Внедрение "1С:Отель" для автоматизации деятельности гостиницы "Дом в дали от дома" благотворительного фонда "Семья Вместе"

Создание единой информационной системы для централизованного управления семейными домами Благотворительного фонда «Семья вместе»

Фонд «Семья вместе» открыт в России в 1995 году и до 2022 года был известен как «Дом Роналда Макдоналда». За 30 лет на благотворительные программы было направлено более 1,2 млрд рублей, в них приняли участие свыше 330 тыс. человек. Фонд создаёт «Семейные дома» и «Семейные комнаты» при детских больницах, где родители могут бесплатно жить рядом с детьми во время длительного лечения. Первый «Семейный дом» открыт в Казани, за 12 лет он принял более 19 тыс. детей и родителей.

Почему возникла необходимость в автоматизации
До начала проекта учет гостей и подготовка аналитической информации велись в электронных таблицах Excel. На начальном этапе такой подход позволял решать текущие задачи. Однако по мере развития сети семейных домов фонд столкнулся с рядом сложностей.

Каждый объект вел учет отдельно. Информация хранилась разрозненно, поэтому для получения актуальных данных сотрудникам приходилось собирать сведения из разных файлов и дополнительно сверять их между собой. Это затрудняло контроль ситуации как по отдельным семейным домам, так и по всей сети.

Серьезных затрат времени требовала и подготовка отчетности. Значительная часть данных обрабатывалась вручную, поэтому получение необходимой управленческой информации занимало продолжительное время и увеличивало нагрузку на сотрудников.

Кроме того, существующая схема работы не обеспечивала необходимой гибкости для дальнейшего развития фонда. С ростом количества семейных домов и семейных комнат потребность в единой информационной системе становилась все более очевидной.

Фонду требовалось решение, которое позволило бы централизованно вести учет гостей, оперативно получать аналитическую информацию и формировать единую отчетность по всем объектам.

Как была решена задача
Для создания единой информационной системы было выбрано решение «1С:Отель». Выбор был обусловлен тем, что типовой функционал системы в значительной степени соответствует задачам регистрации гостей, учета их проживания и контроля доступности мест в семейных домах. Это позволило использовать готовые механизмы решения и ограничить объем доработок.

При этом проект имел важную особенность. Стандартная функциональность «1С:Отель» ориентирована на коммерческие гостиницы, тогда как семейные дома фонда работают в рамках благотворительной программы и не предполагают оплату проживания гостей.

Чтобы адаптировать систему под специфику деятельности фонда, были выполнены необходимые доработки. В частности: адаптированы формы регистрации гостей, доработан список документов «Размещение»; реализованы механизмы учета, учитывающие особенности проживания гостей в семейных домах фонда.

Система обеспечивает: регистрацию гостей в единой базе данных, контроль свободных мест для проживания, контроль сроков проживания гостей, планирование мероприятий для гостей, автоматизированное заполнение печатных форм; формирование отчетности и аналитической информации по отдельным объектам и по всей сети в целом.

Первым объектом автоматизации стал семейный дом «Дом вдали от дома» в г. Казани. В дальнейшем решение планируется распространить на другие семейные дома и семейные комнаты фонда.

Результаты проекта
Главным результатом проекта стало создание единой системы учета и управления, которая заменила разрозненные таблицы Excel и обеспечила централизованную работу с данными по всем объектам фонда.

Если раньше сведения о проживающих хранились в отдельных файлах и требовали дополнительной обработки, то теперь вся информация ведется в единой системе и доступна для анализа в необходимом разрезе.

Существенно сократилось время регистрации гостей. Ранее гости самостоятельно заполняли анкеты, внося все данные вручную. После внедрения системы основные сведения уже содержатся в базе, поэтому гостю необходимо только проверить корректность информации и поставить подпись.

Также значительно ускорилась подготовка аналитической информации. Вместо ручного сбора и сверки данных сотрудники получают необходимые сведения из единой системы. Это позволяет быстрее формировать статистику по проживающим и использовать ее для управления материальным обеспечением семейного дома.

Отдельным результатом стало появление единой сводной отчетности. Руководство фонда получило возможность оперативно получать информацию как по конкретному объекту, так и по всей сети семейных домов.

По итогам внедрения достигнуты следующие показатели:
- трудозатраты сотрудников сокращены на 35%;
- скорость получения управленческой отчетности увеличена на 80%;
- сроки оказания услуг сокращены на 50%;
- длительность простоев оборудования снижена на 25%;
- оборачиваемость складских запасов увеличена на 25%;
- операционные и административные расходы сокращены на 20%.