Автоматизация делопроизводства на базе продукта "1С Документооборот 8.КОРП для Беларуси" для компании "Морские сезоны"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Решение о внедрении было принято с целью автоматизации процессов документооборота и делопроизводства ООО "Морские сезоны". Предприятие осуществляет закупку товаров, работ и услуг для обеспечения своей деятельности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Ситуация до начала внедрения

На предприятии использовались следующие информационные системы:
• 1С: Зарплата и управление персоналом - для ведения документов и процессов кадрового учета.
• 1С: ERP Управление предприятием - для комплексного управления деятельностью производственного предприятия.

Основные недостатки существующих систем с точки зрения документооборота:
1. Отсутствие единой системы документооборота.
2. Отсутствие автоматизации процессов обработки документов.
3. Отсутствие интеграции между системами.

Проблемы, требующие решения:
1. Длительное время согласования документов.
2. Отсутствие контроля за исполнением документов.
3. Отсутствие единой базы данных документов организации.
4. Отсутствие отчетности по делопроизводству и исполнительской дисциплине.
5. Дублирование ввода данных в различные системы.

Организационная структура предприятия включает следующие подразделения, участвующие в процессах документооборота:
1. Административно-управленческий персонал - принятие стратегических решений, утверждение всех документов.
2. Коммерческое управление - организация и проведение закупок.
3. Юридический отдел - правовое сопровождение, согласование договоров.
4. Финансово-экономический отдел - экономическое обоснование закупок, контроль бюджета.
5. Бухгалтерия - учет закупок, контроль оплаты.
6. Подразделения-инициаторы - формирование заявок на закупку, заключение договоров.

Основные разделы документооборота, требующие автоматизации:
1. Договоры (соглашения).
2. Внутренний документ «Заявка на оплату».
3. Справочники: Контрагенты, Пользователи, Физические лица, Сотрудники, Должности, Подразделения.

В качестве партнера по автоматизации была выбрана группа компаний «Электронная экономика», имеющая большой опыт автоматизации учета на базе «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» и «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси, соответствующая требованиям конкурсной документации и подтвердившая наличие опыта по автоматизации бизнес-процессов на базе вышеназванных программных продуктов.

Перед исполнителем ставились следующие цели:
1. Повышение эффективности процессов документооборота и делопроизводства.
2. Сокращение времени на согласование и обработку документов.
3. Обеспечение прозрачности процессов обработки документов.
4. Ограничение прав доступа к документам организации.
5. Организация хранения документов организации в системе.
6. Обеспечение взаимодействия сотрудников и контроль исполнительской дисциплины.

Примечание: перенос осуществлялся из предыдущей системы 1С:ДО 3.0, заказчик ринял решение запустить систему заново.
Была осуществлена интеграция с системой 1С:ERP для согласования договоров и заявок на расходование денежных средств, которые создаются в ERP.

Задачи, решаемые системой:
1. Автоматизация процессов формирования и обработки входящих, исходящих и внутренних документов.
2. Автоматизация процесса подготовки и обработки договоров (соглашений).
3. Автоматизация контроля исполнения задач, поручений и документов.
4. Обеспечение сохранности документов и разграничение доступа к ним в системе.
5. Формирование отчетности по документообороту и исполнительской дисциплине.

После запуска информационной системы для автоматизации документооборота, разработанной на базе программного обеспечения 1C:Документооборот для Беларуси в промышленную эксплуатацию, удалось достичь следующих эффектов:

1. Повышение прозрачности процессов обработки документов.
2. Сокращение времени на согласование и обработку документов.
3. Повышение контроля за исполнительской дисциплиной.
4. Улучшение взаимодействия между подразделениями организации.
5. Улучшение условий хранения и поиска документов.
6. Разграничение прав доступа к документам.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе