Внедрение «1С:Фитнес клуб» в сети фитнес-клубов MyFitlab

Внедрение «1С:Фитнес клуб» в сети фитнес-клубов MyFitlab

MyFitLab — московская сеть из 4 фитнес-клубов с клиентской базой более 47 000 договоров. Бизнес построен на модели подписки: клиент оформляет ежемесячный абонемент, пользуется мобильным приложением, записывается на групповые тренировки из более чем 40 направлений.

Что побудило задуматься об автоматизации

Сеть столкнулась с ситуацией, когда используемое иностранное ПО ушло с российского рынка, а первая попытка перехода на отечественный аналог не закрыла ключевые потребности бизнеса. В результате компания работала без полноценных инструментов управления. Среди конкретных проблем, с которыми ежедневно сталкивались сотрудники:

• Управленческая аналитика формировалась с задержками в 2–3 дня и не давала детализации по клубам, источникам продаж и эффективности сотрудников — руководитель не мог принимать оперативные решения, опираясь на актуальные данные.
• Рекуррентные платежи и статусы 47 663 договоров не обновлялись автоматически — администраторы выполняли эту работу вручную, что занимало существенную часть рабочего времени.
• Менеджеры отдела продаж были вынуждены параллельно работать в двух системах — учётной и отдельной CRM, что увеличивало время на обработку каждого клиента и создавало риски ошибок.
• Отсутствовала полноценная интеграция с платёжными сервисами (эквайринг, СБП, оплата по ссылке), онлайн-кассами и 1С:Бухгалтерией — это порождало дополнительную ручную работу на стыке систем.
• Технические ограничения API предыдущего поставщика блокировали развитие цифровых каналов коммуникации с клиентами.

Как была решена задача

"Для автоматизации был выбран продукт «1С:Фитнес клуб КОРП» — российское решение, входящее в официальный реестр отечественного ПО, разработанное специально для управления клубным бизнесом. Ключевые причины выбора: полное соответствие модели подписочного бизнеса, встроенные инструменты управления рекуррентными платежами, CRM, аналитика в режиме реального времени, а также возможность прямой интеграции с 1С:Бухгалтерией 3.0." - поясняет Евгения Пупликова, операционный директор сети фитнес-клубов MyFitlab.

Реализация проекта и автоматизированные бизнес-процессы

Проект реализован в два этапа командой ООО «Лаборатория программного обеспечения» с трудозатратами 50 человеко-часов. Отклонение по срокам и бюджету составило 0%.

Этап 1 — перенос данных:

Предыдущий поставщик ПО ограничивал возможности миграции. Для переноса данных был разработан собственный парсер, выгружающий информацию через API предыдущей системы в условиях жёстких технических ограничений — без потери данных. Перенесено: 47 663 контрагента, 3 600 документов продаж, 378 позиций номенклатуры, данные по 22 769 тренировкам.

Этап 2 — запуск и обучение:

Промышленная эксплуатация запущена на 20 АРМ: 11 рабочих мест администраторов, 8 мест менеджеров отдела продаж, 1 управленческое место. Одновременно проведено обучение персонала всех 4 клубов.

В результате настроены бизнес-процессы:

Работа администраторов на рецепции.«В течение рабочего дня я работаю в нескольких разделах системы. Через начальную страницу я нахожу клиента по номеру телефона или ФИО, открываю карточку и выполняю необходимые действия: запускаю клиента через систему, записываю на фитнес-тестирование, оформляю нового клиента, провожу продажу товаров и услуг», — говорит Никита, администратор клуба.

В разделе «Посетители в клубе» администратор отслеживает количество и время нахождения клиентов, выпускает их из системы по истечении времени или фактическому уходу, выборочно проверяет карточки на наличие паспортных данных и фотографий. Раздел «Рецепция» используется также менеджерами — для продажи абонементов и блоков тренировок. Кассовая смена открывается и закрывается через раздел «Управление кассовой сменой» со сверкой по итогам.

Расписания и тренировки. Администраторы ведут два расписания: персональных занятий — для отслеживания персональных тренировок и фитнес-тестирований, простановки статусов и групповых тренировок — для контроля корректности статусов смарт-групп и отмены занятий в соответствии с рабочим регламентом. «Для записи клиентов на пробные тренировки я использую разделы "Персональные занятия" и "Групповые занятия", — говорит Мария, менеджер клуба.

Работа менеджеров и управляющих. Поиск клиентов ведётся по номеру телефона через раздел «Клиенты». Раздел «Поступления денежных средств» используется для заполнения сводного отчёта. Задолженности отслеживаются через раздел «Продажи» — отчёты по долгам. Бонусы клиентам начисляются через раздел «Операции по бонусным счетам».

Управленческая аналитика. Операционный директор на еженедельной основе работает с несколькими отчётами. Отчёт «Членства» с сохранёнными настройками по живым клиентам используется для подсчёта активных клиентов с абонементами и подписками. Отчёт «Пакеты» — для подсчёта активных клиентов с пакетами персональных тренировок. Отчёт «Окончание членств» — для отслеживания процента продления годовых абонементов. Для более глубокого анализа используется гибкая настройка вариантов отчётов.

«Я на еженедельной основе использую отчёт "Продажи и оплаты", который создала себе в разделе "Продажи", чтобы смотреть новых клиентов в периоде. В разделе "Финансы", я сохранила для себя отчет "Выручка" — и в нём смотрю по подразделениям: сколько прошло по абонементам, по каким именно, сколько по персональным тренировкам и так далее.», — отмечает Евгения Пупликова, операционный директор клуба. Управляющий отслеживает выручку через раздел «Финансы» на ежедневной основе.

Складской учет. Ежемесячно управляющий проводит инвентаризацию через раздел «Запасы» и вносит поступления товаров через раздел «Поступления». Управление данными сотрудников ведётся в разделе «Персонал».

Архитектура решения: клиент-серверная (1С:Фреш), база размещена на собственных серверах исполнителя. Это обеспечивает централизованное управление 4 территориально распределёнными клубами из единого облачного контура.

Результаты автоматизации

Что изменилось в работе в формате "было → стало":

• Управленческая отчётность: формировалась с задержкой в 2–3 дня, без детализации → доступна в режиме реального времени с разбивкой по каждому клубу, источнику продаж и сотруднику. Ускорение — 70%.
• Рекуррентные платежи: обновлялись вручную → ежедневное автоматическое изменение статусов 47 663 договоров без участия операторов. Сокращение операционных и административных расходов администраторов — 30%.
• Регламентированная отчётность: формировалась вручную на стыке систем → автоматическая выгрузка в 1С:Бухгалтерию 3.0, ручной ввод полностью устранён. Ускорение — 80%.
• Работа менеджеров продаж: параллельное ведение учётной системы и отдельной CRM → единый интерфейс, встроенная CRM с канбан-доской. Экономия на отказе от отдельной CRM-системы — около 1 200 000 рублей в год.
• Платёжная инфраструктура: отсутствие интеграций с эквайрингом, СБП и онлайн-кассами → полный комплекс платёжных инструментов в единой системе.
• Зависимость от иностранного ПО: 100% зависимость → полная ликвидация. Платформа — 1С, включена в реестр отечественного ПО.
• Цифровые каналы коммуникации: заблокированы техническими ограничениями предыдущего поставщика → активированы интеграции с мобильным приложением, личным кабинетом, мессенджерами, СМС и IP-телефонией.

Масштаб проекта

• 4 фитнес-клуба в едином цифровом контуре
• 20 автоматизированных рабочих мест (11 администраторов, 8 менеджеров ОП, 1 управленческий)
• 47 663 договора в автоматическом режиме обработки
• 22 769 тренировок перенесено без потерь
• 378 позиций номенклатуры
• Соответствие функционала задачам компании: 10/10; удовлетворённость заказчика: 10/10
• Отклонение по срокам и бюджету: 0%