Разработка собственной системы построения графиков на базе 1С для сети магазинов Tom Tailor на базе "1С:Управление торговлей 8"

Разработка собственной системы построения графиков на базе 1С для сети магазинов Tom Tailor на базе "1С:Управление торговлей 8"

Tom Tailor — один из лидеров европейского рынка одежды. Бренд casual одежды на каждый день, созданный, выросший и расположенный в Гамбурге. Производит одежду для повседневной жизни для всей семьи. В России и странах СНГ открыто более 100 магазинов бренда.

В компании «Том Тэйлор» решили создать собственный инструмент планирования рабочей нагрузки — «Идеальный график», который будет показывать, сколько сотрудников нужно вывести в смену. Такой подход позволит оптимизировать фонд оплаты труда и отслеживать возможные неточности в управлении. Аналитики сети разработали математическую модель для определения покупательского трафика в разрезе часов и дней. А команда «Ателье информационных систем» разработала расширение 1С на управляемых формах и интеграцию с действующей инфраструктурой.

Цели проекта:

1. Создать новый цифровой инструмент, который позволит руководителям магазинов оперативно формировать рабочие графики на основе прогноза трафика и заданной нормы человеко-часов с учетом бюджетов, особенностей конкретных точек продаж и рабочего расписания каждого сотрудника.
2. Создать расширенный функционал системы планирования смен, который позволит точнее учитывать реальные бизнес-процессы магазинов, автоматизировать распределение персонала с учетом его доступности и загрузки, а также интегрировать расчет мотивации сотрудников на основе показателей KPI и выручки.

Задачи проекта:

1. Построение модели графика. Разработать структуру, способную учитывать норму человеко-часов, прогноз трафика в праздники и будни, а также сезонные колебания.
2. Создание механизма распределения сотрудников в разрезе часов. Реализовать возможность распределения людей в смене на основе прогноза нагрузки: система должна говорить, сколько сотрудников необходимо вывести в каждый конкретный час, опираясь на данные прошлых периодов и текущие тенденции.
3. Внедрение редактирования графика и фиксации изменений. Предусмотреть возможность ручной корректировки графика с сохранением истории изменений, чтобы в будущем сравнивать действия администратора с рекомендациями системы.
4. Разработка визуальных подсказок и механизмов контроля. Подсвечивать недостающее или наоборот превышающее количество сотрудников в зале, потенциальную перегрузку продавцов или нехватку часов, предлагать варианты решения (например, вывод административного состава или привлечение аутсорса).
5. Интеграция с внешними данными и существующими учетными системами. Организовать обмен с источниками трафика и организационной структурой.
6. Расширить алгоритм построения графика, чтобы учесть дополнительные параметры: «вес» по дням недели, сезонность, ночные часы, особенности открытия и закрытия магазинов. Это нужно для более точного прогноза нагрузки и сбалансированного распределения рабочих смен.
7. Внедрить механизм фиксации доступности персонала, реализовав учет пожеланий сотрудников по выходным дням и приоритетным часам работы. Это позволит согласовывать интересы бизнеса и команды еще на этапе планирования.
8. Реализовать прозрачный контроль рабочего времени и фонда оплаты труда за счет записи переработок, пропусков и отклонений от нормы в режиме реального времени, а также автоматической проверки соблюдения правил учета ночных и сверхурочных часов.
9. Обеспечить удобный документооборот, чтобы графики легко формировались, согласовывались и направлялись сотрудникам на подпись в электронном виде.
10. Создать автоматизированную систему расчета мотивации и KPIбонусов на основе объективных данных из различных систем для повышения прозрачности оценки эффективности сотрудников.

До начала проекта планирование рабочих смен в сети Tom Tailor выполнялось вручную. Администраторы и директора магазинов формировали графики на основе личного опыта, субъективных оценок трафика и ограниченных данных прошлых месяцев. Бывали ситуации, когда в день с минимальным количеством покупателей выводили чрезмерное число продавцов, что увеличивало затраты на оплату труда при небольшой выручке, и наоборот: при высоком трафике продавцов в зале было меньше — это приводило к упущенной выгоде.

При этом существующие табели заполнялись не постоянно, встречались переработки или пробелы в сменах. Поэтому был нужен новый подход, который бы позволил управленцам принимать обоснованные решения, — основанные на данных, но при этом гибкий, понятный и простой в использовании.

На первом этапе разработали систему в виде самописного решения на управляемых формах 1С с использованием 1С:Библиотеки стандартных подсистем (БСП). Такой подход обеспечивает гибкость, удобство доработки и независимость от типовых ограничений.

Разработали интерфейс планирования графиков с возможностью загрузки норм человеко-часов по каждому магазину. Эти данные поступают в систему из Excel-шаблонов и формируют основу расчета.

На основании прогноза трафика система строит модель: необходимое количество персонала в зале в каждый конкретный час, исходя из заданной нормы. Пользователь (администратор или директор) видит на экране таблицу с указанием, сколько людей нужно на каждый час и день. Человеку остается только выбрать конкретных сотрудников из списка доступных — и система заполняет график.

Помимо заданных данных по трафику система рассчитывает норму сотрудников, опираясь на текущие тренды: есть встроенная логика корректировки модели на основе реального трафика текущего месяца. Если данные за первые дни месяца показывают, например, резкий рост посещаемости по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, система пересчитывает прогноз с повышающим коэффициентом. Это позволяет оперативно скорректировать план: например, усилить смену в пиковые часы, даже если история предыдущих лет таких пиков не показывала. После завершения месяца аналитики компании получают данные об отклонениях и используют их для уточнения формул.

Система контролирует и общий фонд рабочего времени и предупреждает, когда количество часов превышено. Например, сотрудник должен отработать 160 часов в месяц, а ему уже проставили 168 часов. Администратор может отредактировать график, подвинуть смены, распределив нагрузку иначе — и сразу увидеть результат. Информация о корректировках сохраняется для последующего анализа.

При этом проект реализуется параллельно с переносом на новую информационную базу: помимо организационной структуры в самописную систему для отслеживания графика будет перенесена и мотивация. Это позволит заложить фундамент под будущие этапы развития: добавление аналитики и отчетности.

В итоге на первом этапе мы внедрили рабочий прототип системы «идеальный график», который используется директорами магазинов при формировании смен.

Результат — перераспределение ручной нагрузки: руководителю больше не приходится с нуля заполнять график, проверять, нет ли перегрузки на сотрудников и гадать, сколько продавцов стоит вывести в смену, чтобы не было перерасхода бюджета на оплату труда или упущенной выгоды. Формирование графика опирается на данные: прогнозируемый трафик, норму человеко-часов, занятость сотрудников, текущие тенденции.

Сейчас система самостоятельно формирует расписание, учитывая:

1. ставку сотрудника — 0.25, 0.5, 0.75, 1;
2. его доступность по времени;
3. необходимое количество людей в зале в каждый конкретный час;
4. уже отработанные сотрудником часы.

Алгоритм также учитывает внутренние правила, например:

1. ночные часы и особенности открытия/закрытия магазинов;
2. предпочтения сотрудников — через документ «График доступности»
3. сезонные колебания, распределяя вес нагрузки по дням недели и времени суток.

После завершения этапа построения архитектуры и базового функционала, наша команда приступила к следующему шагу — расширению возможностей системы.

Одно из важных улучшений на втором этапе — введение графика доступности сотрудников. Это отдельный документ, в котором каждый человек может заранее указать:

1. в какие дни он готов выходить на работу;
2. какие дни желательно оставить выходными;
3. приоритетные часы — например, кому-то удобно работать только во второй половине дня, а кто-то предпочитает утренние смены.

Благодаря этому снижается риск неожиданных неявок и повышается удовлетворенность сотрудников.

Визуализация и контроль отклонений

Был внедрен механизм контроля конфликтов в графике: система подсвечивает переработки, пробелы и выход за пределы фонда рабочего времени, а руководитель получает предупреждение в реальном времени и может оперативно скорректировать план.

Также реализован план-фактный анализ: можно сравнивать ожидаемую загрузку с фактически отработанными часами и принимать решения по корректировке графика.

Введение электронного согласования

Руководители могут формировать печатные формы графиков и отправлять их сотрудникам через Кадровый электронный документооборот (КЭДО) на подпись, также доступна возможность согласования табелей территориальными менеджерами. А система автоматически напомнит о необходимости внести фактические данные.

Интеграция с мотивацией и KPI сотрудников

Мы реализовали систему расчета мотивации. Благодаря этому руководители получают прозрачный, объективный и автоматизированный инструмент для оценки работы персонала и начисления бонусов.

Фактически отработанные часы, зафиксированные в графике, становятся базой для расчета премий, при этом размер KPI-бонуса зависит от доли выполненной нормы часов. Например, если сотрудник отработал только половину нормы — он получает пропорционально меньший бонус. Все показатели считаются автоматически, что исключает возможность ошибки.

В расчете мотивации учитываются:

1. отработанные часы — в сравнении с установленной нормой;
2. количество чеков — общее число завершенных продаж, проведенных сотрудником;
3. сумма продаж — общая сумма реализованного товара, она показывает вклад сотрудника в выручку магазина;
4. возвраты товаров — учитывается как отдельная метрика, влияющая на итоговую премию;
5. онлайн-заказы (ДСС) — учитываются заказы, оформленные через сайт, но выданные в офлайн-магазинах. Это помогает видеть реальную загрузку сотрудников, обрабатывающих интернет-заказы;
6. CR (Conversion Rate, конверсия) — отношение количества чеков сотрудника к количеству посетителей;
7. выполнение плана продаж — основной показатель, на который опирается бонусная система;
8. квартальная премия LFL (Like-for-Like) — сравнивается выручка магазина за текущий квартал с аналогичным периодом прошлого года. Если текущие показатели превышают прошлогодние, сотр