Автоматизация учета на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Агрокомплекс Лабинский"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО «Агрокомплекс Лабинский» из Лабинска входит в структуру владения, где контрольная доля принадлежит ООО "МЕГАТЭК". Основным видом деятельности является "Аренда и управление собственным или арендованным жилым недвижимым имуществом". Компания также зарегистрирована в таких категориях ОКВЭД как "Выращивание зерновых культур", "Выращивание зернобобовых культур", "Выращивание семян масличных культур" и других.
Предпосылки
Рост масштабов бизнеса, увеличение количества подразделений и документов, а также территориальная распределенность предприятий привели к необходимости создания единой системы электронного документооборота.
Основные проблемы до внедрения:
-значительный объем бумажного документооборота;
-длительные сроки согласования документов;
-отсутствие единого информационного пространства;
-сложности контроля исполнения поручений;
-высокая трудоемкость обработки служебных записок и внутренних документов.
Цели
-Создание единого информационного пространства для работы с документами.
-Сокращение бумажного документооборота.
-Повышение исполнительской дисциплины.
-Ускорение процессов согласования и принятия решений.
-Автоматизация ключевых бизнес-процессов предприятия.
Решение
В качестве платформы была выбрана система «1С:Документооборот КОРП», интегрированная с действующими решениями на платформе «1С».
В ходе проекта были выполнены:
-настройка процессов работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
-автоматизация согласования внутренних документов;
-внедрение электронных маршрутов согласования служебных записок;
-настройка учета и контроля исполнения поручений;
-организация электронного архива документов;
-разграничение прав доступа пользователей;
-интеграция с системами «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Управление производственным предприятием»;
-разработка специализированных отчетов и аналитики.
Автоматизированные процессы
-Делопроизводство.
-Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
-Управление поручениями.
-Учет и хранение документов.
-Согласование командировок.
-Кадровые служебные записки.
-Процессы согласования внутренних документов.
-Управление мероприятиями и задачами.
-Работа с договорами и сопутствующей документацией.
Особенности проекта
Одним из значимых результатов стала автоматизация процесса согласования командировок. После утверждения служебной записки данные автоматически передавались в кадровую и учетную системы, что позволило сократить время обработки заявки с одного рабочего дня до 1–2 часов.
Проект реализовывался поэтапно, что обеспечило плавный переход пользователей на новую систему и минимизировало организационные риски.
Результаты внедрения
-Полностью автоматизирована работа с документами и бизнес-процессами.
-Существенно сокращены сроки согласования документов.
-Повышена прозрачность контроля исполнения поручений.
-Снижены затраты на бумажный документооборот.
-Создан единый электронный архив документов.
-Улучшено взаимодействие между подразделениями предприятия.
-Повышена эффективность работы сотрудников.
Итог
В результате внедрения «1С:Документооборот КОРП» предприятие получило современную систему управления документами и бизнес-процессами, обеспечивающую централизованное хранение информации, оперативное согласование документов и эффективный контроль исполнительской дисциплины.

Выполнены следующие работы:

• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей