Внедрение "1С:Документооборот ПРОФ" в ООО "ГРИНРЕСУРС"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО «Гринресурс» — консалтинговая компания, работающая на рынке консультирования по вопросам коммерческой деятельности и управления с 2022 года. Компания оказывает услуги в области стратегического и операционного консалтинга, сопровождения сделок и управления проектами для корпоративных заказчиков.
Специфика консалтинговой деятельности предъявляет повышенные требования к системе документооборота: одновременно ведётся работа по нескольким клиентским проектам, каждый из которых сопровождается значительным объёмом договорной документации, технических заданий, отчётов, актов и внутренних согласований. Критически важна прозрачность прохождения документов, контроль сроков согласования и обеспечение конфиденциальности клиентских данных.

До внедрения системы электронного документооборота работа с документами в компании строилась на основе электронной почты, мессенджеров и сетевых папок. Договоры, акты и отчёты согласовывались через цепочки писем, версии документов хранились в общих папках без единой системы именования и контроля доступа. За год в компании обрабатывается порядка 3000 документов.
По мере роста числа клиентских проектов и расширения штата стали проявляться системные проблемы:
1. Потеря актуальных версий документов – сотрудники работали с устаревшими редакциями договоров и технических заданий, что приводило к ошибкам и необходимости повторных согласований.
2. Отсутствие прозрачности в процессах согласования – руководство не могло оперативно отследить, на каком этапе находится тот или иной документ, и кто задерживает процесс.
3. Сложности с контролем исполнительской дисциплины – поручения по итогам совещаний и клиентских запросов фиксировались в разных системах (почта, мессенджеры, таблицы), часть задач терялась.
4. Риски в области конфиденциальности – отсутствие разграничения прав доступа к проектной документации создавало угрозу утечки клиентских данных.
Руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, которая решит эти проблемы и создаст основу для масштабирования бизнеса.
Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Документооборот». Ключевыми факторами выбора стали:
– Возможность гибкой настройки бизнес-процессов согласования без привлечения разработчиков, маршруты согласования можно адаптировать под разные типы документов и проектов силами администратора системы.
– Встроенные механизмы контроля исполнения поручений с автоматическими напоминаниями и эскалацией просроченных задач.
– Гибкая система разграничения прав доступа, позволяющая ограничить видимость документов по проектам, подразделениям и ролям сотрудников.

В процессе внедрения:
Проведено обследование документооборота компании, определены основные типы документов (договоры, акты, служебные записки, протоколы, отчёты по проектам) и маршруты их прохождения.
Разработаны классификаторы документов с привязкой к клиентским проектам, спроектирована система прав доступа на основе проектных ролей: руководители проектов видят документацию только по своим проектам, партнёры – по всем проектам направления.
Подготовлены шаблоны типовых документов (договор, допсоглашение, акт, отчёт) с автоматическим заполнением реквизитов из справочников.
Настроены бизнес-процессы согласования: договоры проходят полный маршрут (руководитель проекта - юрист - финансовый директор - генеральный директор), акты и отчёты – укороченный. Предусмотрено параллельное и последовательное согласование в зависимости от суммы договора.
Настроен контроль исполнения поручений: задачи создаются из протоколов совещаний и входящих документов, при приближении дедлайна система направляет напоминания исполнителю и руководителю. Настроена интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия» для передачи согласованных документов в бухгалтерский контур.
Проведено обучение сотрудников: отдельные сессии для руководителей проектов, административного персонала и руководства компании.

По итогам внедрения «1С:Документооборот» получены следующие результаты:
1. Создано единое структурированное хранилище проектной и корпоративной документации с контролем версий, исключена ситуация работы с устаревшими редакциями документов.
2. Процессы согласования договоров и актов стали прозрачными и контролируемыми, руководство в любой момент видит статус каждого документа и может выявить узкие места.
3. Внедрена система контроля исполнения поручений с автоматическими напоминаниями, что повысило исполнительскую дисциплину и снизило количество просроченных задач.
4. Обеспечена конфиденциальность клиентских данных за счёт разграничения прав доступа по проектам и ролям.
5. Сокращено время на поиск документов и формирование комплектов документации по проектам.

Система передана в промышленную эксплуатацию. Сотрудники компании работают в «1С:Документооборот» в повседневном режиме. На следующем этапе запланировано расширение использования системы: подключение процессов управления внутренними регламентами и базой знаний компании, а также настройка автоматического формирования отчётности по загрузке консультантов на основе данных о проектных документах.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика