Внедрение ПП "1С:Архив в ФГАУ "Институт медицинских материалов"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Внедрение программного продукта «1С:Архив» в ФГАУ «Институт медицинских материалов» - единственном информационно-аналитическом центре Минпромторга России в области медицинской промышленности и реабилитационной индустрии, а также сырья, материалов и комплектующих для их производства. Институт, основанный в 1994 году, занимается мониторингом рынка, проведением исследований, обучением специалистов (повышение квалификации и профессиональная переподготовка) и обеспечением аналитики для отрасли.
До внедрения хранение и управление документами (научные отчеты, аналитические материалы, договоры, протоколы исследований, образовательные программы и т.д.) велось преимущественно в бумажном виде и разрозненных электронных файлах (Word, Excel, локальные папки). Это приводило к значительным трудозатратам на поиск информации, рискам потери или повреждения документов, низкой оперативности доступа, отсутствию централизованной структуры и проблемам с безопасностью конфиденциальных данных (включая медицинские и промышленные секреты).
В связи с ростом объемов документации (из-за расширения образовательных программ и аналитических проектов) руководство приняло решение об автоматизации архивных процессов. Была поставлена цель — автоматизировать хранение и поиск документов, оптимизировать управление электронным архивом, сократить время поиска информации, структурировать документы по категориям (научные, административные, образовательные) и повысить безопасность хранения данных.
Цели проекта:

Автоматизировать хранение и систематизировать документы (отчеты, аналитика, образовательные материалы, договоры).
Оптимизировать поиск и доступ к информации.
Сократить время на рутинные архивные операции.
Повысить безопасность и контроль конфиденциальных данных.
Структурировать архив по категориям (научные, административные, учебные).

Результаты:

Поиск информации стал на 50–70% быстрее (с часов до секунд/минут).
Хранение данных стало на 70–80% безопаснее (ролевый доступ, шифрование, аудит, резервное копирование).
Трудозатраты на поиск, сортировку и обработку документов сократились на 50–65%.
Операционная эффективность по работе с документами выросла на 35–55%.
Полностью устранены риски потери/повреждения бумажных носителей.
Обеспечено соответствие требованиям Минпромторга по хранению и уничтожению документов.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика