Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "ВОЛГАПРОМАЛЬЯНС"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
ООО «ВолгаПромАльянс» специализируется на предоставлении услуг в области добычи нефти и природного газа, используя лучшие российские и международные практики. Персонал компании осуществляет работы по установке, пуско-наладке, профилактическому техническому обслуживанию, ремонту и испытанию устьевого оборудования, участвует в процессе по спуску и свинчиванию обсадных колонн и насосно-компрессорных труб, осуществляет плановые и внеплановые работы по техническому обслуживанию и ремонту, как на территории производственного цеха, так и на морских и наземных объектах нефтегазовой отрасли.

2. Исходная ситуация:
В компании был налажен ручной документооборот: согласование по электронной почте, хранение на сервере в папках, учёт договоров в реестре. На начальных этапах такой подход закрывал потребности бизнеса. С ростом объёмов документов и усложнением процессов стало очевидно, что прежняя модель требует развития. Появилась необходимость в единой системе, прозрачной отчётности, контроле исполнения поручений и удобном удалённом доступе. Также возникла потребность в дополнительных механизмах защиты от возможных потерь и утечек информации. Растущие требования бизнеса стали ключевыми факторами для принятия решения о внедрении системы электронного документооборота.

3. Выбор продукта:
ПП "1C:Документооборот" подходит для сложных данных (GIS, видео, ТНПА), сокращает время на отчеты и согласования, защита от утечек и потерь, работает в единой системе с другими 1С-решениями, снижает затраты на бумагу, ручной труд.

4. Решение:
По методической части:
- разработка классификаторов,
- проектирование прав доступа,
- разработка форм отчетности,
- и т. д.

По технологической части:
- краткое описание автоматизируемых процессов,
- доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот",
- интеграция с другими программными продуктами, например 1C:ERP (с использованием веб-сервисов, планов обмена, интеграция бизнес-процессов и т. п.),
Интеграция с 1C:ERP используется для согласования заявок на оплату (ЗРДС);
- и т. д.

Автоматизация блоков:
1. «Доверенность»
Решились задачи:
Авто заполняемые шаблоны.
Автоматизация выдачи, учета и отзыва доверенностей.
Контроль сроков действия (напоминание об истечении).
Результат: Исключение риска работы по просроченным доверенностям.

2. «Согласование нового контрагента»
Решились задачи:
Единый регламент проверки контрагентов.
Фиксация истории согласований.
Необходимая отчетность для службы безопасности
Результат: Снижение риска сотрудничества с ненадежными Контрагентами.

3. «Договорные документы»
Решились задачи:
Сокращение сроков согласования.
Разграничение доступов.
Контроль версий и изменений (сравнение редакций).
Напоминания о сроках исполнения, пролонгации.
Результат: Сокращение времени на подготовку договоров на 30–50%.

4. «Заявка на предоставление доступа к ИС»
Решились задачи:
Сокращение сроков согласования предоставления доступов к ИС
Разграничение доступов.
Решены задачи идентификации пользователя, определения необходимых ролей и подтверждения полномочий.
Результат: Сокращение времени предоставления доступа. Предоставление доступа строго согласно поданной заявке.

5. Результаты проекта:
Скорость обработки документов, своевременное соблюдение и контроль сроков, безопасность сохранности данных, соответствие стандартам, снижение финансовых затрат.

6. Состояние проекта:
Проект завершен с опережением плановых сроков на два месяца, система полностью передана в промышленную эксплуатацию. Развивается по потребности заказчика, планируется внедрение новых блоков/модулей.

7. Наличие территориально-распределенной СЭД (пример, "нет" или "центральный офис и 10 филиалов") нет

8. Обучение. Проводилось ли обучение сотрудников? (на рабочих местах, в учебном центре "1С", курс электронного обучения)
Проводились онлайн-обучения по каждому блоку внедрения с ключевыми пользователями и остальными отдельно.

9. Осуществляется ли сопровождение
По каждому блоку/модулю осуществлялось сопровождение пользователей на протяжении двух рабочих недель после передачи в ПЭ.

10. Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
В рамках проекта выполнена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) со следующими информационными системами:
• «1С:ERP»;
• «1С:Бухгалтерия предприятия» (1С:БП);
• системой технической поддержки Service Desk (SDLite).

Реализованные возможности интеграции
• Автоматическое создание контрагентов в «1С:ERP»
При согласовании контрагентов в системе электронного документооборота «1С:ДО» данные о них автоматически передаются и создаются в «1С:ERP».
• Автоматизация процессов согласования документов закупки ТРУ
Через «1С:ДО» реализовано согласование следующих документов процедуры закупки товаров, работ и услуг:
- Договор расходный;
- Заявка на закупку;
- Соглашение условий закупки;
- Заказ поставщику.
• Автоматизация процесса согласования Заявки на расходование денежных средств (ЗРДС)
Формирование Заявки инициатором в системе «1С:ERP УП», после чего согласование выполняется в «1С:ДО».
• Контроль реквизитов «Требуется СПЦ» / «Не требуется СПЦ» в «1С:ДО». В доработанной системе «1С:ДО» данные реквизиты стали обязательными для заполнения и автоматически контролируются системой. При интеграции значение передаётся в договор системы «1С:ERP», что позволяет автоматизировано проверять соответствие выбранного договора в заказе поставщику заданным параметрам.
• Автоматическое сохранение файлов к ЗРДС из «1С:ДО» только в формате PDF
Реализовано принудительное сохранение всех файлов, прикрепляемых к заявкам на расходование денежных средств, исключительно в формате PDF.
• Автоматизация обработки заявок на предоставление доступов сотрудникам в информационные системы
Реализованы этапы: создание заявки, согласование, ознакомление. После завершения этих этапов данные по интеграции передаются из «1С:Документооборот» в SDLite.

Целями выполнения работ по внедрению интеграции являются:
1. Создание непротиворечивой среды нормативно-справочной информации (НСИ) для всех систем (СЭД, БП и др.), исключающей дублирование данных и необходимость ручной сверки.
2. Обеспечение полноценного доступа к документам, процессам, задачам и файлам СЭД через интерфейсы БП и других приложений с синхронизацией изменений.
3. Автоматизированный обмен и перенос данных между системами (как разовый, так и регулярный) без участия пользователя с контролем целостности информации.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика