, автоматизировать их комплектование и систематизацию, а также обеспечить интеграцию с действующей учетной системой учреждения.
В качестве партнера по автоматизации была выбрана компания «РИЦ-1С», обладающая опытом внедрения и сопровождения программных продуктов «1С», а также компетенциями по интеграции решений в государственных организациях.
С июля 2026 года система введена в эксплуатацию. На текущий момент автоматизировано 2 рабочих места.
В рамках проекта были автоматизированы следующие функции:
• загрузка и комплектование документов;
• хранение документов с учетом томов и описей;
• формирование и учет актов на уничтожение документов;
• регулярный фоновый обмен документами с «1С:Бухгалтерией государственного учреждения».
Интеграция с «1С:Бухгалтерией государственного учреждения» позволила организовать регулярную передачу документов в специализированную систему хранения. Благодаря этому документы размещаются и обрабатываются в предназначенном для архивной работы решении, а нагрузка на бухгалтерскую информационную базу снижается.
По результатам внедрения учреждение получило централизованную систему хранения документов с учетом архивной структуры. Важным результатом стала возможность спустя длительное время подтверждать действительность электронной подписи на момент подписания документа. Это повышает надежность хранения электронных документов и обеспечивает сохранение их юридической значимости.
Внедрение также позволило разгрузить «1С:Бухгалтерию государственного учреждения», отделив оперативный бухгалтерский учет от задач долговременного архивного хранения.
Оценка внедренной информационной системы:
• Соответствие потребностям организации – «5».
• Удобство работы с программой – «5».
• Качество работы компании «РИЦ-1С» – «5».
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.
Отзыв клиента
