Автоматизация на базе программного продукта "1С:Управление торговлей 8 для Беларуси" в Общество с ограниченной ответственностью "ОФИС-ТЕХНИКА"

Как ООО «ОФИС-ТЕХНИКА» автоматизировало обновление номенклатуры и цен в 1С

ООО «ОФИС-ТЕХНИКА» с 1997 года поставляет офисную технику, оборудование и расходные материалы. Компания занимается оптовой и корпоративной торговлей и использует «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси» для автоматизации торгового учета и управления ценами.

Время обработки данных поставщиков в ООО «ОФИС-ТЕХНИКА» сократилось с 20–100 часов до максимум 150 минут в неделю, а количество ошибок при обработке более 1000 номенклатурных позиций — примерно со 100 до 0. Этого удалось добиться после настройки специалистами ГК «Аверсон» обмена между Quad CRM и «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси».

О компании

ООО «ОФИС-ТЕХНИКА» с 1997 года поставляет офисную технику, оборудование и расходные материалы. Компания занимается оптовой и корпоративной торговлей и использует «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси» для автоматизации торгового учета и управления ценами.

Компания работает с 750 поставщиками, получает данные по 10–15 тысячам регулярно обновляемых товарных позиций и поддерживает 15 видов цен. Через Quad CRM поставщики передают не только цены, но и сведения, необходимые для ведения номенклатуры: GTIN, коды ТН ВЭД, данные об упаковке, весе и размерах продукции.

До проекта обработка и актуализация данных поставщиков занимала от 20 до 100 часов в неделю — в зависимости от количества изменений в номенклатуре и ценах. В работе участвовали 3–4 сотрудника.

Поставщики передавали информацию по всему ассортименту, поэтому при ручной обработке было сложно быстро определить, какие позиции действительно изменились. Это приводило к ошибкам в ценах и данных номенклатуры. Неверная информация могла использоваться менеджерами и попадать на сайт компании, что становилось причиной недовольства клиентов.

Перед ГК «Аверсон» поставили задачу убрать рутинную обработку данных, автоматизировать обновление номенклатуры и цен и сократить количество ошибок.

Решение

Мы настроили загрузку данных из Quad CRM в 1С. При обмене система получает сведения о товарах и ценах, сопоставляет их с данными в учетной системе и обновляет только изменившуюся информацию.

Рисунок 1. Интеграция «1С:УТ» с Quad CRM и автоматическое обновление данных

В систему автоматически загружаются:

• цены поставщиков;
• GTIN;
• коды ТН ВЭД;
• данные об упаковке;
• весогабаритные параметры;
• другие сведения о номенклатуре.

Создание новой карточки товара остается за сотрудником: необходимо определить вид товара, технические характеристики, размер, цвет, группу, единицы измерения и другие параметры, необходимые для корректного учета. После создания карточки ее дальнейшая актуализация выполняется системой автоматически.

Отдельно мы автоматизировали работу с ценами. На основании актуальных данных поставщиков система пересчитывает 15 видов цен. Прайс-листы также используются для обновления сведений в справочнике «Номенклатура контрагентов» и формирования документов регистрации цен поставщиков.

Обмен запускается по расписанию. При наличии изменений один цикл обработки занимает 15–30 минут, а общая трудоемкость обработки и актуализации данных теперь составляет не более 150 минут в неделю.

Таким образом, после первоначального создания карточки товара система берет на себя регулярную актуализацию данных и загрузку цен, а сотрудник контролирует результат вместо ручного внесения информации.

Рисунок 2. Обработка данных поставщиков и автоматическое обновление видов цен

Рисунок 3. Формирование документа «Регистрация цен поставщиков» на основании данных поставщиков

Результаты

После внедрения ООО «ОФИС-ТЕХНИКА» перешло от масштабной ручной обработки данных поставщиков к автоматической актуализации номенклатуры и цен.

• Время обработки и актуализации данных сократилось с 20–100 часов до максимум 150 минут в неделю.
• Количество ошибок при обработке более 1000 номенклатурных позиций снизилось примерно со 100 до 0.
• 15 видов цен автоматически пересчитываются на основе актуальных данных поставщиков.
• После первичного создания карточки дальнейшее обновление данных выполняется без участия сотрудника.
• Актуализируются сведения по 10–15 тысячам регулярно обновляемых товарных позиций, включая GTIN, коды ТН ВЭД, данные об упаковке, размерах и весе.

Изменилось и распределение работы между системой и сотрудниками. Вместо рутинного внесения данных специалисты выполняют контрольную функцию и могут уделять больше времени продажам и другим задачам, требующим принятия решений.

Главный результат проекта — после первичного ввода новой номенклатуры регулярную актуализацию данных выполняет система, а сотрудники контролируют результат и занимаются задачами, требующими их участия.