Автоматизация документооборота финансовых документов с использованием "1С:Документооборот государственного учреждения"

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Планирование закупок
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени
• Формирование отраслевой отчетности

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

До начала внедрения системы состояние автоматизации было следующее. ПФХД в разрезе структурных подразделений формируется в Excel на основе потребностей, собираемых от структурных подразделений. Заявки на закупку формируются структурными подразделениями в ПО Prodexy. Далее заявки проходят процедуру согласования по заданным маршрутам согласования. Учет договорной деятельности не автоматизирован. Процессы внутреннего согласования документов приемки товаров, работ, услуг происходят с использованием общих сетевых ресурсов и электронной почты.
В ходе проекта было выполнено:
? спланирован перечень итераций создания (доработки) системы документооборота;
? проведено создание (доработка) системы документооборота (итерационная доработка функционала в соответствии с ТЗ по автоматизации процессов документооборота);
? проведено тестирование доработанной системы документооборота;
? разработано руководство пользователя для системы документооборота;
? сформирована матрицу ролей пользователей системы;
? разработана программа и методика предварительных испытаний;
? подготовлена тестовая база данных системы документооборота с контрольными примерами предварительных испытаний и настроенной ролевой моделью различных по функционалу пользователей;
? проведены предварительные испытания системы документооборота.
? составлена программа обучения (инструктажа) пользователей;
? подготовлены материалы для обучения (инструктажа) пользователей;
? проведено обучение (инструктажи) пользователей (групповые).
и др.
В результате заказчик получил комплексную систему документооборота, охватывающую как типовые процессы ЭДО, так и формирование плана ФХД, планов закупок, контроля договорной деятельности, интегрированную в комплексную систему заказчика на базе 1С:Предприятие.
Значительно повысилась дисциплина прохождения и обработки документов. Обеспечен 100% контроль выполнения регламентированных сроков. Обеспечено замещение иностранных систем в области ЭДО на 100%. Более чем на 40% снизилась нагрузка на сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка и использование пилотных версий
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика