Автоматизация договорного документооборота на базе 1С:DOCUMENT MANAGEMENT 3.0 в Food Security Solutions DMCC

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС

Описание

Одним из приоритетных направлений автоматизации для Food Security Solutions DMCC было внедрение электронного документооборота по договорной работе в части экспортных продаж компании.

В качестве целевого программного продукта был выбран 1С:DOCUMENT MANAGEMENT 3.0, так как он соответствует заявленным требованиям. Кроме того, Food Security Solutions DMCC ставила перед собой задачу в будущем перейти на 1С:ERP World Edition, что позволило бы упростить поддержку всего комплекса систем.

В организационный объем проекта входили зарубежные трейдинговые компании Группы «Уралкалий – Уралхим»:

– Uralkali Trading DMCC
– UFCL

В функциональный объем проекта вошли:

– управление процессами обработки документов, включая создание и хранение документов в системе для договорного блока, а также электронное подписание документов;
– управление НСИ;
– реализация интеграции с внутренними системами;
– управление правами доступа к документам и информации в системе;
– настройка рабочего места пользователя 1С:DOCUMENT MANAGEMENT 3.0.

В Food Security Solutions DMCC отсутствовала единая система электронного документооборота, а согласование проходило по электронной почте вне системы. Для подготовки, согласования и ведения реестра согласованных документов использовались учетная система Axapta, электронная почта, а также редакторы Microsoft Word и Microsoft Excel. Данные о заключенных договорах хранились в системе Axapta и в локальных файлах Excel, поэтому в рамках проекта потребовались их консолидация и разработка функциональности для загрузки этой информации в 1С:DOCUMENT MANAGEMENT 3.0. Перенос выполнялся для массива исторических договорных документов. Поэтому было принято решение о внедрении единой системы для указанных юридических лиц.

В рамках проекта решались следующие задачи:

– управление процессами обработки документов, включая создание и хранение документов в системе для договорного блока, а также электронное подписание документов;
– автоматизация формирования печатных форм в формате Microsoft Word с большим количеством сложных шаблонов;
– устранение дублей в НСИ на уровне интеграции систем;
– реализация интеграции с системами Axapta и DocuSign;
– управление правами доступа к документам и информации в системе, включая сочетание различных разрезов ограничений;
– настройка рабочего места пользователя 1С:DOCUMENT MANAGEMENT 3.0.

Результаты проекта:

– реализован обмен с учетной системой Axapta;
– реализовано электронное подписание документов с использованием системы DocuSign;
– автоматизировано управление 28 видами документов и 90 тематиками;
– реализовано 40 шаблонов печатных форм;
– проведен импорт 7 000 исторических договорных документов с сохранением вложений и связей;
– значительно доработан механизм пакетной обработки документов;
– разработана инструкция по работе в 1С:DOCUMENT MANAGEMENT 3.0 на английском языке.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД