Внедрение "1С:Отель" для автоматизации деятельности гостиницы "Дом в дали от дома" благотворительного фонда "Семья Вместе"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• ИТС ГРМ (для 1С:Готовое рабочее место)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Благотворительный фонд «Семья вместе» работает с 1995 года: сначала под названием «Дом Роналда Макдоналда», а с 2022 года — под нынешним названием. Учредителями фонда являются компании под брендом «Вкусно и точка». На текущий момент полностью функционирует благотворительная гостиница для родителей «Дом вдали от дома» в Казани и готовится к запуску новый объект в Москве.

До внедрения программного продукта фонд использовал один документ Excel для учета гостей и сбора одного отчета для статистики. При оценке возможностей расширения количества гостиниц стало ясно, что использовать один документ для учета в нескольких домах будет вести проблематично.

Для стандартизации ведения учета в гостиницах было принято решение перевести учет работы действующей гостиницы в продукт «1С:Отель», наладить процесс и использовать опыт команды при открытии нового "дома". В ходе внедрения централизованной системы учета планировали снизить трудозатраты на ввод и обработку данных гостей, а также автоматизировать формирование отчетности и расширить перечень аналитик, необходимых для принятия управленческих решений по работе домов.

Выбрали «1С:Отель», поскольку типовой функционал продукта близок к бизнес-процессам и требует минимальных доработок.

Внедрение сократило время на заполнение анкеты гостями: теперь они только проверяют данные и ставят подпись, а не вписывают информацию в бланк, с которого сотрудник отдельно вносит информацию в файл. Время на формирование отчетности по проживающим сократилось и расширился перечень показателей, которые теперь можно отслеживать — это и количество проживающих, и среднее время проживания в домах, а также средняя загрузка номеров дома, в том числе накопительным итогом. Это позволило оперативно управлять данными и масштабировать систему на другие дома.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)