Проект развития корпоративной информационной системы на базе «1С: Документооборот КОРП» в компании «ПТ-СЕРВИС»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

ООО «ПТ-СЕРВИС» оказывает услуги в области сервисного обслуживания, ремонта и технического перевооружения электрооборудования, средств автоматизации и электропривода, включая аутсорсинг технического обслуживания и ремонта. Компания является официальным сервисным партнером и поставщиком приводной техники ведущих мировых производителей. Входит в Группу компаний Приводная техника.

Контур проекта:
Количество юридических лиц – 1 юр. лицо
Численность сотрудников группы компаний – 720 человек.
Планируемое количество автоматизируемых мест – 30.

Цели проекта:
1. Повысить контроль над процессом согласования договоров, расходов, действий сотрудников.
2. Повысить скорость и качество работы с документами: сократить время на создание, согласование, утверждение и отправку.
3. Оптимизировать затраты: снизить расходы на бумагу, картриджи, курьерские услуги и архивирование за счет полного или частичного отказа от физических носителей.
4. Усилить контроль исполнительской дисциплины: отслеживать статус документа, видеть ответственных и соблюдать установленные сроки.
5. Обеспечить удобство поиска и хранения: получить быстрый доступ к электронному архиву, защитить файлы от потери, порчи и несанкционированного доступа.



Особенности и уникальность проекта:
1. Единый цифровой контур предприятия. Построение единого цифрового контура на базе трех взаимосвязанных систем: «1С: Документооборот», «1С: ЗУП» и «1С: Комплексная автоматизация». В отличие от типовых внедрений, где системы функционируют изолированно, в рамках проекта обеспечивается постоянный обмен данными между кадровым, финансово-экономическим и документарным контурами предприятия. Это позволяет использовать единые справочники сотрудников и подразделений, автоматически поддерживать актуальность организационной структуры компании, а также обеспечить непрерывность бизнес-процессов от создания документа и его согласования до отражения связанных кадровых и финансовых операций в учетных системах.
2. Единая система для нескольких видов документов. В «1С: Документооборот» одновременно автоматизируются входящая и исходящая корреспонденция, приказы, служебные записки, договоры, дополнительные соглашения и заявки, при этом для каждого вида документа предусмотрены свои маршруты и правила обработки с учетом различий по подразделениям.
3. Гибкая настройка маршрутов согласования. Инициатор заранее определяет основных участников, при необходимости добавляет согласующих, корректирует маршрут и запускает согласование с учетом структуры документа и подразделения.
4. Параллельное согласование. Для договоров предусмотрено одновременное согласование несколькими специалистами с замечаниями по документу, что особенно важно для сложной договорной работы.
5. Связность договорных документов. В рамках договорного процесса необходимо связывать между собой договор, спецификацию, письма, уведомления, заявки на оплату и другие связанные документы — для прозрачности и удобного контроля.
6. Учет длительных и нестандартных процессов. Система должна поддерживать сценарии длительного согласования и ситуации оперативного подписания.
7. Фокус на поиске и управлении хранением. Отдельно предусмотрены фильтры для быстрого поиска, формализация правил хранения документов и возможность различных вариантов хранения, включая хранение на диске.
8. Шаблоны документов с индивидуальной логикой. Реализуются уникальные шаблоны с собственной структурой, порядком заполнения, внутренней нумерацией и правилами маршрутизации, включая возможность ручной корректировки маршрута и реквизитов.

Проведенные работы:
1. Проведено обследование текущих процессов компании и интервью с ключевыми пользователями с целью сбора и анализа требований Заказчика к информационной системе.
2. Разработана модель будущей системы в типовой версии «1С: Документооборот 8» на данных Заказчика, проведены демонстрации, определен перечень доработок.
3. Разработаны шаблоны документов, внесены корректировки в процессы интеграции данных.
4. Проведен анализ работы со смежными системами «1С: КА» и «1С: ЗУП», построены правила обмена и взаимодействия.
5. Настроены типовые отчеты по учету договоров и иных документов компании.

Результаты проекта:
1. Система запущена в опытно-промышленную эксплуатацию с 15.06.2026 г.
2. Разработана функциональная модель по работе в «1С: Документооборот 8» (ред. 3.0 КОРП) с учетом взаимодействия со смежными системами.
3. Выстроены процессы работы с договорной документацией, кадровыми документами, входящей и исходящей корреспонденцией.
4. Подготовлены первоначальные данные для запуска системы в опытно-промышленную эксплуатацию.
5. Разработаны шаблоны документов, настроено автозаполнение шаблона согласно реквизитного составу, доработаны уникальные реквизиты.


Планы развития:
1. Расширение ЭДО и интеграции.
2. Улучшение интерфейса и пользовательского опыта.
3. Оптимизация работы с процессами.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента