Внедрение «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» в Калининградском управлении Северо-Западного бассейнового филиала ФГУП «Росморпорт»

Внедрение «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом» в Калининградском управлении ФГУП "Росморпорт"

Организация предоставляет судовладельцам швартовные услуги у железнодорожного паромного причала с железнодорожным подъемно-переходным мостом железнодорожного паромного комплекса в г. Балтийске и на объектах первой очереди международного морского терминала для приема круизных и грузопассажирских судов в районе г. Пионерский морского порта Калининград для всех видов судов, длина и осадка которых соответствует техническим характеристикам вышеуказанных причалов.

Ранее предприятие вело учет в программе собственной разработки, которая не учитывала всех его потребностей. Большое количество ручного труда сотрудников тратилось на учет маршрутных листов, заказов на транспортные средства. Для решения этих задач руководство Калининградского управления ФГУП «Росморпорт» обратилось в компанию «1С:Первый Бит».

В рамках оказания услуг по внедрению системы управления морским транспортом была обеспечена автоматизация следующих функций:

• ведение БД морского транспорта;
• учет заявок на использование ТС;
• учет документов маршрутных листов, реализаций услуг;
• учет графиков работы транспорта;
• учет справочников моделей транспортных средств и оборудования, регистрационных документов;
• учет документов актов приемки, актов отгрузки;
• учет справочников тарифов на транспортные услуги;
• контроль отсрочки платежей;
• учет расходов на ТС;
• уведомление об окончания срока действия договора;
• уведомление о подходе к предельной стоимости договора;
• настройка обмена с корпоративными информационными системами Заказчика.
• выгрузка данных из файла Excel или XML-документов;
• загрузка данных из файла Excel или XML-документов.

Были выполнены следующие доработки:

Управление прейскурантами

• Автоматизированный процесс «Управление прейскурантами» предоставляет создание прайс-листов на услуги и их согласования, формирования стоимости услуг по заданным формулам.
• Система ведет учет плановой и фактической стоимости услуг морской перевозки, рассчитывает предварительную стоимость перевозки в соответствии с применяемыми условиями, а также формирует файл с расчетом итоговой стоимости для загрузки в корпоративную информационную систему Заказчика.
• Доработаны документы «Заказ на ТС», «Маршрутный лист» новыми реквизитами, справочников «Прейскурант на транспортные услуги», «Тарифы на транспортные услуги», и разработаны новые печатные формы.

Управление договорами

• В Системе доработан учет договоров разных типов, в разрезе крупных и некрупных сделок, в зависимости из порогового значения дохода по договору.
• В Системе разработаны автоматический расчет суммы неустойки и формирование документов для её оплаты, настройка процесса согласования документов на оплату неустойки руководителем.
• В Системе разработаны уведомления пользователям об окончании срока действия договора и наступлении окончания использования доходной суммы договора.

Управление собственным морским транспортом

• Автоматизированный процесс «Управление собственным морским транспортом» позволяет создавать карточки морских транспортных средств с указанием типа морского транспортного средства.
• В Системе доработаны учет времени начала и окончания рейса, учет загруженности транспортных средств.
• В Системе доработана возможность формирования регулярной отчетности в головной филиал.
• В карточке Модели транспортного средства доработано поле «Вместимость в погонных метрах»

Управление заказами

• Автоматизированный процесс «Управление заказами» предоставляет возможность корректировки и исправления заказов с выставлением корректировочной и исправленной счет-фактуры, формирования закрывающих документов, выставления штрафов.
• В Системе доработано поле кода ТН ВЭД в справочнике Номенклатуры.
• Разработаны печатные формы Корректировочная Счет-фактура и Исправительная Счет-фактура.

Управление расходами

• В Системе разработан справочник с перечнем статей расходов с несколькими уровнями иерархии, для каждого уровней разработаны уникальные наборы аналитик.
• В Системе доработана возможность дополнения справочника статей расходов пользователями.
• В Системе доработана функция по загрузке информации по расходам в разрезе различных статей из корпоративной информационной системы Заказчика.
• В Системе доработана функция ручного ввода информации о прочих доходах и расходах и определение прибыли или убытока по принятым формулам.
• В Системе доработан алгоритм «Закрытие периода» по расходам в соответствии с регламентами, принятыми в организации Заказчика.
• В Системе доработан отчет Анализ финансовых результатов, Расходы на ТС.

Управление доставкой грузов

• Автоматизированный процесс «Управление доставкой грузов» доработан в соответствии с историческим расписанием отправления транспорта за выбранный период.
• В Системе разработано формирование аналитического отчета по времени нахождения транспорта в пути в разрезе рейсов за выбранный период.
• В Системе доработан расчет услуг по хранению грузов с учетом типовых и уникальных условий в разрезе договоров контрагентов.
• В Системе доработан функционал для разных групп пользователей, позволяющий поэтапно обрабатывать документы по заданному в системе процессу в разрезе видов услуг с автоматической сменой статусов документов.
• В Системе разработаны печатные формы Генеральных актов с приложениями, печатные формы Актов погрузки, выгрузки, выполненных работ и т.д.

Управление взаиморасчетами

• Автоматизированный процесс «Управление взаиморасчетами» содержит доработанный справочник услуг, в котором производятся взаиморасчеты.
• В системе доработан учет дат оказания услуг, являющихся маркерами для формирования первичной документации в зависимости от вида услуг.
• В системе доработан функционал по Комплектам первичных документов, которые формироваться по каждому контрагенту.
• Доработан реестр документов с различными статусами подписания.
• В Системе доработана выгрузка данных в корпоративную информационную систему Заказчика без учета заданной периодичности.

Управление субсидируемыми услугами

• Автоматизированный процесс «Управление субсидируемыми услугами» содержит доработанный функционал по установке признака субсидируемой услуги, ручной корректировке для применения или отмены применения ФЛКТС по коносаменту.
• В системе доработана отчетность по предоставленным субсидируемым услугам: в стоимостном выражении; в натуральном выражении; по клиентам.
• В Системе разработан функционал по внесению корректировок в документы оказания услуг при применении субсидии для выполненных заказов до закрытия учетного периода в корпоративной информационной системе Заказчика и после закрытия учетного периода в корпоративной информационной системе Заказчика.
• В Системе разработан функционал рассылки отчета по субсидируемым услугам на электронную почту клиента для сверки.
• В Системе разработан функционал с наличием функционального блока в карточке справочника «Контрагент» по учету принятых решений о субсидиях.

Формирование финансовых результатов

• Автоматизированный процесс «Формирование финансовых результатов» содержит доработки по ведению учета доходов в следующих разрезах: вид услуги; Количество оказанных услуг; Суда; Рейсы; Вид перевезенных транспортных средств.
• В Системе разработан функционал по анализу финансового результата с расчетом среднего расход по рейсам и статистикой по оказанным услугам за выбранный период в разрезе видов услуг.
• В Системе разработан функционал выгрузки информации о доходах в корпоративную информационную систему Заказчика.
• В Системе разработана форма отчета «Финансовый результат по ТС» для анализа финансового результата в разрезе различных аналитик.

Результаты проекта:

1. Автоматизирован сложный тарифный расчет.
Система стала самостоятельно рассчитывать стоимость перевозки с учётом типа ТС (собственное/привлеченное/служебно-вспомогательное), тарифов, формул прейскурантов и возможности выбора оптимального варианта.

2. Ушёл массовый ручной труд по учёту транспорта и заказов.
Исключено ручное заполнение маршрутных листов, заказов на ТС и отслеживание графиков работы транспорта.

3. Внедрено сквозное управление договорами с автоматическим контролем рисков.
Система сама считает неустойки, отслеживает окончание срока договора и превышение лимитов по доходной сумме.

4. Обеспечен полный учёт морского транспорта с контролем загрузки.
Появились карточки судов с типом (собственное/привлечённое/служебно-вспомогательное), учёт времени рейса и загруженности.

5. Настроен детальный финансовый учёт доходов и расходов с иерархией статей.
Расходы ведутся в разрезе статей с несколькими уровнями, рассчитывается прибыль/убыток по формулам, реализован автоматический «Закрытие периода».

6. Автоматизированы взаиморасчёты и формирование закрывающих документов.
Учтены разные типы услуг (морская перевозка, стивидорные, аренда), формируются комплекты первичных документов, корректировочные и исправительные счёт-фактуры.

7. Реализован специальный учёт субсидируемых услуг.
Можно устанавливать признак субсидии, корректировать её применение, формировать отчёты в натуральном и стоимостном выражении и отправлять клиентам на сверку по email.

8. Настроен двусторонний обмен с корпоративной ИС «Axapta».
Данные по доходам, расходам и НСИ передаются автоматически без ручного дублирования.

9. Появилась аналитика финансовых результатов в разрезе судов, рейсов и услуг.
Руководство видит средние расходы по рейсам, статистику услуг и финансовый результат по каждому транспортному средству.

10. Снижены операционные риски и сроки обработки заказов.
За счёт уведомлений, статусной модели обработки документов и автоматического применения/редактирования прейскурантов.

Количество автоматизированных рабочих мест: 10

Внедренные подсистемы продукта:

• «Управление прейскурантами»;
• «Управление договорами»;
• «Управление собственным морским транспортом»;
• «Управление заказами»;
• «Управление расходами»;
• «Управление доставкой грузов»;
• «Управление взаиморасчетами»
• «Управление субсидируемыми услугами»;
• «Формирование финансовых результатов».