Внедрение «1С:Фитнес клуб» в сети фитнес-клубов MyFitlab

Внедрение «1С:Фитнес клуб» в сети фитнес-клубов MyFitlab

MyFitLab — московская сеть из 4 фитнес-клубов с клиентской базой более 47 000 договоров. Бизнес построен на модели подписки: клиент оформляет ежемесячный абонемент, пользуется мобильным приложением, записывается на групповые тренировки из более чем 40 направлений.

Что побудило задуматься об автоматизации

Сеть столкнулась с ситуацией, когда используемое иностранное ПО ушло с российского рынка, а первая попытка перехода на отечественный аналог не закрыла ключевые потребности бизнеса. В результате компания работала без полноценных инструментов управления. Среди конкретных проблем, с которыми ежедневно сталкивались сотрудники:

• Управленческая аналитика формировалась с задержками 2–3 дня и не давала детализации по клубам, источникам продаж и эффективности сотрудников — руководитель не мог принимать оперативные решения, опираясь на актуальные данные.

• Рекуррентные платежи и статусы 47 663 договоров не обновлялись автоматически — администраторы выполняли эту работу вручную, что занимало существенную часть рабочего времени.

• Менеджеры отдела продаж были вынуждены параллельно работать в двух системах — учётной и отдельной CRM, что увеличивало время на обработку каждого клиента и создавало риски ошибок.

• Отсутствовала полноценная интеграция с платёжными сервисами (эквайринг, СБП, оплата по ссылке), онлайн-кассами и 1С:Бухгалтерией — это порождало дополнительную ручную работу на стыке систем.

• Технические ограничения API предыдущего поставщика блокировали развитие цифровых каналов коммуникации с клиентами.

Как была решена задача

"Для автоматизации был выбран продукт «1С:Фитнес клуб КОРП» — российское решение, входящее в официальный реестр отечественного ПО, разработанное специально для управления клубным бизнесом. Ключевые причины выбора: полное соответствие модели подписочного бизнеса, встроенные инструменты управления рекуррентными платежами, CRM, аналитика в режиме реального времени, а также возможность прямой интеграции с 1С:Бухгалтерией 3.0." - поясняет Евгения Пупликова, операционный директор сети фитнес-клубов MyFitlab.

Реализация проекта и автоматизированные бизнес-процессы

Проект реализован в два этапа (01.04.2025 — 10.06.2025) командой ООО «Лаборатория программного обеспечения» с трудозатратами 50 человеко-часов. Отклонение по срокам и бюджету составило 0%.

Этап 1 (01.04 – 15.05.2025) — перенос данных:

Предыдущий поставщик ПО ограничивал возможности миграции. Для переноса данных был разработан собственный парсер, выгружающий информацию через API предыдущей системы в условиях жёстких технических ограничений — без потери данных. Перенесено: 47 663 контрагента, 3 600 документов продаж, 378 позиций номенклатуры, данные по 22 769 тренировкам.

Этап 2 (15.05 – 10.06.2025) — запуск и обучение:

Промышленная эксплуатация запущена на 20 АРМ: 11 рабочих мест администраторов, 8 мест менеджеров отдела продаж, 1 управленческое место. Одновременно проведено обучение персонала всех 4 клубов.

Автоматизированные бизнес-процессы:

• Управление клубными картами и абонементами: ведение договоров, контроль сроков действия, автоматическое изменение статусов 47 663 договоров ежедневно в зависимости от факта оплаты — без участия операторов.

• Рекуррентные платежи (подписки): автоматическое списание, привязка карт, управление статусами договоров. Ежедневная обработка всей базы подписчиков выполняется без ручного труда администраторов.

• CRM и продажи: менеджеры отдела продаж работают в едином интерфейсе, включающем канбан-доску для управления сделками. Отдельная CRM-система упразднена.

• Комплексная платёжная инфраструктура: торговый эквайринг, интернет-эквайринг, Система быстрых платежей (СБП), оплата по ссылке, привязка банковских карт для подписок — всё в единой системе с подключёнными онлайн-кассами и терминалами самообслуживания.

• Интеграция с 1С:Бухгалтерией 3.0: настроена автоматическая выгрузка данных для формирования регламентированной отчётности. Ручной ввод полностью устранён.

• Складской учёт и расчёты с клиентами: автоматизированы в рамках единой системы.

• СКУД (система контроля и управления доступом): подключена в 3 клубах, интегрирована с базой действующих договоров.

• Клиентские сервисы и коммуникации: интеграция с мобильным приложением, личным кабинетом, IP-телефонией, СМС и e-mail рассылками.

• Управленческая аналитика: оперативные отчёты по продажам, загрузке клубов и эффективности сотрудников в разрезе каждой из 4 локаций доступны в режиме реального времени.

Архитектура решения: клиент-серверная (1С:Фреш), база размещена на собственных серверах исполнителя. Это обеспечивает централизованное управление 4 территориально распределёнными клубами из единого облачного контура.

Результаты автоматизации

Что изменилось в работе (было → стало):

• Управленческая отчётность: формировалась с задержкой 2–3 дня, без детализации → доступна в режиме реального времени с разбивкой по каждому клубу, источнику продаж и сотруднику. Ускорение — 70%.

• Рекуррентные платежи: обновлялись вручную → ежедневное автоматическое изменение статусов 47 663 договоров без участия операторов. Сокращение операционных и административных расходов администраторов — 30%.

• Регламентированная отчётность: формировалась вручную на стыке систем → автоматическая выгрузка в 1С:Бухгалтерию 3.0, ручной ввод полностью устранён. Ускорение — 80%.

• Работа менеджеров продаж: параллельное ведение учётной системы и отдельной CRM → единый интерфейс, встроенная CRM с канбан-доской. Экономия на отказе от отдельной CRM-системы — около 1 200 000 рублей в год.

• Платёжная инфраструктура: отсутствие интеграций с эквайрингом, СБП и онлайн-кассами → полный комплекс платёжных инструментов в единой системе.

• Зависимость от иностранного ПО: 100% зависимость → полная ликвидация. Платформа — 1С, включена в реестр отечественного ПО.

• Цифровые каналы коммуникации: заблокированы техническими ограничениями предыдущего поставщика → активированы интеграции с мобильным приложением, личным кабинетом, мессенджерами, СМС и IP-телефонией.

Масштаб автоматизации:

• 4 фитнес-клуба в едином цифровом контуре

• 20 АРМ (11 администраторов, 8 менеджеров ОП, 1 управленческий)

• 47 663 договора в автоматическом режиме обработки

• 22 769 тренировок перенесено без потерь

• 378 позиций номенклатуры

• Соответствие функционала задачам компании: 10/10; удовлетворённость заказчика: 10/10

• Отклонение по срокам и бюджету: 0%