Кейс внедрения "1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП" для ГК "Садыхан" в Казахстане

Автоматизированы следующие функции:

• Кадровый учет
• Применение различных мотивационных схем
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ГК «Садыхан» представляет собой масштабную фармацевтическую группу компаний на территории Казахстана с направлениями в розничной торговле, дистрибуции и оказании медицинских услуг через собственный медицинский центр.
Компания управляет сетью из 122 аптеки и 3 дистрибуционными центрами, обеспечивая высокий уровень сервиса и широкий ассортимент товаров.
Основные направления деятельности ГК Садыхан:
- Розничная торговля (аптечные сети)
- Оптовая дистрибуция фармацевтической продукции
- Логистика и управление товарными потоками
Цели проекта:
– Снизить трудозатраты при операционной деятельности в процессах Управления персоналом не менее, чем на 30% (за счет автоматизации процесса).
– Обеспечить автоматизированный расчет зарплаты, с учетом особенностей ГК Садыхан, в единой ИС.
– Автоматизировать процесс Планирования и обеспечения потребности в кадрах ГК Садыхан, обеспечить сбор информации о потребности из единой ИС.
– Обеспечить сбор отчетности по процессам Управления персоналом в течении 1 дня, в различных разрезах.
– Обеспечить автоматизацию процессов ЗУП в ИС, обеспечить работу HR и расчетчиков в режиме единого окна и единой ИС.
Ситуация до внедрения:
– Высокие трудозатраты на учет, аналитику и подготовку отчетности. Отчетность ведется и собирается в Excel.
– В операционной деятельности большую часть рабочего времени занимает ручная работа (ведение табеля, печатные формы кадровых документов готовятся в Word и Excel).
– Работа с различными ИС и порталами не автоматизирована. Ведется повторный ввод одинаковых данных в различные системы (ЗУП, Idocs, образовательный портал, различные Excel для отчетности, Листоход Битрикс 24).
– Высокий риск ошибок по причине влияния человеческого фактора в операционной деятельности и при сборе отчетности.
– Расчет зарплаты ведется в Excel, не реализованы актуальные графики работы сотрудников ГКС.
– Согласование по процессам Управления персоналом оторвано от системы ЗУП, КЭДО ведется оторвано от ЗУП.
– Отсутствует история изменения штатного расписания в ИС.
– Расчет и планирование численности и ФОТ происходит в Excel.
– ЗУП ведется как минимум в трех ИС, начисления осуществляются различными способами в рамках каждой компании.
– Устаревающие ИТ-системы: текущие системы не поддерживают современные требования бизнеса и законодательства РК и плохо интегрируются друг с другом.
– Недостаточное внимание к IT: неэффективное управление IT службой, отсутствие достаточного количества квалифицированных IT-специалистов.
– Проблемы с управлением проектами: большое количество проектов, которые не доводятся до конца из-за не оптимального управления.

Ключевые особенности и уникальность проекта:
– Комплексный подход: 
Переход от разрозненных систем к единой цифровой экосистеме на базе 1С:ЗУП 3.0 КОРП для Казахстана. Ключевое отличие — бесшовная интеграция не только с бухгалтерскими системами (1С:БП, 1С:УТП), но и с порталом КЭДО Dodoocs. Это полностью исключило двойной ввод данных при приеме, увольнении и перемещении сотрудников.
– Унификация в масштабах Группы компаний:
o Разработаны и внедрены унифицированные печатные формы на двух языках (русский, казахский) для всех 6 ЮЛ (более 50 видов приказов, служебных записок, трудовой договор, дополнительные соглашения).
o Оптимизированы и унифицированы виды начислений и графики работы (включая сложные графики фармацевтов).
– Цифровая трансформация ключевых процессов:
o Отказ от Excel в расчетах: Автоматизирован расчет аванса (переход от «фиксированной суммы» к расчету за первую половину месяца), расчет стажа, учет рабочего времени (заведующие отмечают табель напрямую в ИС).
o Историческое штатное расписание: Внедрение механизма позволило получать точные данные по динамике численности и ФОТ.
o Учет по источникам финансирования: Для медицинского центра реализован учет по источникам и статьям финансирования.

Результаты проекта и экономический эффект:
– Снижение трудозатрат в операционной деятельности HR на 30-35% (достигнуто за счет отказа от ручного ввода и дублирования данных в Excel и КЭДО).
– Сокращение времени консолидации отчетности на 80-90% (с нескольких дней до 1 дня). Отчет теперь формируется за <5 минут.
– Снижение административных затрат на кадровое делопроизводство на 40% (благодаря автоформированию унифицированных печатных форм и КЭДО).
– Повышение точности и прозрачности ФОТ:
– Снижение риска штрафов и ошибок в расчетах на 20-25%.
– Оптимизация затрат на сверхурочные работы на 5-10% за счет точного учета времени.
– Масштабируемость и управляемость: Обеспечена работа в режиме «единого окна» для всех HR-служб ГК. Доля плановых операций по управлению персоналом доведена до 90%.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)