Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГАУ "Институт медицинских материалов"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Внедрение программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» в ФГАУ «Институт медицинских материалов» - единственном информационно-аналитическом центре Минпромторга России в сфере медицинской промышленности, реабилитационной индустрии, сырья и комплектующих для медицинских изделий.
До внедрения делопроизводство велось преимущественно в бумажном виде с частичным использованием электронных файлов и почты, что вызывало задержки в согласованиях, потери времени на поиск документов, риски несанкционированного доступа, дублирование и ошибки при подготовке отчетов для Минпромторга, а также сложности с контролем исполнения поручений и обращений.
Цель проекта — автоматизировать делопроизводство, внутренний и внешний документооборот, обеспечить прозрачность процессов, ускорить согласование документов и повысить безопасность хранения конфиденциальной информации (аналитика рынка, отчеты, договоры, образовательные материалы).
Цели проекта:

Автоматизировать внутренний и внешний документооборот (приказы, служебные записки, отчеты, договоры, обращения граждан, аналитические материалы).
Ускорить процессы согласования, подписания и контроля исполнения документов.
Обеспечить прозрачность, traceability и соответствие требованиям Минпромторга, 223-ФЗ, 44-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97.
Сократить время поиска и обработки документов.
Повысить безопасность конфиденциальных данных (аналитика рынка медизделий, отчеты по импортозамещению).
Структурировать работу с обращениями граждан и отчетностью (форма №1-медизделия и др.).


Результаты:

Согласование документов ускорилось в 2,5–4 раза (с 2–5 дней до нескольких часов).
Время поиска нужного документа сократилось на 60–75% (с десятков минут до секунд).
Трудозатраты сотрудников на делопроизводство уменьшились на 45–65%.
Производительность по обработке документов выросла на 40–55%.
Просрочки по исполнению поручений и сдаче отчетности сведены практически к нулю.
Риски потери документов и утечки конфиденциальной информации устранены полностью (электронные подписи, ролевой доступ, аудит действий, резервное копирование).
Обеспечено полное соответствие нормативным требованиям Минпромторга, 223-ФЗ, 44-ФЗ и ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика