Интеграция СЭД на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП" с ERP-системой в ООО "Трансэнерго"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Компания «ТРАНСЭНЕРГО» работает в сфере производства строительно-монтажных работ, производства лифтового оборудования и электронной аппаратуры. Количество сотрудников компании: около 150 человек.
Документооборот предприятия отличается большим количеством договоров, первичных документов и сложными схемами взаимодействия с контрагентами. Масштаб и специфика деятельности обусловливают повышенные требования к учёту договоров, контролю документооборота и поддержке сложных процессов согласования.

Задача проекта по внедрению СЭД: обеспечить интеграцию между учетной системой «1С:ERP Управление предприятием», в которую были перенесены данные из 5 баз «1С:Бухгалтерия ПРОФ» и системой электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП», с предварительным сопоставлением данных, которые ранее велись независимо и с расширением функционала по управлению договорами.

Исходная ситуация
В компании велся регламентированный учет в «1С:Бухгалтерия», при этом параллельно велся учет договоров в базе «1С:Документооборот» и согласование договоров проходило на стороне «1С:Документооборот».
За год компания обрабатывает порядка 20 000 документов (договоры, накладные, письма, претензии, акты приёмки передачи и др.): 12 000 входящих и около 8 000 исходящих.
Практика работы пользователей уже была отработана, но, порой тянула старые ошибки (дубли договоров). Требовалось учесть и интегрировать данный процесс при внедрении новой системы. Для настройки обмена применили как типовые возможности конфигураций, так и ряд доработок.

С методической точки зрения структура и логика работы в «1С:Документооборот» практически не пересматривались: система уже была внедрена и использовалась, а ключевая задача проекта заключалась в подстройке ERP под существующую модель работы с документами. Основной методический объём работ касался согласования и описания соответствия между объектами двух систем:
- Разработка схем сопоставления договоров и первичных документов между системами;
- Проработка принципов работы пользователей в «режиме единого окна» при использовании ERP с опорой на существующий документооборот;
- Обучение пользователей, подготовка инструкций.

Технологическая часть работ по внедрению:
- Действующие настройки и процессы в ДО сохранены и вписаны в обновленный ИТ-ландшафт.
- Доработали типовую интеграцию с «1С:Документооборот КОРП», дописали правила обмена под нестандартную модель видов документов. Настроили двустороннюю интеграцию договоров: выгрузка из 1С:ДО в 1С:ERP, обработка и сопоставление без потери связей. Минимизировали согласование в ERP-системе, т.к. в ERP подтягиваются статусы из маршрутов согласования 1С:Документооборота.
- Настроили ведение и обмен договорами: создано и поддерживается 17 различных видов договоров.
- Реализовали механизмы поиска и обработки дублей договоров.

Итоги проекта
• Единая система учёта в «1С: ERP Управление предприятием» при сохранении схем согласования в «1С:Документооборот 8 КОРП»;
• Сопоставленные в 1C:ERP данные двух ключевых отделов – бухгалтерии и службы ДОУ;
• Минимизация дублей договоров и контрагентов за счёт интеграционных правил и регламентов обработки.

Тестовый запуск интеграционного решения состоялся в ноябре 2023 года, а с 01.01.2024 система была запущена в промышленную эксплуатацию. Сопровождение решения «1С:Документооборот» осуществляется силами штатных специалистов заказчика, которые выполняют задачи по обновлению и администрированию.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)