Внедрение электронного документооборота на базе ПП "1C:Документооборот государственного учреждения 8" в ФГБОУ ВО КубГМУ Минздрава России

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Внедрение системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» ред. 3.0 в ФГБОУ ВО КубГМУ Минздрава России

Предпосылки проекта:
-Ручной учет документов, ведущий к низкой скорости обработки и рискам потери данных.
-Отсутствие единой системы взаимодействия между сотрудниками, что усложняет согласование, контроль исполнения и анализ исполнительской дисциплины.
-Неэффективное управление бизнес-процессами, включая процессы согласования, подписания, регистрации и хранения документов.

Цели проекта:
-Обеспечить возможность контроля процессов подготовки и обработки документов, путем внедрения инструментов контроля исполнительской дисциплины, контроля сроков исполнения задач и сроков действия документов;
-Упорядочить процессы согласования документов, посредством настройки шаблонов обработки документов с использованием условной маршрутизации и ролевой адресации;
-Сократить трудозатраты сотрудников на подготовку и поиск документов, посредством использования автозаполняемых шаблонов, связей между документами, полнотекстового поиска по документам и файлам;
-Сократить риски потери/подлога документов, посредством использования контроля версий, настроек доступности для изменения документов.

Задачи проекта:
-Автоматизация учета и обработки документов с поддержкой сквозных бизнес-процессов на всех уровнях организационной структуры.
-Обеспечение совместной работы сотрудников за счет:
* Доведения документов до исполнителей, согласующих лиц и подписантов с возможностью назначения резолюций, комментариев и поручений.
* Контроля исполнения поручений и автоматического уведомления пользователей о статусе задач.
-Реализация электронного подписания документов с использованием ЭП, включая:
* Подписание карточки документа целиком или отдельных вложенных файлов.
* Настройку визуализации подписи для различных типов документов.
-Формирование печатных форм (регистрационных штампов, штрихкодов) и их отображение в документах (Word, OpenOffice, PDF).
-Версионирование документов с возможностью сравнения версий и возврата к предыдущим редакциям.
-Настройка маршрутов документооборота с использованием процессов:
* «Рассмотрение», «Исполнение», «Согласование», «Утверждение», «Регистрация», «Ознакомление», «Поручение».
* Гибкая настройка шаблонов процессов и условий маршрутизации.

Этапы проекта:
•Обследование и моделирование процессов
•Разработка Частного технического задания (ЧТЗ), содержащего детализированные требования к будущей системе электронного документооборота (СЭД) и послужившего основой для дальнейшей реализации проекта.
•Настройка и модернизация СЭД
•Проведение приемо-сдаточных испытаний
•Проведение обучения пользователей
•Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию
•Перевод в промышленную эксплуатацию

Выполненные доработки типовой конфигурации «1С:Документооборот государственного учреждения»
-Разработано условие условие запуска обработки документа только в случае наличия прикрепленного файла к карточке документа с отметкой «Скан копия оригинала»
-Разработан на встроенном языке автоподстановка, которая возвращает значение реквизита «Ответственный» из карточки «Вопрос деятельности», справочника «Вопросы деятельности».
-Разработан функционал для получения данных из 1С:БГУ для автоматического заполнения дополнительных реквизитов документа «Служебная записка – Списание ОС».
-Разработан механизм для загрузки данных из системы учета заявок в 1С:ДГУ с формированием РК документов.

Результаты проекта:
Система электронного документооборота на базе отечественного решения «1С:Документооборот государственного учреждения» принята в эксплуатацию в ноябре 2025 года. В результате выполнения проекта было модернизировано 700+ рабочих мест.
В рамках внедрения «1С:Документооборот государственного учреждения» настроено 24 вида документов, 92 тематики документа, 90 шаблонов процессов, 42 роли исполнителей, 106 рабочих групп, более 90 условий маршрутизации.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика