Внедрение интегрированной ИС "Управление финансовым планированием", реализованной на основе модернизации программных продуктов на платформе "1С:Предприятие 8" в ФГАОУ ВО "Омский государственный технический университет"
ФГАОУ ВО "Омский государственный технический университет"
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ данных и прогнозирование
- Бюджетирование, финансовое планирование
- Консолидация данных
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
- Управленческий учет
- Финансовый анализ
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
В 2023 году руководством ФГАОУ ВО «Омского государственного технического университета» было принято решение провести предпроектное обследование финансово-хозяйственной деятельности Организации с целью дальнейшей автоматизации процессов. После проведения обследования была пауза на раздумье и только в 2025 году было принято решение о необходимости комплексной автоматизации ведения финансово-хозяйственной деятельности Университета. Необходимость была вызвана наличием комплекса исторических программных продуктов, реализованных на различных платформах разработки.
Разрозненные ресурсы с разным представлением нормативно-справочной информации ограничивали обмены, данные были не связаны между собой, использовалось ручное сопоставление данных. Большинство рабочих процессов Университета в части планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности не было автоматизировано.
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» использовался для сбора данных по потребностям подразделений необходимых для формирования единого плана ФХД, который формировался с помощью прикладных программных средств MS Excel, после чего данные вносились в электронный бюджет и в качестве планового расхода в «Финансовое планирование. Дополнение к 1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
«1С: Документооборот» также использовался и для формирования, и согласования документа «Задание на закупку» необходимого для подготовки конкурсной документации с целью публикации, а также принятия решения о заключения договора с единственным поставщиком.
Заключенные контракты регистрировались контрактной службой в реестре MS Excel. Кроме того, с помощью таблиц MS Excel велся учет данных по реализации доходных и научных контрактов.
Все эти факторы значительно усложняли процесс работы финансовых служб, требовали высокой трудоемкости и внимательности, при обработке данных в том числе человеческого фактора с использованием прикладных программных средств, для сбора, сопоставления и обработки получаемой информации с целью формирования необходимой отчетности.
Для решения данной задачи руководством «Омского государственного технического университета» были сформированы требования на разработку и выставлены на конкурс. По результатам конкурсной процедуры для выполнения работ был заключен договор c компанией ООО «Бизнес Системы».
Проведение в начале проекта дополнительного обследования текущего состояния бизнес-процессов и имеющейся ИТ инфраструктуры Университета, которое проводилось согласно применяемой технологии проектного внедрения, позволило снизить риски недостижения ожидаемого результата ввиду имеющихся ограничений и имеющихся неопределенностей при внедрении.
По результатам обследования были собраны, сформированы и согласованы функциональные требования от Заказчика, определены первоочередные задачи, выработаны и согласованы проектные решения, на основании, которых выполнялись работы по проекту, а именно:
- проектирование бизнес-процессов;
- разработка;
- загрузка нормативно-справочной информации;
- ввод остатков и сверка перенесенных данных;
- интеграция информационной системы с существующими ИС Заказчика;
- настройка ролевой модели, маршрутов согласования;
- разработка пользовательских инструкций и методических материалов;
- обучение сотрудников организации;
- проведение опытной эксплуатации;
- доработка по итогам опытной эксплуатации;
- ввод в промышленную эксплуатацию;
- оказание технической поддержки на всех этапах внедрения.
Внедрение ИС «Управление финансовым планированием», реализованной на основе модернизации программных продуктов на платформе «1С: Предприятие 8», её инсталляция и адаптация с имеющимися информационными системами Заказчика позволило решить широкий спектр управленческих задач:
- Предоставило возможность провести качественную оптимизацию бизнес-процессов и осуществить переход с разрозненных информационных систем и таблиц Excel на единую комплексную информационную систему, реализованную на базе программных продуктов «1С».
- Обеспечило работу подразделений в единой эффективной цифровой среде для осуществления планирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности Университета.
- Реализована возможность формирования и подписания простой электронной подписью печатных форм и документов, сформированных в программе для ЭВМ «Управление финансовым планированием».
- Внедрение программы для ЭВМ «Управление финансовым планированием» позволило интегрировать между собой имеющиеся информационные системы Университета, задействованные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, что оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных.
- Снизились трудовые и временные издержки сотрудников Университета, участвующих в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
- В результате проекта руководство и специалисты ВУЗа обеспечены своевременной, оперативной и достаточной для анализа финансово-хозяйственной деятельности Университета информацией, что позволило существенно ускорить процесс принятия необходимых управленческих решений.
Задачи, поставленные руководством ФГАОУ ВО «Омского государственного технического университета» перед специалистами компании общества с ограниченной ответственностью «БИЗНЕС СИСТЕМЫ», выполнены в полном объёме.
Дата начала эксплуатации системы: 01.01.2026 года. В настоящее время система активно используется университетом, в системе работают все подразделения Университета, в каждом подразделении назначены ответственные за работу в системе, что составляет более 300 пользователей системы. Дальнейшие планы по сотрудничеству с компанией ООО «Бизнес Системы» направлены на развитие уже существующего модуля «Управления финансовым планированием».
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Настройка интеграции между информационными системами
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Омский государственный технический университет (ОмГТУ) является одним из ведущих опорных технических университетов страны с развитой образовательной, научной и производственной инфраструктурой. Здесь готовят кадры для различных отраслей экономики – машиностроения, нефтехимии, информационных технологий, энергетики, гуманитарных наук, креативных индустрий и других. Являясь самым крупным в регионе – численностью более 17 000 студентов и аспирантов, в том числе, иностранные студенты, он всегда находится на острие передовой науки и новых технологий. Университет тесно сотрудничает с ведущими организациями и предприятиями региона и страны, обеспечивая их высококвалифицированными специалистами, способными решать новые комплексные задачи экономики и владеющими широким спектром ключевых компетенций.
До реализации проекта, для осуществления процесса планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности применялись разрозненные и не взаимосвязанные между собой системы, решающие отдельные группы задач:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» - использовался для ведения бухгалтерского учета.
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» - для ведения кадрового учета, расчета заработной платы и стипендий.
- «Финансовое планирование. Дополнение к 1С:Бухгалтерии государственного учреждения» - использовался с целью планирования доходов и расходов.
- «1С:Документооборот государственного учреждения 8» - использовался для сбора данных по потребностям подразделений необходимых для формирования единого плана ФХД с целью внесения его в электронный бюджет и в качестве планового расхода в «Финансовое планирование. Дополнение к 1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
«1С: Документооборот» использовался и для формирования, и согласования документа «Задание на закупку» необходимого для подготовки конкурсной документации с целью публикации, а также принятия решения о заключения договора с единственным поставщиком.
Также с помощью «1С: Документооборота» собирались необходимые данные от подразделений для формирования какой-либо финансовой отчетности.
- Электронная корпоративная почта, также использовалась для запроса и сбора данных для формирования различной отчетности.
- ИС «Отдела договорных отношений» - использовался при планировании доходной части поступлений по платным образовательным услугам ОмГТУ.
- Прикладные программные средства MS Excel использовались, как вспомогательные таблицы, при планировании доходной и расходной части плана ФХД, а также непосредственного формирования плана ФХД.
Заключенные контракты регистрировались контрактной службой в реестре MS Excel. Кроме того, с помощью таблиц MS Excel велся учет данных по реализации доходных и научных контрактов.
Каждое подразделение отдельно собирало данные для формирования отчетности. Информация о текущем статусе финансово-хозяйственной деятельности подразделения доносилась экономистами до подразделений в частном порядке, что приводило, к несвоевременной осведомленности участников процесса.
Большинство рабочих процессов Университета в части финансово-хозяйственной деятельности не были автоматизированы.
Разрозненные ресурсы с разным представлением нормативно-справочной информации ограничивали обмены, данные были не связаны между собой, использовалось ручное сопоставление данных.
Все эти факторы значительно усложняли процесс работы финансовых служб, требовали высокой трудоемкости и внимательности, при обработке данных в том числе человеческого фактора с использованием прикладных программных средств, для сбора, сопоставления и обработки получаемой информации с целью формирования необходимой отчетности.
Все это привело к тому, что возникла необходимость комплексной автоматизации и перехода на единую, интегрированную, информационную систему по ведению финансово-хозяйственной деятельности Университета.
По результатам конкурсных процедур был заключен договор c ООО «Бизнес Системы».
Перед Исполнителем была поставлена задача оказать услуги по автоматизации внутренних процессов планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности Университета, доработать в соответствии с требованиями технического задания и внедрить комплексную систему управления финансовым планированием и бюджетированием. Программный продукт должен быть реализован на основе модернизации программного продукта на платформе «1С: Предприятие 8.3».
Ключевой особенностью проекта, который длился три с половиной месяца, была необходимость перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности университета, с полным запуском функционала подсистемы «Планирования» и «Исполнения» в промышленную эксплуатацию.
В периметре проекта были определены следующие этапы работ:
- разработка дополнительного функционала, на основании технического задания;
- нормализация и обмен нормативно-справочной информации из систем и источников Заказчика;
- загрузка исторических данных из существующих систем;
- интеграция разработанной системы с существующими системами Заказчика;
- подготовка и обучение сотрудников организации Заказчика;
- настройка ролевой модели, маршрутов согласования документов;
- проведение опытной эксплуатации программы для ЭВМ «Управление финансовым планированием»;
- доработка системы по итогам опытной эксплуатации;
- подготовка к переходу и ввод в промышленную эксплуатацию;
- техническая поддержка на всех этапах внедрения.
Внедрение программы для ЭВМ «Управление финансовым планированием», реализованной на основе модернизации программных продуктов на платформе «1С: Предприятие 8», её инсталляция и адаптация с имеющимися информационными системами Заказчика позволило решить широкий спектр управленческих задач:
- Предоставило возможность провести качественную оптимизацию бизнес-процессов и осуществить переход с разрозненных информационных систем и таблиц Excel на единую комплексную информационную систему, реализованную на базе программных продуктов «1С».
- Обеспечило работу подразделений в единой эффективной цифровой среде для осуществления планирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности Университета.
- Реализована возможность формирования и подписания простой электронной подписью печатных форм и документов, сформированных в программе для ЭВМ «Управление финансовым планированием».
- Внедрение программы для ЭВМ «Управление финансовым планированием» позволило интегрировать между собой имеющиеся информационные системы Университета, задействованные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, что оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных.
- Снизились трудовые и временные издержки сотрудников Университета, участвующих в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
- В результате проекта руководство и специалисты ВУЗа обеспечены своевременной, оперативной и достаточной для анализа финансово-хозяйственной деятельности Университета информацией, что позволило существенно ускорить процесс принятия необходимых управленческих решений.
Дата начала эксплуатации системы: 04.12.2025.
Дата ввода в промышленную эксплуатацию: 19.03.2026
Отзыв клиента
