Внедрение системы управления проектами на базе «1С:PM Управление проектами КОРП» в АО «Аквион»

Автоматизированы следующие функции:

• Оценка проекта и расчет стоимости проекта
• Планирование содержания и сроков проекта
• Управление инвестиционными проектами
• Управление портфелями, программами проектов, многоуровневыми проектами
• Управление финансами проектов
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания «АКВИОН» – российская фармацевтическая компания, сфокусированная на разработке и продвижении препаратов для мужского и женского здоровья. Препараты компании востребованы в клинической практике специалистов, прежде всего гинекологов и урологов.

На момент принятия решения о внедрении, в компании отсутствовала единая культура управления проектами, а также унифицированная методология построения календарно-сетевых графиков в привязке к проектным бюджетам и документации.

Проекты велись во множестве файлов Microsoft Project и Microsoft Excel, а также в учетной самописной системе бюджетирования на базе 1С, что не позволяло получать полную картину хода проектов в едином месте и принимать оперативные решения.

Предпосылками для внедрения стали:
• Отсутствие оперативного доступа к актуальной информации
• Существенная трудоемкость и длительность сбора данных по проектам из разных источников (1С, Excel, MS Project и др.)
• Отсутствие единого информационного пространства для управления всеми инвестиционными проектами компании
• Каждый проект достаточно длительный (от 2 до 10 лет), что усложняло процедуру прогнозирования срыва сроков
• Отсутствие системно предоставляемой структурированной информации по проектам, что вызывало общее ощущение неконтролируемости проектов
• Необходимость подготовки отчетности с помощью большого количества несвязанных Excel-файлов, данных 1С, данных из MS Project
• Разные источники одних и тех же данных (разные сотрудники), что вызывало расхождение в данных и как следствие недоверие к итоговой отчетности по проектам

Большая длительность проектов, их высокая уникальность, существенный объем документирования, а также отсутствие унифицированного подхода к ведению технологических графиков доставляли дополнительные сложности при управлении проектами, план-фактном анализе и подготовке отчетности для владельца компании.

При выборе программного обеспечения основными требованиями были:
• объединение информационных потоков по управлению проектами в одной системе;
• бесшовная интеграция с текущей системой документооборота компании на базе «1С:Документооборот»;
• возможности быстрой интеграции с текущей архитектурой компании и будущей ERP-системой;
• обеспечение потенциала автоматизированной системы для роста и масштабирования бизнеса.

Для создания автоматизированной системы было выбрано отраслевое решение «1С:РМ Управление проектами КОРП», разработанное компаниями ООО «АйТиЛенд-Софт» (ITLand) и фирмой «1С».

Внедрение автоматизированной системы управления проектами преследовало следующие цели:
• создание единого информационного пространства для взаимодействия участников информационного обмена по проектам;
• централизация управления: сроки, бюджеты, документы доступны в одной системе;
• предоставление целостной картины состояния объектов информатизации для облегчения оперативного принятия управленческих решений;
• ускорение информационных потоков;
• оперативное получение актуальной информации;
• управление доступом к информации по ролям;
• сокращение влияния человеческого фактора на функционирование информационных систем.

Компанией ITLand были выполнены следующие работы:
1. Пилотирование для формирования типового сценария использования системы и выявления функциональных разрывов;
2. По итогу пилотирования проведен прогон №1 и мозговой штурм, в рамках которого были приоритизированы выявленные функциональные разрывы;
3. Методическая работа по декомпозиции графиков ведения проекта, в рамках которой разработаны типовые шаблоны ведения проектов:
• Шаблон «Готовое лекарственное средство»
• Шаблон «Контрактная разработка»
4. Настройка и адаптация типовых средств системы;
5. Наполнение системы данными (с участием Суперпользователей со стороны Исполнителя в рамках сервиса «Проектный аутсорсинг»)
6. Первая волна доработок;
7. Вторая волна доработок;
8. Обучение по сценарию работы в системе;
9. Запуск и опытная эксплуатация.

Система управления проектами на базе «1С:PM Управление проектами КОРП» запущена в промышленную эксплуатацию 30 июня 2025 г.

Основные пользователи системы:
• Руководители проектов
• Финансовый директор
• Генеральный директор и ТОП-менеджеры
• Владелец компании (потребитель отчетности и дашбордов)


Процессы, которые были автоматизированы с помощью программы:
Работы, сроки и содержание проекта:
• Формирование списка проектов, рабочее место руководителя
• Планирование содержания и сроков проекта, диаграмма Ганта
• Диспетчеризация проектных работ
• Фазы и контрольные точки проекта
• Версионирование проекта
• Сквозное версионирование проектов
• Актуализация проекта
• Шаблоны проектов
• Управление документами проекта
• Анализ проектов с группировкой по портфелям и программам
• KPI проекта
Проектное бюджетирование:
• Бюджеты проектов
• Регистрация фактических данных и событий проекта
• План-фактный анализ проекта
• Управление рисками проекта
• KPI проектов по экономике
Портфели, программы, сводный план и контрактация проектов:
• Управление структурами программ и портфелей
• Управление заявками на проекты
• Иерархические планы (проекты)
ТМЦ:
• Планирование материальных затрат проекта
• Учет фактических затрат по материальным ресурсам
Субподрядчики:
• Планирование субподрядных работ проекта


Результаты проекта:
• Весь портфель проектов находится в единой среде
• Унифицированы и оптимизированы процессы и учет по ведению проектов ЛС от идеи до коммерциализации
• Оптимизированы кросс-функциональные связи отделов (описаны процессы стадии инициации и реализации)
• Синхронизированы сроки и экономика управления проектами
• Унифицированы и оптимизированы подходы к ведению проектов
• Налажено проектное бюджетирование
• Минимизирован MS Excel и, как следствие, минимизированы ошибки и неточности данных
• Работа с данными в динамике (версионирование данных)
• Интеграция с «1С:Документооборот», самописной управленческой системы бюджетирования на базе 1С, эл.почтой, «1С:Шина» (прямые ссылки на документы в ДО, запуск процесса согласования из 1С:PM)
• В ходе проекта улучшен процесс администрирования корпоративных информационных систем

Экономический эффект от внедрения (%):
• сокращение трудозатрат в подразделениях: 60%
• ускорение получения управленческой отчетности: 85%
• ускорение получения регламентированной отчетности: 85%

Планируется дальнейшее развитие системы, в частности интеграция с «1С:ERP Управление предприятием».

Ольга Шорохова, финансовый директор АО «Аквион», комментирует:
«Мы вышли на высокое качество системы, ее наполненность к этапу промышленной эксплуатации всего лишь за полгода. Да, это полгода очень интенсивной и напряженной работы, но это всего лишь полгода. Для компании «Аквион» это, конечно же, большой успех. Более того, уже через полгода мы смогли удовлетворить основной запрос, который стал импульсом для внедрения 1С:PM – теперь у нас есть прямой оперативный доступ к актуальной информации».

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента